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En reciente resolución, el Tribunal Fiscal Administrativo analizó de forma favorable al contribuyente ajustes realizados por la Administración Tributaria del sector hotelero, sobre el cuestionamiento de rubros por alimentación y reconocimiento de kilometraje otorgados por la empresa a sus trabajadores, al concluir que no constituyen salario en especie por lo que, no están sujetos a cargas sociales ni a las retenciones del impuesto sobre las rentas del trabajo personal dependiente.
La resolución expone dos aspectos de suma importancia a la hora de abordar este tipo de gastos, principalmente el sector hotelero donde es común que se brinde alimentación o transporte a los empleados, debido a las distancias y jornadas que se laboran diariamente.
El debate de este ajuste corresponde a si estos gastos debían o no considerarse como remuneraciones salariales a los empleados y cancelar con ellos el impuesto al salario en especie del 32 inciso c) de la Ley del Impuesto sobre la Renta además de cargas sociales.
La empresa logró acreditar que la alimentación se brindaba gratuitamente dentro de la jornada laboral debido a las características propias del proyecto hotelero, el cual abarca un terreno extenso con múltiples puntos de operación, lo cual reduce tiempos en traslados y mejora la productividad de los colaboradores. El gasto por kilometraje se justificó indicando que el Hotel es una propiedad de más 18 kilómetros por lo que resultaba más oneroso adquirir y mantener una flotilla propia que reconocer a los trabajadores un monto fijo por kilómetro efectivamente recorrido. Además, se dejó plasmado que los pagos constituían compensaciones por el uso y desgaste del vehículo personal, no un beneficio salarial.
Ahora bien, el Tribunal Fiscal realiza un análisis de la proporcionalidad y razonabilidad del gasto en los términos expuestos por la empresa, así como su relación con el concepto de salario en especie, el cual analiza desde la perspectiva del artículo 166 del Código de Trabajo y no exclusivamente con las disposiciones dadas por la Administración Tributaria.
Según la definición que utiliza el Tribunal entiende que el salario en especie debe incluir aquello que recibe el trabajador en alimentos, habitación, vestido u otros artículos destinados a su consumo personal inmediato, pero excluye expresamente los suministros de carácter indudablemente gratuito.
Además, en el análisis laboral que realiza incorpora criterios de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia del 2017 donde ha señalado reiteradamente que un beneficio solo puede calificarse como salario en especie cuando tiene carácter retributivo, es decir, cuando constituye una contraprestación por la labor realizada y genera un beneficio económico estable o reiterado para el trabajador.
Se dispone que toda retribución patronal debe presumirse salarial, salvo que se demuestre con claridad su carácter gratuito y no remuneratorio. Además, recordó que cada caso debe analizarse a la luz de sus circunstancias particulares, pues no existen parámetros idénticos aplicables a todas las situaciones.
El análisis concreto concluyó que la alimentación proporcionada por la empresa no constituía un “plus” salarial ni una contraprestación adicional por el trabajo, sino una facilidad necesaria para el adecuado desarrollo de la actividad productiva, dadas las condiciones geográficas y logísticas del proyecto, ni estaba pactado como parte del salario ni existía obligación contractual que lo configurara como retribución y es precisamente esta condición lo que permitió demostrar que el gasto se trataba de una necesidad empresarial.
Por su parte, en cuanto al reconocimiento de kilometraje, el Tribunal estimó que los pagos tenían naturaleza indemnizatoria. Los trabajadores ponían a disposición de la empresa sus vehículos personales para cumplir funciones internas, y el monto cancelado representaba un resarcimiento por combustible, uso y desgaste del bien.
Considera el Tribunal que los pagos realizados por la empresa constituyeran un beneficio económico estable ni reiterado en sentido salarial, sino que variaban según los recorridos efectivamente realizados, siendo que, de no utilizar los vehículos personales, la empresa habría debido asumir directamente el costo de proveer los medios de transporte.
Por lo que, si algo debe quedar claro con el análisis de esta sentencia, es que cualquier gasto en el que se incurra asociado a las operaciones de la fuerza laboral de la empresa debe ser proporcional, ajustado a cada caso concreto para poder ser deducible, y cualquier defensa que se efectúe sobre los gastos debe evidenciar la necesidad del gasto.
Ahora bien, en temas exclusivamente de retribuciones salariales nos deja esta resolución dos aristas, en primer lugar, los beneficios son salariales si el trabajador los espera, son recurrentes y se encuentran pactados en el contrato y, en segundo lugar, la empresa puede incurrir en gastos que mejoren su productividad, sus condiciones laborales y que sean de provecho para sus empleados sin que los mismos sean catalogados como salariales.
En ese sentido, siempre es bueno revisar las posiciones recientes de la Administración para tener criterios actualizados en el manejo de este tipo de gastos tan cuestionados.
Fernanda Molina, Consultora Legal de Grant Thornton
