La importancia de la documentación soporte en las operaciones realizadas con partes vinculadas

En su versión publicada en enero del 2022, las Directrices de la OCDE Aplicables en Materia de Precios de Transferencia a Empresas Multinacionales y Administraciones Tributarias (en adelante, “Directrices de la OCDE”) en su párrafo 1.42, establecen la importancia de que toda transacción, ya sea comercial o financiera, realizada a nivel intragrupo, tenga un respaldo contractual que permita identificar de forma clara aquellas funciones empleadas, riesgos asumidos y activos utilizados en la operación.

Lo anterior, a efectos de Precios de Transferencia trae ventajas para el contribuyente; ya que, ante una eventual fiscalización por parte de la Administración Tributaria, dicha entidad no solo buscará que el precio de la transacción a evaluar se encuentre pactada bajo valores de mercado; sino también evidencia de que el servicio o la transferencia de bienes haya sido realmente efectuada.

Al delimitar de forma clara una transacción a través de un contrato y que, a su vez, sea posible por medio de entregables o reportes (en el caso de una prestación del servicio) o registros contables (en el caso de una transferencia de bienes o traslados de efectivo) comprobar que la transacción fue efectivamente realizada; el contribuyente local tendrá una posición más robusta ante el ente fiscalizador.

Además, otra de las ventajas de contar con términos contractuales bien definidos, es que será posible comprobar que en las operaciones que se celebren a nivel intragrupo, no exista alguna duplicidad de funciones; es decir, que aunque se lleven a cabo transacciones de una similar naturaleza, cada contrato limitará el alcance del servicio.

Por ejemplo, si la empresa ubicada en Costa Rica recibe varios servicios administrativos de diversas entidades vinculadas, como: de la Empresa A servicios de recursos humanos, de la Empresa B servicios de mercadeo, de la Empresa C servicios de índole contable y de la Empresa D servicios de crédito y cobro; será más sencillo defender la prestación del servicio al enfocarse cada uno en un segmento distinto.

En el ejemplo anterior, el respaldo contractual también permitiría justificar a la entidad costarricense el por qué incurre en diversos gastos; dado que las Directrices de la OCDE detallan que para que el egreso sea válido, el contribuyente debería estar dispuesto a pagar a un tercero independiente por dicho servicio y que el servicio recibido aportó un valor económico y comercial a la entidad receptora, favoreciendo su posición en el mercado.

Si bien, aunque la normativa costarricense no obliga a ninguna entidad jurídica ubicada en Costa Rica, a contar con un contrato que soporte las operaciones intragrupo evaluadas, siempre es importante manejar estas operaciones con cautela, debido a su tratamiento fiscal diferenciado en materia de Precios de Transferencia.

Por otra parte, ya que en su mayoría las transacciones intragrupo tienen un efecto en la base imponible a nivel local, es de suma importancia que el contribuyente en Costa Rica pueda contar con facturas que permitan soportar el registro de un ingreso, pero sobre todo la deducibilidad de un gasto. De esta forma, se reduce considerablemente la posibilidad de rechazo de un gasto como deducible, al estar bien fundamentado y con la documentación soporte correspondiente.