Incumplir con las Obligaciones Societarias Corporativas en Costa Rica, puede generar graves consecuencias. ¿De qué se trata? 

Cuando se decide o se requiere operar mediante alguna figura societaria u órgano social colegiado, tal es caso de una asociación solidarista u organización sin fines de lucro, es necesario considerar que ello implica inherentemente el cumplimiento de obligaciones de índole corporativo y/o tributario.

La organización empresarial por medio de figuras asociativas, debe ser considerada una herramienta de gran utilidad para el desarrollo económico de una sociedad, sin embargo, no se puede olvidar que dichos órganos llevan consigo deberes intrínsecos, lo que implica el cumplimiento de una serie de imposiciones legales que merecen atención y cuidado.

El mes de abril, requiere especial atención tanto para las empresas como sus participantes, en virtud de que es necesario cumplir con algunas obligaciones importantes, y su omisión puede traer graves consecuencias. Sin embargo, no es solo en mes de abril en que se debe tener debida diligencia, sino que en el trascurso del año existen otras obligaciones no menos significativas, y que de no ser atendidas podrían generar consecuencias como: el pago de multas e intereses, rechazo de gestiones ante el Registro Público, imposibilidad de expedir certificaciones de la entidad, no atención de tramites por parte de entidades públicas y privadas, disolución de oficio de la empresa, entre otros.

Un aspecto de vital importancia en este tipo de obligaciones que vale la pena recalcar, se refiere a que su cumplimiento no depende, en algunos casos, si la entidad se encuentra activa o inactiva ante el Ministerio de Hacienda, ya que dependiendo la obligación puede persistir independientemente de su condición, y eso debe ser considerado por sus miembros.

Seguidamente, se realizará un breve resumen de algunas obligaciones generales que deben cumplir tanto las sociedades mercantiles, como algunas formas de organización del patrimonio en Costa Rica. Se aclara que no se pretende agotar la lista, ya que todo dependerá del giro económico y comercial que lleve a cabo cada empresa en particular.

Entre las más importantes, procedo a detallar las siguientes:

1. Impuesto a las Personas Jurídicas. 

• De que se trata: este se refiere a una obligación de índole tributaria, que deben cumplir tanto las entidades activas como inactivas. Dicho pago se debe realizar al Ministerio de Hacienda mediante la plataforma TRIBU-CR y el monto varía dependiendo si la sociedad se encuentra activa o inactiva, así como el monto declarado en su Impuesto a las Utilidades. 
• Periodicidad: anual
• Fecha límite:  31 de enero de cada.
• Consecuencias: entre las que se pueden mencionar, la no emisión de personerías jurídicas, la no inscripción de documentos en el Registro Público, el rechazo de algunas instituciones en dar trámite a las gestiones presentadas, la generación de intereses y multas, en caso de una morosidad mayor a tres años se puede generar la disolución de oficio de la entidad. 

2. Timbre de Educación y Cultura:

• De que se trata: es un tributo que deben cancelar tanto las sociedades activas como inactivas, y corresponde a un porcentaje calculado sobre la base del capital social.
• Periodicidad: anual
• Fecha límite: 31 de marzo de cada año.
• Consecuencias: podría generar inconvenientes administrativos a la entidad, así como el pago de intereses por morosidad.

3. Impuesto sobre las Utilidades (renta):

• De que se trata: se trata del impuesto a las utilidades de las personas jurídicas que se encuentren activas y que generen una actividad comercial, aplicándose un porcentaje sobre sus ganancias netas obtenidas en el periodo fiscal anterior. Dicha obligación lleva consigo una obligación formal (la presentación de la declaración) y una obligación material (el pago del impuesto en caso de que haya utilidad). 
• Periodicidad: anual.
• Fecha límite: 15 de marzo de cada año.
• Consecuencias: su incumplimiento podría generar el pago de multas por declaración tardía, así como el pago de intereses sobre el monto a cancelar. 

4. Declaración ante el Registro de Trasferencia y Beneficiarios finales (RTBF)

• De que se trata: se refiere a una declaración que se realiza ante el Banco Central de Costa Rica, referente al registro de los socios o beneficiarios finales, en donde se describe con claridad quienes ostentan tal condición y a partir de qué momento. Dicha declaración debe ser realizada únicamente por el representante legal de la empresa, quien debe contar con firma digital, o por un apoderado generalísimo para estos efectos, poder que debe de estar inscrito en el respectivo Registro de Personas Jurídicas. 
• Periodicidad: anual. 
• Fecha límite: 30 de abril de cada año.
• Consecuencias: este incumplimiento tiene fuertes sanciones que van desde los 3 salarios base (¢1.386.600), hasta los 100 salarios base (¢46.220.000), de acuerdo con la declaración del impuesto a las utilidades de la entidad.

5. Declaración Informativa de las Sociedades Inactivas

• De que se trata: esta obligación se refiere únicamente a las sociedades inactivas, con el fin de mantener a Tributación actualizada de la información financiera de ésta. Se debe recalcar que, aunque no generen impuesto a las utilidades, podrían generar algunas responsabilidades patrimoniales como, por ejemplo, ganancias o pérdidas de capital en la venta de un activo. Dicha declaración informativa se realiza mediante el formulario D-272.
• Periodicidad: anual.
• Fecha límite: 30 de abril de cada año.
• Consecuencias: la falta de presentación se considera un incumplimiento de una obligación formal por lo que su omisión generaría una sanción de índole pecuniaria.

6. Inscripción de Correo Electrónico

• De que se trata: a partir del 04 de junio de 2025, y según el transitorio I y II de la Ley 10.597, misma que reformó el artículo 18 inciso 10) del Código de Comercio, toda sociedad mercantil debe registrar un correo electrónico como medio para recibir notificaciones. Por éste se le podrá notificar cualquier asunto administrativo o judicial.
• Periodicidad: por única vez.
• Fecha límite: 04 de junio de 2026.
• Consecuencias: en caso de incumplimiento a partir de la fecha límite, si la sociedad no cuenta con correo electrónico, quedará notificada automáticamente de cualquier asunto administrativo o judicial en caso de ser necesario. Además, a partir del 05 de junio de 2026, no se inscribirá ningún documento de la entidad hasta que se encuentre debidamente registrado un correo electrónico de la empresa.

Según se advirtió líneas atrás, las citadas obligaciones no son las únicas que debe cumplir un órgano social, sin embargo, brinda un marco general de los principales deberes a los que se expone una organización mercantil en nuestro pais. Por lo que, es recomendable que cuando se constituyan empresas mercantiles u organizaciones, los interesados busquen asesoría profesional con experto en la materia, y así evitar consecuencias indeseables que conlleva la omisión e incumplimiento en esta categoría de deberes.

Dr. Mauricio Benavides Chavarría

Doctor en Derecho Comercial

Bufete Benavides Zamora