La documentación de respaldo de las transacciones como principal prueba ante una fiscalización

Uno de los errores más comunes que cometen los contribuyentes es pensar que una operación que efectivamente se ha realizado es suficiente para ser considerado como una transacción válida ante la Administración Tributaria, pues en la práctica, está no solo verifica si la transacción ocurrió, sino también si hay evidencia documental que permitirá demostrar de manera clara su trazabilidad, su uso y destino.

La documentación de soporte o de respaldo es vital para defenderse ante procesos de fiscalización, pues la carga de la prueba en materia tributaria siempre recae sobre el contribuyente, especialmente en un contexto donde la Administración Tributaria cuenta con herramientas tecnológicas que le permiten tener mecanismos de cruce de información.

La normativa tributaria vigente establece que el contribuyente debe respaldar adecuadamente las operaciones que afectan sus declaraciones, teniendo la documentación suficiente que le permita respaldar sus ingresos, descuentos, gastos, costos, créditos fiscales, débitos fiscales y exenciones.

No es suficiente con mencionar que un servicio se recibió o que un gasto fue necesario y útil en la generación de ingresos gravados, tal situación se debe demostrar y en muchas ocasiones la factura electrónica, si bien es indispensable, no se convierte en una prueba absoluta que nos permita respaldar la transacción. La Administración Tributaria se encuentra facultada para solicitar evidencia que demuestre la existencia real de la operación, la necesidad y vinculación con la actividad económica sujeta al impuesto, la prestación efectiva del servicio o entrega del bien y la razonabilidad y trazabilidad de los montos pagados.

En muchas ocasiones se piensa que la factura electrónica es prueba absoluta de una operación, sin embargo, aunque es un requisito formal indispensable, en la mayoría de los casos puede no ser suficiente para demostrar la realidad económica de la transacción y su vinculación la generación de ingresos gravados.

En los procesos de fiscalización, la Administración Tributaria suele pedir documentación complementaria, especialmente en los gastos relacionados con servicios profesionales, asesorías, transacciones entre partes relacionadas, viáticos, gastos corporativos, entre otros.

Es por esta razón que los contribuyentes deben tener en cuenta que, entre los documentos que pueden fortalecer o respaldar de forma adecuada sus transacciones, se encuentran: contratos firmados, informes de avance o entregables, evidencia de reuniones, comprobantes bancarios, actas, minutas o bitácoras, ordenes de recibo o entrega, e incluso correos electrónicos.

Cuanta más capacidad tenga un contribuyente de demostrar la trazabilidad completa de una transacción, menor será su exposición a contingencias fiscales. En materia tributaria, la realidad de una operación no siempre es suficiente si no puede demostrarse adecuadamente; una transacción carente de evidencia documental sólida puede terminar convirtiéndose en un ajuste fiscal con impactos económicos relevantes para el contribuyente.

De este modo, la documentación de respaldo de las transacciones no debe verse como un requisito secundario, sino como la línea principal de prueba ante la Administración Tributaria, que puede evitarle contingencias fiscales, ajustes significativos y sanciones.

Yanory Rojas, Consultora de Impuestos de Grant Thornton