El control de activos depreciables a la luz del Impuesto sobre la renta

En el contexto del impuesto sobre las utilidades, resulta claro que será deducible la compensación por el desgaste de aquellos activos que sean útiles, necesarios y pertinentes para la generación de renta gravable. Por ejemplo, una empresa dedicada a la prestación de servicios podrá deducir la depreciación correspondiente a las computadoras utilizadas dentro de la operación ordinaria de la compañía. Distinto sería el caso en que dentro de dichos activos se registre un equipo destinado al uso y disfrute personal de familiares de los socios de capital de la entidad; en tal supuesto, el gasto asociado no sería deducible, en atención al principio de vinculación con la generación de renta gravable.

Ahora bien, no basta únicamente con que el gasto mantenga una relación directa con la obtención de ingresos gravables para el contribuyente. Adicionalmente, debe encontrarse debidamente registrado en la contabilidad y respaldado mediante comprobantes electrónicos válidos. No obstante, un aspecto que con frecuencia es pasado por alto por los contribuyentes, así como por los encargados de la administración y registro de estas operaciones, es que el Anexo I del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta establece expresamente la obligación de llevar un libro especial de activos sujetos a depreciación.

Dicho registro debe cumplir con determinadas formalidades y contener información específica, incluyendo, entre otros aspectos:

• Fecha de adquisición del activo o de siembra del cultivo;
• Descripción del activo;
• Cuota anual de depreciación;
• Vida útil asignada, la cual deberá determinarse de conformidad con lo dispuesto en el Anexo II del mismo Reglamento;
• Número de serie del activo y su localización;
• Método de depreciación utilizado;
• Mejoras realizadas al activo;
• Valor de la depreciación anual y acumulada;
• Valor en libros del bien; y
• Observaciones adicionales, cuando se estime necesario.

Es claro que esta obligación no constituye un aspecto menor dentro del cumplimiento tributario de los contribuyentes. Eventualmente, en el marco de un proceso de fiscalización, la Administración Tributaria podría requerir el suministro de este detalle, otorgando un plazo de diez días hábiles contados a partir de la notificación de la actuación administrativa correspondiente.

En consecuencia, y considerando el nivel de detalle y control que se exige, su adecuada llevanza no debería verse como un motivo de preocupación futura, sino como una obligación de atención inmediata para los contribuyentes, debiendo así, procurar mantener este libro debidamente actualizado, en cumplimiento de la normativa vigente y a disposición de la Administración Tributaria cuando así sea requerido, con el objetivo de evitar sanciones que podrían materializarse en caso de incumplimiento en su suministro.

 Daniel Lacayo, Consultor Legal de Grant Thornton