Consideraciones para la deducibilidad en la depreciación de activos fijos

Consideraciones para la deducibilidad en la depreciación de activos fijos

El manejo de los activos y su depreciación es una tarea clave para cualquier negocio en Costa Rica, ya que influye directamente en el cálculo de sus impuestos y en la salud financiera de la empresa. Según la Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) 16, la propiedad, planta y equipo son activos tangibles que una entidad posee para su uso en la producción o suministro de bienes y servicio, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, y que se espera usar durante más de un periodo. Entendido esta definición, los activos deben registrarse contablemente por su costo de adquisición; que incluye el precio de compra y todo el gasto necesario para poner el activo en funcionamiento y las depreciaciones se aplican sobre estos costos.

La importancia de este proceso radica en que una depreciación bien calculada actúa como un escudo fiscal permitiendo disminuir el impuesto sobre las utilidades que se debe pagar. Para aprovechar este beneficio y evitar sanciones, es vital mantener un resguardo de todos los comprobantes, ya que estos son el único respaldo legal ante la Administración Tributaria para justificar la veracidad de los costos y la deducibilidad del gasto.

Si bien a nivel contable, se permite utilizar diversos sistemas de depreciación e incluso realizar registros de los activos por medio de alguna revaluación donde se estime el costo actual y la vida útil de los bienes. En el ámbito fiscal, esta práctica se limita estrictamente a lo normado en el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Bajo este marco, solo se acepta la depreciación calculada sobre los valores de costo reales y se debe aplicar obligatoriamente la vida útil indicada en el Anexo 2 de dicho Reglamento. Esta diferencia entre la realidad económica contable y la normativa tributaria genera diferencias temporarias que obligan al reconocimiento del impuesto diferido, el cual permite registrar hoy los efectos fiscales que se revertirán en periodos futuros, asegurando así la debida conciliación de la carga tributaria en los estados financieros.

Asimismo, la Administración Tributaria permite únicamente el uso de los métodos de depreciación de línea recta o suma de dígitos. No obstante, se podrá implementar algún otro método siempre que exista alguna justificación técnica basada en naturaleza de la actividad económica. Para ello, es necesario contar con una autorización por parte del Ministerio de Hacienda por medio de del trámite “Autorización cambio de método de depreciación de bienes tangibles para el impuesto sobre la Renta” disponible en la sección de solicitudes y expedientes en la plataforma Oficina Virtual (OVI). Esta gestión requiere adjuntar una solicitud formal por escrito, junto con los estados financieros y auxiliar de activos fijos, ambos debidamente legitimados por un Contador Público Autorizado (CPA).

Dicho auxiliar deberá cumplir con lo estipulado en el Anexo 1 del Reglamento antes mencionado, el cual detalla los requisitos obligatorios para el control de los activos fijos. Entre la información necesaria se encuentran: la fecha de adquisición, denominación o descripción del bien, vida útil asignado al bien, número de inventario y su localización, método de depreciación utilizado, valor de la depreciación anual y acumulada, valor en libros del bien, el precio de costo o de adquisición y valor de las mejoras permanentes efectuadas.

En lo que respecta a las mejoras de los activos es fundamental entender que estas corresponden a esas adquisiciones que aumentan la capacidad, resistencia o vida útil de un bien, a diferencia de las reparaciones y decoraciones que se catalogan como gastos del periodo al limitarse a mantener el activo en su estado actual sin añadir algún valor significativo. Esta distinción es crucial para un correcto tratamiento contable y fiscal, ya que la depreciación de las mejoras se gestiona según su naturaleza: en el caso de mejoras aplicadas a bienes arrendados, se deben depreciar a lo largo del plazo de vigencia del contrato, mientras que, en activos propios, se deprecia en función de la vida útil restante del bien al que se le aplicó la mejora, asegurando así una asignación del gasto proporcional a cada período. Mientras que los gastos de mantenimiento deberán contabilizarse como gasto en el mismo período en que se realizaron.

Por otro lado, es importante considerar que existe un límite mínimo para la capitalización de activos: su costo de adquisición deberá superar el 25% del salario base. En el caso donde un bien no supere este límite, no podrá registrarse como activo depreciable, por lo que las empresas lo podrán catalogar como un gasto del periodo. No obstante, los contribuyentes pueden solicitar a la Administración Tributaria una autorización especial para registrar como gasto adquisiciones que superen dicho umbral. Para ello, la autoridad deberá evaluar la naturaleza de la compra y otorgar la debida aprobación para catalogarla como un gasto del periodo en lugar de un activo depreciable.

Dado lo anterior, resulta crucial mantener un registro a efectos fiscales según lo normado, ya que la Administración Tributaria rechaza cualquier deducción que no esté respaldada por una contabilidad formal y debidamente registrada en su auxiliar correspondiente. El incumplimiento de estas pautas faculta a la Administración Tributaria para desconocer el gasto por depreciación; esto sucede si, tras una revisión o recálculo, se determina que el monto registrado fuera superior el permitido legalmente o bien, si no se cumple con el respaldo documental correspondiente. En este caso, la empresa perdería el derecho a deducir el exceso en su renta imponible, lo que indicaría a un mayor pago de impuestos y posibles sanciones.

Lucía Cruz, Consultora Legal de Grant Thornton