¿Cómo identificar procesos empresariales para ser optimizados mediante RPA?

Sergio Monge Cortés

Consultor en automatización de procesos de Grant Thornton

La tecnología de “Automatización Robótica de Procesos” o RPA (por sus siglas en inglés), es una aplicación de software que, mediante la programación, permite replicar y simular las actividades que una persona realiza con el teclado y el cursor, logrando así interactuar con las distintas aplicaciones que una persona puede utilizar en su computadora.

RPA cuenta con otro conjunto de funcionalidades que le permiten identificar las herramientas digitales y sus elementos (botones, texto, campos para llenar, etc) para así lograr una interacción con estas de la manera más completa posible simulando el cómo lo realizaría una persona manualmente.

Tomando en cuenta las capacidades, es posible identificar los siguientes beneficios al utilizar la tecnología de RPA para automatizar los procesos empresariales:

• Su implementación no causa disrupción en las aplicaciones digitales utilizadas en los procesos.

• La probabilidad de errores en el proceso automatizado es nula.

• Ejecución de procesos las 24 horas y los 7 días de la semana

• Gran capacidad de integración con otras tecnologías.

• Multiplicación de la eficiencia.

• Ahorro de tiempo y costes.

Para lograr implementar la tecnología RPA en las empresas es importante realizar la identificación y análisis de los procesos que se desean automatizar.

Tras conocer la tecnología, la principal interrogante que puede llegar a surgir es ¿cuáles procesos puedo automatizar para obtener el máximo beneficio en el menor tiempo posible?

Existe una serie de características y condiciones que se recomienda cumplir en los procesos que se desean automatizar, estas son llamadas “Criterios de Automatización”. Mediante estos criterios se facilita el trabajo de identificación y análisis logrando así descartar y seleccionar los procesos que son los mejores candidatos para automatizar.

Entre los principales Criterios de Automatización se encuentran los siguientes:

• Entradas electrónicas o legibles para leerse por máquina: Es mandatorio el cumplimiento de este criterio debido a que la tecnología RPA funciona sobre un ambiente digital.

• Procesos y aplicaciones estables: Es de vital importancia contar con herramientas digitales estables para evitar problemas durante la implementación de la tecnología RPA en los procesos. En caso contrario, sucede una situación similar a cuando un empleado trabaja sobre aplicaciones que no funcionan correctamente, su trabajo se ve entorpecido.

• Baja tasa de excepción: Entre más excepciones encontremos en un proceso se aumenta la cantidad de casos específicos y únicos que se deben de identificar y replicar con la tecnología RPA, esto puede llegar a aumentar el tiempo de desarrollo de la automatización. Pocas excepciones es sinónimo de una rápida implementación.

• Basado en reglas: Aquellos procesos que cuenten con reglas de negocio bien definidas forman parte de los más automatizables, ya que todas estas reglas pueden ser fácilmente replicadas en la programación de la automatización.

• Altamente repetitivo y ejecución clara: Aquellos procesos que se realizan de manera repetitiva en periodos cortos de tiempo son los procesos que se ven más optimizados posterior a su automatización ya que, cada vez que se requieran ejecutar se aprovecha la automatización realizada y sus beneficios.

Cuando las empresas que buscan automatizar tienen claridad en los pasos que se realizan en la ejecución del proceso, facilitan de gran manera la implementación aumentando la fluidez y rapidez de la misma.

• Carga de trabajo manual significativa: Todo proceso que cuenta con una fuerte intervención manual de los empleados siempre será beneficiado. De tal manera que el empleado pasaría de ejecutar todo el proceso él mismo, a únicamente iniciar la automatización y revisar los resultados de la misma.

• Transacciones de alto volumen/valor: Automatizar procesos con un alto volumen puede generar beneficios evidentes, sin embargo, no es la única manera de obtenerlos.

Aquellos procesos que tome mucho tiempo de ejecución o que en aquellas ocasiones que suceda un error tiene un alto coste/impacto en la empresa; son procesos que cuentan con un valor suficiente para ser considerados a automatizar.

Todos los procesos que se deseen automatizar y pasen por el análisis anteriormente indicado de manera exitosa, son procesos los cuales su implementación se desarrollará de la manera más fluida, rápida y efectiva posible.

De esta manera, la empresa estará asegurando que las automatizaciones realizadas tengan acceso completo a beneficios con un alto valor en periodos cortos de tiempo. Aprovechando también al máximo la tecnología de RPA y las funcionalidades que esta ofrece para aumentar de manera exponencial la eficiencia y efectividad al realizar procesos empresariales que se ejecutan en ambientes digitales.