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Actualmente, el tratamiento de las cuentas incobrables comerciales representa un reto para las empresas en Costa Rica, ya que es prácticamente inevitable que suceda dentro de nuestras operaciones. Ante esta situación, se genera la necesidad de tener que castigar las cuentas que definitivamente no podrán ser recuperadas para la empresa.
Es fundamental entender, ¿qué se considera como una cuenta incobrable? son aquellas transacciones a crédito, las cuales, tras agotarse todos los medios necesarios y pertinentes para su cobro, se estima que no serán recuperadas. Sin embargo, desde la perspectiva tributaria, no todas las cuentas incobrables son deducibles del Impuesto sobre la Renta.
Según lo dicho en el artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento, los gastos por cuentas incobrables son deducibles siempre y cuando hayan sido generadas como parte de la actividad económica habitual de la empresa, transcurra un plazo superior a 24 meses desde la fecha límite de pago, sin que el deudor haya realizado abono alguno, y que se hayan agotado todas las vías posibles, incluyendo las gestiones legales administrativas y judiciales correspondientes, para su recuperación.
Siendo así, esto nos lleva a la pregunta ¿cómo debo deducir las cuentas incobrables correctamente? para evitar cuestionamientos por parte de la Administración Tributaria, es importante que, como contribuyentes, sigamos una serie de pasos para el proceso.
Primeramente, se debe de contar el registro de la deuda en nuestra información contable, con su debida documentación que indique el origen de la deuda; es importante la existencia de una factura, contrato u otro documento que respalde la operación realizada con el cliente, así como demostrar que dicha operación está directamente relacionada con la actividad económica de la empresa.
El siguiente paso para considerar es el cumplimiento de las gestiones de cobro, documentar las copias de correos electrónicos, llamadas y mensajes enviados con la intención de cobrar la cuenta, notificaciones formales o extrajudiciales, contratos vencidos e informes legales sobre la gestión judicial de cobro. Por último, se debe registrar contablemente el gasto por incobrable. Para esto, es necesario generar el asiento contable, el cual deberá reflejar la baja de la cuenta por cobrar contra un gasto.
Un ejemplo de rechazo de gastos incobrables por parte de la Administración Tributaria se ve en la resolución No.161-P-2021, en el cual, el contribuyente no logró demostrar adecuadamente la incobrabilidad de las cuentas, en donde se determinó que muchas de las deudas aún estaban en etapa de recuperación administrativa, no se habían iniciado procesos judiciales, o existían abonos recientes, lo que provocó un aumento en la utilidad neta fiscal.
En síntesis, es fundamental que las empresas actualmente mantengan un adecuado control y documentación de todos los respaldos necesarios para el tratamiento de las cuentas incobrables generadas en nuestra actividad, ya que no solo nos permitirá contar con una correcta gestión interna, sino también un cumplimiento tributario para evitar cuestionamientos futuros ante la Administración Tributaria.
Como buena práctica, la creación de políticas internas como empresa mejorará los procesos internos para el cobro de las cuentas por cobrar y contribuirá a la minimización de riesgos de incobrabilidad.
Jeycob Durán, Consultor de Impuestos de Grant Thornton
