Sociedades mercantiles, consideraciones importantes para este primer semestre

Las sociedades mercantiles en Costa Rica se encuentran sujetas a una serie de obligaciones legales que deben cumplirse de forma anual para garantizar su operación regular y evitar sanciones, restricciones administrativas o incluso su disolución. El inicio del año concentra varios de los principales deberes societarios, por lo que resulta fundamental que socios, administradores y representantes legales cuenten con una visión clara de los plazos y requisitos aplicables.

El pasado dos de febrero del presente año, venció el plazo para pagar el Impuesto a las Personas Jurídicas, esto en virtud de que el vencimiento, treinta y uno de enero, era día inhábil por esa razón se trasladó la fecha al día dos de febrero. Es importante considerar que, si requiere realizar algún trámite de la sociedad, como comprar certificaciones registrales o presentar actos inscribibles en el Registro Nacional, la misma debe de estar al día el impuesto a las personas jurídicas. Caso contrario Si la sociedad se encuentra morosa, no podrá acceder a la compra de certificaciones ni a la inscripción de actos registrales, los cuales suelen ser requisitos esenciales para la realización de trámites ante instituciones públicas, la firma de contratos y otras operaciones societarias.

Es de suma importancia mantener este impuesto al día, ya que si a la fecha no se ha cancelado ya están corriendo los intereses y se tendrá que pagar una suma mayor al monto base establecido. Adicionalmente, si a la fecha la sociedad ya se encuentra morosa y adeuda tres períodos o más, esta se encuentra en causal para disolución de oficio. Por lo anterior, en caso de adeudar uno o dos períodos, es recomendable regularizar la situación a la brevedad posible, con la finalidad de evitar el pago de más intereses, o, incluso, la disolución de oficio.

Como novedad para este año, este impuesto ya no puede ser pagado por medio de conectividad bancaria, ya que con la entrada en vigor de la plataforma TRIBU CR se centralizó el pago de dichas obligaciones-en dicha plataforma. Consecuencia de ello, la sociedad debe de tener un usuario asociado en TRIBU CR para poder realizar el pago, se debe de matricular la cuenta de la cual desea que se rebajen los fondos y proceder con el pago del impuesto. Asimismo, se puede acudir de manera presencial a alguna sucursal de los bancos BCR o BAC y en la ventanilla dar el número de cédula jurídica, solicitar el dato del monto exacto a pagar y efectuar el pago en ese mismo acto.

También como parte de las obligaciones de las sociedades mercantiles, sean activas o inactivas, así como también las sucursales, en el primer semestre-específicamente durante los meses de febrero y marzo, se debe de realizar el pago del Timbre de Educación y Cultura, el cual muchas veces se deja por fuera del presupuesto de la sociedad y en caso de no cancelarse la sociedad o sucursal estará morosa. Como se mencionó de previo, este pago también debe de realizarse en la plataforma TRIBU CR, desde el perfil de la sociedad.

Para el mes de abril, las sociedades tienen la obligación de cumplir con la presentación de la declaración de Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales. De momento, la obligación se mantiene para el mes indicado por la normativa, sin embargo, se debe de estar al pendiente de cualquier modificación al plazo de presentación. Es importante que tomen en cuenta que al día de hoy únicamente el representante legal de la sociedad puede proceder con la presentación de la declaración y de manera excepcional el representante legal podrá otorgar un poder generalísimo para que un tercero la presente. Dicho poder generalísimo se debe inscribir ante el Registro Nacional y podrá ser limitado al acto de presentación de la declaración.

Asimismo, de acuerdo con el Código de Comercio, específicamente en los artículos noventa y cuatro y ciento cincuenta y cinco, se impone la obligación de celebrar una asamblea ordinaria al menos una vez al año, dentro de los tres meses siguientes al haber finalizado el ejercicio económico, en dicha asamblea se pueden tratar varios temas, tales como la discusión y aprobación de los estados financieros del período correspondiente y en caso de proceder, tomar el acuerdo para realizar la, distribución de dividendos, según el reflejo de los Estados Financieros con cierre al treinta y uno de diciembre de dos mil veinticinco.

En esa misma asamblea se debe de verificar y ratificar la gestión de los administradores en la sociedad, ya que es de suma importancia que se ratifique cada acto que ha realizado la administración para con ello liberarlos de la responsabilidad que implica. Es importante implementar esta práctica, ya que les permite llevar los libros legales al día y que todos los movimientos contables estén reflejados en el libro de actas de asamblea general, con la finalidad de que exista el respaldo correspondiente.

Por último, para este año antes del cuatro de junio todas las sociedades sin excepción deben de tener un correo electrónico inscrito. El proceso es sencillo, el representante legal de la sociedad debe de comparecer ante un Notario Público, para realizar la solicitud de inscripción de correo electrónico; o bien deben de celebrar una asamblea de socios en la cual se solicite dicha inclusión. Como es una reforma a los estatutos sociales, específicamente a la cláusula del domicilio social, se debe de cumplir con la publicación del edicto en el Diario Oficial La Gaceta. Se debe de tomar en cuenta que, si después del cuatro de junio del presente año no se ha cumplido con esta obligación, el Registro Nacional se encuentra facultado a no inscribir ningún acto que involucre a la sociedad.

Todas las obligaciones mencionadas de previo son una guía básica para que la sociedad mercantil se encuentre al día y en orden, con la finalidad de evitar repercusiones para la entidad y sus administradores. No obstante, según las características particulares de cada sociedad, su actividad económica, su estructura corporativa o su condición fiscal, pueden existir dispensas específicas o deberes adicionales que deban cumplirse. Por ello, resulta fundamental contar con asesoría legal y tributaria adecuada que permita identificar con precisión las obligaciones aplicables en cada caso concreto y asegurar su correcto cumplimiento.

Ana Elena Morales, Consultora Legal de Grant Thornton