Pago de dietas a la Junta Directiva: ¿son deducibles y qué exige la ley de impuesto sobre la renta?

En la operación de una empresa el pago de dietas por las reuniones de Junta Directiva suele pasar desapercibidas, pero estas pueden convertirse en un foco de riesgos fiscales si no se considera las condiciones específicas que para efectos fiscales se requieren.

A grandes rasgos para que estos pagos sean aceptados como deducibles para el impuesto sobre la renta, las reuniones deben haberse realizado efectivamente y estar debidamente documentadas, además deben responder a criterios de necesidad y razonabilidad. Si bien pueden existir otros aspectos a evaluar, a continuación, se detallan algunos de los requisitos más relevantes:

• Que cada sesión se encuentre debidamente respaldada y asentada en el libro de Actas de Asamblea de Junta Directiva, mediante las cuales consten los acuerdos tomados en cada sesión; así como, los participantes de esta.

• Que sea útil, necesaria y pertinente para obtener ingresos actuales o potenciales gravables, es decir, que obedezca a asuntos de verdadera relevancia en cuanto al manejo de la empresa. Estos acuerdos deberán corresponder a aspectos estratégicos o comerciales que, por su naturaleza, no puedan ser atendidos dentro de las funciones contempladas en la estructura organizacional en planilla.

• Que sea razonable el monto que se esté pagando, en otras palabras, que resulte ser proporcional con la importancia de las decisiones tomadas, esto considerando que no existe un monto predefinido que pueda considerarse mínimo o máximo para el pago de una dieta ni tampoco existe una periodicidad específica con la cual deban pagarse debidamente estipulados de forma expresa en la Ley.

• Asimismo, que el pago se realice exclusivamente a los miembros que hayan participado efectivamente en la respectiva sesión.

• Debe haberse aplicado la retención en la fuente correspondiente. En el caso de personas que actúen desde Costa Rica, la tarifa aplicable será del 15%; mientras que, si actúan desde el exterior, se aplicará una tarifa del 25%, calculada sobre el monto total de la dieta pagada. El importe retenido deberá declararse y pagarse dentro de los quince días posteriores al mes en que se celebró la sesión.

• Asimismo, el pago deberá estar debidamente registrado en la contabilidad y respaldado con los comprobantes de pago correspondientes.

Considerando que, una empresa requiere de análisis constante de su actividad, que el gasto de dietas sea una necesidad para el buen rumbo que debe llevar un negocio. Para efectos fiscales, los que pueden recibir dietas son los miembros de Junta Directiva nombrados según los estatutos de la sociedad; y que así conste ante el Registro Nacional. No obstante, en la práctica es común que también se reconozcan dietas a miembros de comités de la sociedad; sin embargo, este tipo de pagos ha sido objeto de cuestionamiento por parte de la Administración Tributaria.

Además, es importante tener en cuenta que otro aspecto que podría generar cuestionamientos es que los miembros de Junta Directiva sean personas que formen parte de la planilla de la empresa, con lo cual los pagos de dietas pueden considerarse como salarios no reportados ante la Caja Costarricense del Seguro Social.

Por ello, cuando alguno de los miembros de la Junta Directiva sea, a su vez, trabajador asalariado, debe consignarse adecuadamente que, los temas resueltos en Junta Directiva son de suma importancia para la dirección de la empresa, que no forma parte de las labores normales que desempeña el director bajo la relación patronal.

También se debe ser racional y proporcional el pago de la dieta versus el salario que percibe el colaborador, es decir que no se le remunere con un monto poco significativo de salario y que la dieta representa un monto exorbitante en relación con el salario percibido por el colaborador, lo cual pudiese interpretarse que lo percibido por la dieta es realmente el salario del colaborador sin sujetarlo a seguridad social y sufriendo una única retención del 15% del monto bruto que ello represente.

Para concluir, para las entidades las dietas que se pagan por estas sesiones pueden tener un impacto significativo a efectos fiscales si no se administran y documentan conforme a la normativa aplicable; esto debido a que su deducibilidad no depende únicamente de la efectiva realización del pago, sino también de la naturaleza del mismo, de la condición del beneficiario y del cumplimiento de los requisitos formales establecidos por la ley.

Reychell Rojas, Consultora de Impuestos de Grant Thornton