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En el marco de la transformación digital que ha estado teniendo el Ministerio de Hacienda, la emisión de comprobantes electrónicos es una obligación fiscal indispensable para las personas físicas y jurídicas en Costa Rica, puesto que, esta práctica no solo garantiza un control más efectivo sobre las transacciones económicas, sino que también marca una trazabilidad entre los contribuyentes. Sin embargo, incumplir este aspecto puede acarrear sanciones económicas y administrativas significativas que pueden llegar a afectar la operatividad de los negocios.
Inicialmente, es importante tener en cuenta que, un comprobante electrónico es el que respalda la venta y la compra de bienes y la prestación de servicios, este sustituye a las facturas físicas y las generadas en sistemas computarizados locales, el cual, dichos comprobantes son archivos con el formato “XML”, que es el único formato aceptado y validado para la Administración Tributaria, pues garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Este documento debe cumplir ciertos parámetros indicados en la normativa para poder ser aceptados por las autoridades tributarias.
Ahora bien, el incumplimiento de esta obligación conlleva ciertas sanciones establecidas en el Código de Normas y Procedimiento Tributarios (CNPT), una de estas infracciones es por la no emisión de comprobantes electrónicos como tal o que la factura no se entregue al cliente cuando se genere el acto de la compra y/o venta de bienes y servicios, la cual conlleva a una multa equivalente a dos salarios base, en caso de que el contribuyente reincida en estas faltas se expone al cierre del establecimiento comercial por cinco días naturales.
Por otro lado, si el obligado tributario no procede a remitir el archivo XML para su debida validación y aceptación por parte de las autoridades administrativas, se le aplicaría una infracción del 2% de los ingresos brutos del contribuyente, con un mínimo de tres salarios base y un máximo de cien salarios base.
Adicionalmente, la no emisión de comprobantes electrónicos puede perjudicar otros aspectos, por ejemplo, incrementa el riesgo de no poder deducir diversos gastos en el Impuesto sobre la Renta, ya que, uno de los requisitos para considerar gastos como deducibles es tener los respaldos debidamente autorizados por la Administración Tributaria.
Por lo tanto, es de suma relevancia recordar que la documentación que respalde todas las transacciones de los contribuyentes se debe almacenar y conservar en el soporte electrónico por al menos en un plazo de cinco años para garantizar la inalterabilidad, legibilidad e integridad posterior de la información de los archivos XML.
La emisión de comprobantes electrónicos es un elemento fundamental para respaldar cualquier movimiento económico que realice el obligado tributario, de manera, que los gastos o créditos en las declaraciones de impuestos sean fácilmente justificables, además, permite tener un mejor control de los registros contables y el cumplimiento de las responsabilidades fiscales.
Natasha Ramos
Consultora de Impuestos de Grant Thornton
