Principales consideraciones ante la implementación del sistema Tribu-CR

Recordemos que TRIBU-CR forma parte del proyecto Hacienda Digital que junto con el Sistema Integrado de Administración Aduanera (ATENA) y el Sistema Integrado de Administración Financiera y Talento Humano (CR-TEZA), conforman los pilares de la nueva plataforma que implementará el Ministerio de Hacienda para la recaudación de información de sus contribuyentes. Este proyecto promete mejorar la operativa que se ha utilizado en los últimos años y busca ofrecer un servicio más eficiente, transparente y confiable.

El sistema completo está conformado por 27 módulos y en el mes de agosto 2025, según comunicado del Ministerio de Hacienda, se estima que se implementarán los primeros 9 donde se incluirán: Comunicaciones y Notificaciones, Registro Único Tributario, Oficina virtual (OVI), Declaración y Pagos; Cuenta Integral Tributaria, Consulta Integral Hacendaria, Expediente Electrónico y Gestor Documental. Se tiene previsto que el resto de los módulos se irán incorporando gradualmente y para el año 2028 el sistema esté funcionando en su totalidad, según lo planteado.

En este artículo se mencionarán algunas consideraciones que los contribuyentes deben contemplar ante la implementación del nuevo sistema en cuanto a la migración de datos a las nuevas plataformas, así como las modificaciones para el registro de ingreso al sistema, presentación de declaraciones, facturación y medios de pago.

Inicialmente es importante considerar que el Ministerio de Hacienda deberá realizar la migración de datos antes de la implementación del nuevo sistema, por lo que se recomienda contemplar los siguientes puntos para dicho momento:

a) Valorar cualquier omisión de declaración o atraso que se tenga en el pago de tributos, b) Contemplar la verificación de datos en el RUT (Registro Único Tributario) revisando que la dirección, representante, medios de notificación y actividades económicas sean los correctos, c) Solicitar un estado de cuenta tributario como respaldo ante algún eventual error del nuevo sistema en el traslado de información. Además, con la prórroga de la entrada en funcionamiento del nuevo sistema, se espera que el plazo para desactivar la plataforma ATV y realizar la migración de información también sea aplazada, sin embargo, se debe de estar al pendiente del comunicado oficial, debido a que no existe aún una notificación de este punto por parte de la Administración Tributaria.

En cuanto al registro para acceder a la plataforma de TRIBU-CR se realizará vía web, donde cada contribuyente deberá crear una cuenta la primera vez que ingrese​ y el sistema implementará nuevas medidas de seguridad, como el uso de doble autenticación, por medio de contraseña y el envío de mensaje SMS al celular registrado.

En el registro inicial, el sistema va a validar la información por medio del número de cédula y el código identificador que aparece en el reverso de cédulas nuevas, en el caso donde el representante legal o la persona física cuente con el documento de identificación emitida antes del 2016, deberá renovar la cédula antes del primer ingreso al sistema para poder crear su usuario sin tener problemas.

Con respecto a las declaraciones tributarias, algunos formularios presentarán modificaciones para adaptarse al nuevo sistema, TRIBU-CR realiza la revisión de la información presentada actualmente para permitir el prellenado en los formularios que se presentarán en los siguientes periodos, la distribución de los datos en los documentos puede variar, así como el acceso y formato de presentación.

Para el caso de las declaraciones determinativas se presenta directamente en el sistema TRIBU-CR y se pondrá a disposición los mismos formularios que se utilizan actualmente, esto con excepción del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que sufrirá algunas modificaciones. Además, las declaraciones informativas tendrán algunos cambios a nivel de formato y podrán ser cargadas en Excel.

Por otra parte, la emisión de comprobantes electrónicos deberá estar actualizada de acuerdo con la versión 4.4, los sistemas de software deberán funcionar con esta nueva versión permitiendo incorporar los campos y mejoras necesarios para que TRIBU-CR funcione correctamente con las declaraciones prellenadas. Se espera que el Ministerio de Hacienda ponga a disposición de los contribuyentes, a partir de junio 2025 el facturador gratuito en la nueva plataforma TicoFactura con esta nueva versión.

El sistema Débito en Tiempo Real (DTR) continuará funcionando como hasta ahora. Los grandes contribuyentes estarán obligados a registrar un número de cuenta bancario a su nombre para realizar los pagos tributarios respectivos, no se permitirá el registro de alguna otra cuenta que no le corresponda al obligado tributario. Una vez efectuados los pagos respectivos la plataforma actualizará en tiempo real el estado de morosidad.

Como se puede evidenciar existen consideraciones importantes a evaluar previo a la entrada en vigencia de esta nueva plataforma, por lo que es un buen momento para capacitarse en el uso de estos nuevos sistemas e ir realizando los cambios correspondientes necesarios para que durante la transición de sistema de ATV a TRIBU-CR el contribuyente no tenga contratiempo alguno. Recuerde que el único responsable de verificar que las obligaciones tributarias se cumplan de acuerdo con lo normado corresponde al mismo contribuyente. En caso de requerir ayuda o tenga alguna duda sobre este tema, para nosotros será un placer ayudarle.

Lucía Cruz, Consultora de Impuestos de Grant Thornton