Optimización de costos en eventos
Redacción La República redaccion@larepublica.net | Martes 20 agosto, 2024
Gerardo Giro
Jefe de Costos
Centro de Convenciones de Costa Rica
Controlar el costo de un evento con una gastronomía sostenible puede parecer un desafío insuperable, pero con una planificación adecuada y una guía clara, es posible implementar estrategias efectivas y amigables con el medio ambiente. La sostenibilidad en la gastronomía no solo busca reducir el impacto ambiental, sino que también puede ser una herramienta poderosa para controlar y reducir los costos de los eventos. A continuación, se presentan varias estrategias prácticas para lograrlo.
Primero, la planificación del menú es crucial. Optar por un menú que utilice ingredientes de temporada y locales no solo disminuye los costos, sino que también apoya a los productores locales y reduce la huella de carbono asociada con el transporte de alimentos. En Costa Rica, las temporadas de frutas y verduras están bien definidas, lo que facilita la identificación de los ingredientes más económicos y disponibles en cada época del año. Utilizar productos frescos y de temporada no solo es más rentable, sino que también garantiza una mejor calidad y sabor en los platos servidos. Además, los ingredientes locales y de temporada suelen requerir menos energía para su producción y transporte, lo que contribuye a la sostenibilidad del evento en su totalidad.
Otro aspecto vital es el cálculo adecuado de las porciones. Ofrecer porciones adecuadas asegura que los invitados queden satisfechos sin generar un exceso de comida. Controlar el gramaje de cada porción no solo ayuda a minimizar el desperdicio, sino que también permite un mejor control del inventario y del presupuesto. Esta práctica es fundamental para mantener un equilibrio entre la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa. Al ajustar las porciones de manera precisa, los organizadores pueden reducir significativamente los costos de compra de alimentos y la cantidad de residuos generados, lo que también tiene un impacto positivo en el medio ambiente.
El catering sostenible es otra estrategia clave. Buscar proveedores de catering que se especialicen en prácticas sostenibles puede ofrecer opciones más económicas y responsables. Estos proveedores suelen tener experiencia en la optimización de recursos y en la implementación de prácticas que reducen el desperdicio y el consumo energético. Además, trabajar con proveedores comprometidos con la sostenibilidad puede abrir oportunidades para colaboraciones y descuentos, lo que puede reducir aún más los costos del evento. Los proveedores sostenibles también pueden ofrecer menús personalizados que se alineen con los objetivos de sostenibilidad del evento, asegurando que cada aspecto de la gastronomía contribuya a un evento más ecológico.
Incluir más opciones vegetarianas o veganas en el menú es una estrategia adicional que puede reducir costos y el impacto ambiental. Las dietas basadas en plantas suelen ser más económicas y tienen una huella de carbono significativamente menor en comparación con las dietas que incluyen carne y productos animales. Además, existe una creciente demanda por este tipo de opciones en los eventos, lo que no solo satisface a los asistentes preocupados por el medio ambiente, sino que también puede atraer a una audiencia más amplia y diversa. Incluir platos vegetarianos y veganos no solo es una decisión sostenible, sino también una tendencia en alza en la industria de eventos que puede diferenciar positivamente al evento.
Implementar un sistema de reciclaje y compostaje en el evento es otra medida que puede ser beneficiosa tanto para el medio ambiente como para el control de costos. Reducir la cantidad de residuos que terminan en los vertederos puede disminuir los costos asociados con la eliminación de basura. Al encontrar proveedores ideales y negociar precios de servicios de reciclaje y compostaje, los organizadores pueden optimizar estos procesos y ahorrar significativamente. Además, los sistemas de reciclaje y compostaje pueden convertirse en una parte integral de la comunicación del evento, demostrando un compromiso tangible con la sostenibilidad.
La decoración natural y reutilizable también juega un papel importante en la sostenibilidad de un evento. Utilizar decoraciones naturales, como flores de temporada, plantas vivas y elementos reutilizables, no solo reduce los costos asociados con la compra de decoraciones desechables, sino que también añade un toque estético y fresco al evento. Estas decoraciones pueden ser reutilizadas en futuros eventos, lo que reduce aún más los costos a largo plazo. La elección de decoraciones sostenibles también puede reforzar el mensaje de sostenibilidad del evento, creando una experiencia coherente y visualmente atractiva para los asistentes.
Colaborar con otras organizaciones o empresas que compartan los mismos valores de sostenibilidad puede ayudar a compartir costos y recursos. Establecer alianzas estratégicas con proveedores, patrocinadores y otras partes interesadas puede crear sinergias que beneficien a todos los involucrados. Estas colaboraciones pueden incluir acuerdos de patrocinio, intercambio de servicios y recursos, y la implementación conjunta de prácticas sostenibles. Trabajar con socios que comparten un compromiso con la sostenibilidad puede facilitar la negociación de mejores precios y condiciones, lo que contribuye al éxito financiero del evento.
Educar y concienciar a los invitados sobre la importancia de la gastronomía sostenible es fundamental para el éxito de estas estrategias. Informar a los asistentes sobre las elecciones sostenibles del evento puede fomentar un mayor aprecio por las opciones ofrecidas y reducir el desperdicio. Las campañas en redes sociales y las comunicaciones durante el evento pueden resaltar los esfuerzos de sostenibilidad y motivar a los participantes a apoyar estas iniciativas. Crear una conciencia colectiva dentro de la empresa y entre los asistentes puede establecer un estándar de sostenibilidad que se mantenga en futuros eventos, asegurando un impacto duradero y positivo.
En resumen, la clave para controlar los costos de un evento con una gastronomía sostenible radica en la planificación meticulosa y en tomar decisiones conscientes en cada etapa del proceso. Desde la elección de ingredientes locales y de temporada hasta la implementación de sistemas de reciclaje y la educación de los asistentes, cada acción cuenta. Al adoptar estas estrategias, los organizadores pueden crear eventos que no solo sean amigables con el medio ambiente, sino también económicamente viables, demostrando que la sostenibilidad y el control de costos pueden ir de la mano.