El futuro llegó: Un caso práctico de automatización de procesos

De seguro los recuerda: los Supersónicos o la familia Jetsons para algunos… Nos predijeron el futuro (¿presente?) cada sábado por la mañana a través de la Tevé. Prácticamente todo niño o niña disfrutaba por montones de las aventuras de ese padre y madre futuristas, con pantallas para video llamadas, pasarelas electrónicas para caminar e infinidad de robots que les apoyaban en su día a día.

El padre futurista, George, estaría naciendo por entonces del 2022, pero su realidad cada vez se parece mucho más a lo que vivimos… Y no, no lo digo por que pasemos todo el día en Teams, Zoom o Meets, ni por las gradas eléctricas y pasarelas de traslado en centros comerciales y aeropuertos. Mucho menos por los múltiples robots residenciales que han surgido para barrer, trapear el piso o limpiar las ventanas. ¡Son un éxito sin duda!

Pero lo digo, más bien, por nuestro día a día de trabajo, en el que, con más frecuencia y velocidad de la que muchos creen, dependemos al 100% de la tecnología y, gracias a Dios, de procesos automatizados.

La automatización, más que asustarnos, debe ser un alivio para seres humanos que, por nuestra naturaleza, tendemos a distraernos, aburrirnos y desenfocarnos de procesos repetitivos y de máxima atención al detalle. ¡Ahí llegan los errores!

La revolución de un negocio pasa sí o sí por la adopción de métodos, procesos y sistemas de tecnología que, en conjunto con el análisis y pensamiento humano, permitan generar ahorros significativos en costos y tiempos.

Hablamos entonces de transformación digital, ese concepto manoseado desde hace un par de años, utilizado por doquier para justificar presupuestos exorbitantes e inclusive, despidos masivos que dejan a “la tecnología” como el malo de la película. ¡La manera más errónea de entender la transformación digital!

Propongo, sueño, con una reconstrucción del concepto, para el bien del futuro de nuestras oficinas y colaboradores.

¡Soñemos!

Bueno, para mí es sencillo porque es lo que vivo día con día. Es lo que sueño, como y bebo: El congeniar las acciones diarias de los equipos de trabajo con procesos de tecnología que permitan lograr eficacia y eficiencia a lo interno de Grupo Camacho Internacional y de las empresas de nuestros clientes.

Por ejemplo, imaginen que el tener su contabilidad y cumplimiento tributario al día sea algo que sale prácticamente en automático. No, no estoy soñando, ni estoy diciendo que desaparezcan los contadores y muchísimo menos, que los tributaristas – mis compañeros de oficina – se queden sin trabajo. ¡Todo lo contrario!

Soñemos: ¿Qué sucede en este futuro – presente – con cada documento electrónico emitido o recibido?

Veamos primero el caso de los gastos.

Cada vez que llega una factura electrónica a su compañía ingresa por medio del XML obligatorio de facturación electrónica en Costa Rica. Automáticamente, la factura podría registrarse en diversos lugares.

Esto pasa – o pasará, porque es un cambio y desarrollo continuo – con cada documento de un proveedor de Grupo Camacho Internacional:

El viaje virtual empieza por FacturaYa, un facturador electrónico ideal para profesionales independientes y empresas de todo tamaño. Los documentos electrónicos aterrizan en automático en el sistema y, contrario a lo que muchos practican, lo recomendable es revisarlos y aprobarlos manualmente ante Hacienda… Sí, podríamos pensar en una parametrización para aprovechar la validación automática, pero es algo tan sensible que, a mi gusto, mejor dejarlo en manos humanas.

Esa aprobación del documento electrónico activa el siguiente paso: El documento viaja del sistema de facturación electrónica a nuestro software de cálculo automático del IVA, eTax. Aquí sí aprovechamos los altísimos conocimientos de mis compañeros expertos en impuestos, pero no los involucramos a ellos, sino a los algoritmos que desarrollaron en eTax.

El sistema es un robusto motor de cálculo de impuestos que, gracias a una parametrización robótica a la medida (analiza el código CABYS de cada línea de factura, el nombre del proveedor y el porcentaje de IVA) define automáticamente a qué espacio de la declaración D 104 – 2 debe asignarse y cómo la transacción impacta en los cálculos de derecho de acreditación, de liquidación mensual del impuesto y las proyecciones futuras para la liquidación anual al 15 de enero próximo.

Una vez incluida en eTax y el respectivo registro de estado en una base de datos (bitácora digital), la factura del proveedor viaja, de nuevo automáticamente, hacia el sistema contable de la compañía. Ese traslado incluye la categorización contable respectiva.

Es decir, sin interacción humana se ejecuta el registro contable de manera correcta siempre, sin ningún chance de error. Por supuesto, detrás de esto hay muchísimas horas de análisis y parametrización por nuestros expertos contables.

A su vez, el documento electrónico alimenta múltiples reportes que son consumidos por diferentes colaboradores a diario:

- El equipo contable recibe reportes de conciliación para verificar fácilmente que la información es coherente entre uno y otro sistema de cómputo.

- El equipo financiero accede a los flujos de caja proyectados y las proyecciones de autorizaciones de pago por hasta 5 semanas plazo.

- Esa misma información es la utilizada por el aprobador de pagos para definir las cancelaciones semanales y, por supuesto, por el equipo de bancos encargado de ejecutar dichos pagos.

El estado del documento se modifica conforme aumenta sus días “vivo” para finalmente marcarse como “pagado” y “conciliado” una vez que se cumplió con el compromiso financiero.

¿Y los ingresos? Nuestras facturas viven una suerte similar.

El proceso inicia antes, con la solicitud de facturación por el consultor a cargo del servicio, a través de pantallas especiales en FacturaYa. Al ejecutar la solicitud, se notifica en automático a la persona encargada de aprobar la facturación. Este aprobador, que suele ser un coordinador, gerente o socio, verifica que lo facturado sea coherente con lo vendido y ejecutado al cliente.

Con un simple clic desde su correo electrónico da el “Ok” y FacturaYa emite la factura (o el documento respectivo) de manera automática.

En el caso de servicios brindados en Costa Rica, se ejecuta automáticamente la factura electrónica, pero si es en alguna filial del extranjero, se notifica en automático a los encargados de facturación de cada país. ¡Magia pura literalmente!

Nuestro proceso de solicitud está quedando tan nítido que valoraremos incluirlo como un add – on para los clientes de FacturaYa.

Una vez emitido el documento, empieza el baile de uno a otro sistema.

De nuevo, en automático hacia eTax para la categorización respectiva de la venta, otra vez la actualización automática del estado del documento y el traslado a la cuenta respectiva en el software contable.

Múltiples informes se alimentan, también en cuestión de segundos:

- Reporte de cuentas por cobrar:

o Filtra los nuevos documentos para que el equipo encargado confirme con el cliente la recepción de la factura, verifique la persona encargada de pagos y la fecha proyectada del pago.

o Indica la antigüedad respecto a la fecha de compromiso de pago y nuestras políticas de cobro, para que el equipo respectivo – administrativo y operativo – realice el seguimiento al cliente y así mantener una cartera sana.

- Reporte de facturación diario y semanal.

- Reporte financiero semanal que permite llevar el pulso al negocio, proyectar rendimientos y obligaciones tributarias. Toda la información necesaria para la oportuna toma de decisiones de negocios y planificación fiscal.

Al final del año, esta información financiera y contable será el insumo para, una vez más a través de uno de nuestros softwares, TODORenta, ejecutar la conciliación fiscal del Impuesto sobre la renta. ¡Algo tan sencillo como incluir el balance general y estado de resultados de la compañía y completar una serie de preguntas sobre ingresos y gastos… Siempre acorde a la normativa tributaria actual.

¡Sueños! ¡Sueños! ¡Sueños!

No somos George ni su familia en los Supersónicos, pero estamos mucho más cerca de ese futuro de lo que a veces pensamos.

Son realidades para nosotros y podrían serlo para su empresa.

Esta transformación digital lleva tiempo, recursos y muchísimo empeño. En ella se involucran decenas de profesionales de diversas disciplinas, todos con el objetivo de lograr simplificar procesos, automatizar lo que sea posible y liberar nuestro tiempo para dedicarlo a acciones que agregan valor para nuestro negocio y el de nuestros clientes.

Nosotros llevamos bastante adelantado, con una experiencia de años que está a su disposición.

Les cuento todo esto, a tan alto nivel de detalle, porque soy consciente de lo que ha implicado y de los riesgos que se toman, pero terminan gratificando. También porque estoy seguro de que con la “receta” poco se hace; lo que se necesita es determinación, perseverancia, un compromiso desde la Dirección de la compañía y de las diferentes posiciones de liderazgo para llevar el proyecto a buen puerto.

Y, por supuesto, se requiere de un equipo consultor experto, con conocimiento state of the art que le eviten reprocesos y quema de dinero sin sentido.

Entonces, ¿Cuándo empezamos con su transformación digital?

Por cierto, aun cuando la inversión puede parecer significativa, en menor tiempo del que imagina, podrá estar disfrutando de altos réditos a nivel financiero de la compañía y de una evolución positiva para su equipo de trabajo.