Crecimiento ordenado en las empresas mediante la gestión de un adecuado Sistema de Control Interno

En algún momento de la vida, las empresas enfrentan un desafío constante que los pone a prueba en su capacidad de continuar operando como organización: el crecimiento. Estamos presenciando un entorno empresarial cada vez más competitivo y regulado que pone a prueba la capacidad de los empresarios de gestionar y dirigir las operaciones en sus compañías, por lo que a medida que una de estas crece, es necesario que tenga la capacidad de adaptarse rápidamente a un entorno en constante cambio, lo cual genera nuevos retos en procura de coexistir.

Bajo este contexto, los Sistemas de Control Interno son comprendidos como una serie de políticas, procedimientos, y estructuras de la organización que permiten cumplir satisfactoriamente con los objetivos organizacionales de una compañía. A su vez, estos permiten crear herramientas sólidas para mantener el control sobre los procesos, garantizar cumplimiento normativo y minimizar los errores. Por ejemplo, en un principio cuando se empiezan a desarrollar las empresas, quienes normalmente atienden el negocio son los propios emprendedores que se hacen cargo de casi la totalidad de las funciones dentro de la organización. A medida que el negocio va creciendo, debe adaptarse a las necesidades que se establecen en función de su tamaño. Conforme pasa el tiempo, resulta necesario e importante crear un Sistema de Control Interno que permita organizar adecuadamente las actividades operativas de una empresa, desligando de la totalidad de las funciones a una sola persona y segregándolas en la medida que sea posible, entre uno o varias personas diferentes, con la finalidad de cumplir con los objetivos organizacionales, los cuáles se dividen en:

1. Eficiencia y eficacia operativa: Permite garantizar que las operaciones son llevadas a cabo de forma eficiente, optimizando los recursos y garantizando el cumplimiento de las metas operativas.

2. Cumplimiento normativo: Permite validar que las organizaciones cumplan con las leyes, reglamentos y demás normativa aplicable a su contexto económico y operativo.

3. Confiabilidad de la información financiera y operativa: Permite garantizar que los reportes, información, y demás datos obtenidos producto de la operación de la organización, son fiables e íntegros permitiendo la toma de decisiones de forma oportuna y fundamentada.

4. Conservación del patrimonio: Actualmente, debido a las situaciones presentadas en muchas organizaciones de casos por fraudes o robos, se agrega este objetivo que busca someter a escrutinio mediante el establecimiento de tareas y funciones segregadas por el sistema de control interno de las organizaciones el adecuado manejo de los recursos en función de su propósito.

Mediante el establecimiento de un adecuado Sistema de Control Interno, se minimizan los riesgos de que alguno de los objetivos mencionados anteriormente se incumpla, evitando posibles irregularidades que puedan tener consecuencias jurídicas y financieras adversas en las organizaciones. Por el contrario, el manejo adecuado del Sistema de Control Interno permite a las empresas ser más eficientes en cuanto al uso de sus recursos, así como muchos otros beneficios.

Ahora, ¿cómo es aplicable crear y mantener un Sistema de Control Interno en la compañía?, lo primero es considerar que no necesariamente porque en una organización funcionen ciertas políticas o procedimientos, funcionará con otra de diferentes características. Es importante entender el contexto de la organización para poder plantear un Sistema de Control Interno que facilite y cumpla a la perfección su propósito. Es como asistir al médico, el cuál dirigirá su atención a los principales síntomas del paciente. Posterior a comprender el contexto de la organización, sería adecuado la situación actual del Sistema de Control Interno y cómo mejorarlo a través de la creación y planteamiento de políticas, procedimientos, manuales y otras herramientas que permitan definir líneas de responsabilidad, actividades, canales de comunicación y rendición de cuentas que sean consecuentes con la productividad de la compañía; sin dejar de lado que dichas metodologías deben alinearse con la normativa externa existente en cuánto a regulaciones y requisitos específicos de la industria. Adicionalmente, es de suma importancia tomar en consideración que se cuenta con los recursos suficientes que permitan utilizar y gestionar el Sistema de Control Interno mediante el personal capacitado, los insumos y el equipo requerido para desempeñar las funciones establecidas tratando de no cometer errores ni omisiones que pudiesen conllevar al incumplimiento de los objetivos.

Es posible concluir, que el crecimiento sostenible de cualquier organización depende en gran medida del diseño y ejecución de un Sistema de Control Interno eficaz y eficiente. Esto no solo garantiza la protección de los recursos y el cumplimiento normativo (los cuáles no dejan de tener mucha relevancia) sino que también se fomenta la eficiencia operativa y la adecuada toma de decisiones mediante el uso de información razonablemente fiable. El Sistema de Control Interno permite generar confianza en los dueños de cualquier organización acerca de que sus recursos están siendo adecuadamente utilizados en procura de incrementar su beneficio económico, lo cual se traduce en mejores oportunidades de obtener ganancias. Finalmente, el invertir en la creación, o bien el diseño del control interno es un catalizador para el crecimiento estratégico, continuo y sostenido de cualquier organización.

Ronald Espinoza, Consultor de Grant Thornton