Correo Electrónico: Nueva condición para las sociedades

En los últimos años, se han dado una serie de cambios normativos a nivel de cumplimiento de las sociedades mercantiles, como respuesta a la evolución de cómo visualizar sus obligaciones y su control a nivel fiscal, sino que se han incorporado actualizaciones a nivel legal mercantil que permite adaptarse a los medios digitales como es el inscribir un correo electrónico ante el Registro Nacional como medio idóneo para recibir notificaciones.

El pasado 3 de diciembre de 2024, se publicó la Ley 10597, mediante la cual se realiza la reforma de varias leyes con el objeto de que las sociedades mercantiles registren junto a su domicilio social y reciban notificaciones válidamente vía correo electrónico; de tal forma que las normas que sufrieron la modificación son el Código de Comercio, Ley General de la Administración Pública, Ley de Notificaciones Judiciales, y Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público.

Para la notificación se debe considerar que será tanto para las autoridades administrativas por ejemplo la Administración Tributaria, CCSS o Municipios, como las judiciales en estos casos podemos citar cobro judicial o temas laborales, por ello, la cuenta electrónica que se facilite debe estar debidamente registrada y actualizada ante las autoridades pertinentes.

La intención de estos cambios es facilitar la comunicación inicial para notificar a las sociedades vía electrónica, y no vía física como se solía ejecutar en el pasado, sobre todo cuando el domicilio social o la opción de la oficina de un agente residente no se encontraba actualizado en la consulta del Registro Nacional, dificultando la localización efectiva.

Para tales casos, las sociedades que se constituyan a partir de la vigencia de la norma deberán establecer de una vez en la cláusula del domicilio social un correo electrónico válido para atender notificaciones, y se deroga en caso de que los representantes legales no domiciliados, la posibilidad de nombramiento de agentes residentes.

Por otro lado, las sociedades vigentes deberán hacer el cambio indicado, pero para ello, es necesario que el Registro Nacional establezca los pasos a seguir en un plazo máximo de seis meses, que será para julio 2025 y un tema importante es que se estableció exenta de pago de timbres y derechos registrales, impuestos o cargos esta gestión, sin embargo, debe considerarse que, si el trámite conlleva la participación de un Notario Público, sus honorarios si son procedentes.

Finalmente, para estar atentos a los plazos de aplicación para las sociedades vigentes, tendrán un plazo de un año contado a partir del vencimiento del plazo de 6 meses anterior, es decir, aproximadamente para julio 2026 para el registro, que si bien, no se indica una sanción expresamente, si menciona sus transitorios, que cualquier gestión relativo a la sociedad en el Registro Público, cuando no se haga o se haya realizado el registro del correo, será indicado como un defecto en los documentos que genera atrasos para la sociedad.

Silvia González, Socia de Impuestos y Legal de Grant Thornton