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Es común que los contribuyentes tengan dudas al momento de distinguir entre un gasto deducible y uno no deducible de Impuesto sobre las Utilidades. Para facilitar su comprensión, podemos definir un gasto deducible como aquella erogación que puede restarse de los ingresos gravables para efectos del cálculo del impuesto sobre la renta correspondiente. Por el contrario, un gasto no deducible es una erogación que, aunque haya sido efectuada, no es aceptada fiscalmente como una deducción válida de la base imponible del impuesto sobre las utilidades. En otras palabras, no genera un efecto de reducción en el monto sobre el cual se calcula el impuesto.
Ahora, ¿Cómo determinar si un gasto es deducible en el Impuesto sobre las Utilidades?
Para ello, es fundamental referirse a los pilares normativos establecidos en los artículos 7 y 11 de la Ley y el Reglamento del impuesto, respectivamente. Estos artículos disponen que un gasto o costo será deducible únicamente si es útil, necesario y pertinente para la generación de renta gravable.
Además, debe estar debidamente respaldado por comprobantes electrónicos válidos (en otras palabras, factura electrónica para proveedores en régimen tradicional, factura de compra en el caso de régimen simplificado) y registrado contablemente. Complementariamente, los artículos 8 y 9 de la Ley establecen un listado de gastos deducibles o no, pero, también de estos se logran extraer requisitos adicionales, como el cumplimiento de las retenciones e impuestos asociados. Por ejemplo, en el caso de servicios importados, debe haberse realizado la retención correspondiente sobre las remesas al exterior; o, en el caso de salarios, deben haberse aplicado las retenciones del impuesto al salario y las cargas sociales ante la CCSS asociadas a esa remuneración.
Aunado a esto, existe una condición adicional poco conocida: la Resolución DGT-R-017-2013, que impone un límite a la deducibilidad de los gastos y costos pagados en efectivo. Para el periodo fiscal 2025, este límite se fija en tres salarios base, equivalentes a ₡1.386.600. Los pagos que excedan este monto y se realicen en efectivo no serán deducibles independientemente de que los criterios anteriores sí se cumplan.
Veamos un ejemplo práctico de la diferencia entre un gasto deducible y uno no deducible con base en lo anterior. Supongamos que un contribuyente del impuesto sobre las utilidades se dedica a prestar servicios de consultoría y, para ello, incurre en un gasto por el alquiler de oficinas donde atiende a sus clientes. El arrendador le emite una factura electrónica por esta erogación, y el gasto se encuentra debidamente registrado en su contabilidad. En este caso, dicho gasto sería deducible, ya que cumple con los requisitos de utilidad, necesidad y pertinencia para la generación de renta gravable del impuesto sobre las utilidades.
Ahora bien, con el paso del tiempo, este contribuyente decide subarrendar una oficina contigua, generando ingresos por subarrendamiento. Estos ingresos están sujetos al impuesto sobre rentas de capital inmobiliario, y no al impuesto sobre las utilidades. Entonces, ¿qué ocurre con el gasto relacionado con esta nueva oficina dedicada exclusivamente al subarrendamiento? La respuesta es que ese gasto no sería deducible del impuesto sobre las utilidades, dado que no está vinculado a la actividad lucrativa gravada bajo este impuesto, y, por tanto, no cumple con el principio de causalidad aplicable.
Finalmente, si el contribuyente incurre en una erogación por ejemplo de mantenimiento de ambas oficinas, siguiendo la lógica anterior, únicamente sería deducible la porción atribuible al espacio utilizado para la actividad de consultoría. La parte correspondiente a la oficina subarrendada no sería deducible del impuesto sobre las utilidades, ya que responde a una fuente de ingreso gravada por otro impuesto.
Daniel Lacayo, Consultor de Impuestos de Grant Thornton
