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Mediante resolución del Tribunal Contencioso Administrativo, se rechazó la medida cautelar provisionalísima otorgada el 19 de abril de 2024, la cual ordenaba la suspensión del párrafo tercero del artículo 5 del Decreto Ejecutivo N.° 44.390-H, Reglamento del RTBF. Dicho párrafo establece textualmente:
“En casos excepcionales, debidamente justificados, podrá el representante legal o similar otorgar un poder generalísimo para la presentación de la declaración ante el RTBF. Mediante Resolución Conjunta de Alcance General indicada en el artículo 15 del presente Reglamento, se establecerá el procedimiento y las condiciones para registrar a un apoderado.”
Hasta ahora, era aplicable el Transitorio Segundo de la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales que señala que, mientras estuviera vigente la medida cautelar provisionalísima, se permitía —de forma excepcional— que un tercero presentara la declaración mediante un poder generalísimo, general o especial, conforme a lo dispuesto en el Código Civil y debidamente acreditado por un notario público.
Por lo anterior, en adelante, no será posible el otorgamiento de poderes especiales para cumplir con las obligaciones asociadas al Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales. Únicamente los representantes legales de los sujetos obligados podrán presentar las declaraciones correspondientes. De forma excepcional, podrá presentarse la declaración por medio de un apoderado generalísimo cuando el representante legal no cuente con la firma digital certificada requerida para acceder a la plataforma.
Por lo anterior, hasta tanto no se resuelva el fondo del asunto en otro sentido, únicamente podrán presentar declaraciones ante el RTBF el representante legal o, de forma excepcional, un apoderado generalísimo.
Esta restricción definitivamente implica una dificultad para el cumplimiento de esta obligación, ya que existen sociedades cuyos representantes legales no pueden obtener la firma digital requerida para acceder a la plataforma, como los extranjeros no residentes que no cuentan con un documento de identidad costarricense. Estas personas se verán obligadas a incurrir en gastos de registro de aproximadamente cincuenta mil colones por sociedad, más los honorarios del notario que tramite la inscripción.
Aunado a lo anterior, se ha considerado que exigir un poder de disposición, como lo es el poder generalísimo, para la presentación de una declaración informativa que se realiza con vista en documentos de identidad, el libro de registro de socios, los estatutos sociales, el registro único tributario, y otros documentos complementarios según las características de esta sociedad, parece excesivo y no fundamentado.
Precisamente, por el conocimiento técnico requerido para completar la declaración y la imposibilidad de “prestar” la firma digital es que muchos representantes legales que sí cuentan con firma digital optaban por otorgar un poder especial específico para el acto de presentación de las declaraciones, en aras de evitar errores u omisiones. Hay que recordar que el propósito de esta declaración es transparentar quién es el beneficiario final de los sujetos obligados, lo cual es importante para evitar que se use la opacidad que puede brindar una estructura jurídica para la comisión de delitos, por lo que limitar los mecanismos legales para cumplir con esta obligación, parece innecesario.
Asimismo, si bien se ha conferido al Ministerio de Hacienda y al Instituto Costarricense sobre Drogas la competencia para definir las reglas y requisitos que deben cumplir los obligados en el suministro de información al sistema del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, surgen dudas respecto a la legalidad de exigir un poder generalísimo para cumplir con dicha obligación. Esta exigencia, establecida mediante un reglamento y una resolución conjunta de alcance general, podría vulnerar el principio de jerarquía normativa, al impedir la utilización del poder especial, destinado precisamente a la ejecución de actos específicos, regulado en una norma con rango de ley, concretamente el artículo 1256 del Código Civil.
Por último, es importante destacar que esta situación requiere atención inmediata, ya que no se limita a la próxima declaración ordinaria anual, prevista para abril de 2026, sino que también afecta desde ahora a: (i) nuevas sociedades, cuya primera declaración debe presentarse dentro de los veinte días hábiles siguientes a la asignación de la cédula jurídica; (ii) declaraciones extraordinarias, que deben presentarse dentro de los quince días hábiles posteriores al hecho que motive el cambio; y (iii) declaraciones correctivas.
