Resolviendo Dudas Comunes sobre Transformación Digital y Gestión de Proyectos Tecnológicos

Yin Leng Hong Monteverde

Gerente de Consultoría de Gestión de Proyectos Tecnológicos y Eficiencia Organizacional, RSM

ylhong@rsm.cr

En RSM Costa Rica, utilizamos una metodología ágil y colaborativa para guiar a nuestros clientes en la transformación digital, con resultados tangibles y sostenibles en el tiempo.

En nuestro webinar reciente para clientes de Costa Rica y Centroamérica, presentamos una guía práctica de la transformación digital, desde la definición de la estrategia hasta la implementación exitosa de proyectos tecnológicos.

A continuación, queremos compartir con nuestros lectores una visión general de algunos temas abordados en este evento y respondemos a las preguntas comunes que recibimos, con el objetivo de brindar orientación a otras empresas que enfrentan desafíos similares en su camino hacia la transformación digital.

Transformación Digital

La estrategia de transformación digital es única para cada empresa y está diseñada a la medida para lograr mejoras específicas alineadas con los objetivos del plan estratégico de la organización.

Este proceso exige un enfoque integral que es mucho más amplio que la simple adopción de tecnología. Implica el rediseño de modelos de negocio, la optimización de procesos, la transformación de puestos de trabajo, el desarrollo de nuevas capacidades y un cambio cultural profundo dentro de la organización.

Para abordar la transformación digital es fundamental realizar un análisis profundo de la empresa y su entorno, que incluye un diagnóstico para comprender a fondo los procesos internos, los recursos disponibles, las capacidades del personal y las tecnologías actuales, entre otros aspectos.

A partir de este diagnóstico, se define un plan estratégico de transformación digital sólido y alineado con los objetivos empresariales. En este plan se detallan las iniciativas y proyectos priorizados y seleccionados cuidadosamente, en función de aspectos como su viabilidad, impacto potencial y los recursos necesarios para su implementación. Para asegurar su efectividad, es importante realizar un seguimiento continuo del progreso de las iniciativas, medir su impacto y detectar cualquier desviación que pueda surgir. La flexibilidad y capacidad de adaptación también son importantes, para garantizar que las iniciativas en curso sigan contribuyendo al logro de los objetivos empresariales.

Una vez establecido el plan estratégico, comienza la fase de ejecución, que se lleva a cabo a través de la gestión de proyectos tecnológicos.

Gestión Integral de Proyectos Tecnológicos

La gestión integral de proyectos tecnológicos es un proceso planificado que se sigue para la ejecución de la estrategia de transformación digital, que incluye actividades como: a) el análisis de los procesos actuales para una comprensión profunda de la situación, b) la identificación precisa de áreas de mejora, c) la estructuración del proyecto para definir y poner en orden los componentes clave, entre ellos, los objetivos, alcance, cronograma y presupuesto, d) el análisis y selección de la solución tecnológica, proveedor e implementador idóneos y finalmente, e) la implementación del proyecto, que consta de la ejecución del plan definido. A su vez, es crucial gestionar el cambio en cada etapa para garantizar una adopción efectiva de la solución tecnológica y los nuevos procesos.

Para garantizar el éxito de un proyecto tecnológico, es fundamental una gestión integral que abarque desde una planificación meticulosa hasta la identificación y mitigación proactiva de riesgos específicos en cada fase.

Resolviendo Dudas Comunes

1. ¿Qué recomendaciones ofrecerían a las empresas que, sin tener una estrategia de transformación digital y con recursos humanos limitados, se encuentran en un proceso de implementación de una solución tecnológica y están enfrentando desafíos en la implementación? ¿Es viable recibir acompañamiento profesional en etapas avanzadas del proceso?

Si bien la definición de estrategia de transformación digital es primero, la realidad en muchas empresas es otra, pues inician proyectos de implementación de soluciones tecnológicas de alto impacto sin una estrategia digital definida y sin recursos dedicados que tengan la especialización requerida.

Dada la complejidad de proyectos de esta naturaleza y los desafíos que enfrentan, solicitar apoyo externo es esencial para corregir el rumbo y asegurar el cumplimiento de los objetivos.

La contribución de un equipo de asesores especializados puede marcar la diferencia también en un proyecto en marcha, adaptando el proyecto a nuevas circunstancias, corrigiendo errores previos y optimizando la asignación de recursos para maximizar los resultados.

2. ¿Cómo abordar de manera efectiva una iniciativa para optimizar un proceso clave utilizando nuevas tecnologías, en una organización sin cultura digital?

Emprender iniciativas para optimizar procesos con el uso de tecnología, sin cultura digital o conocimiento técnico necesario, presenta un gran desafío. Sin embargo, esto no debe ser una barrera para impulsar el cambio, especialmente, cuando la iniciativa responde a una situación crítica que demanda mejoras urgentes.

Para avanzar de manera efectiva y antes de invertir esfuerzos significativos, primero, es importante socializar la iniciativa y seguir el debido proceso interno de aprobación con los responsables adecuados, sin olvidar, que un desafío de esta magnitud debe abordarse con liderazgo, paciencia, perseverancia y excelente capacidad de comunicación.

Por otra parte, para impulsar la iniciativa de optimización tecnológica es fundamental preparar un caso de negocio sólido. A continuación, se presentan algunas recomendaciones:

• Realizar un análisis exhaustivo del proceso actual: Aunque pueda parecer una tarea básica, a menudo esta tarea no se lleva a cabo de manera adecuada. Es esencial dedicar el tiempo y esfuerzo necesarios para identificar con precisión el problema que la iniciativa busca resolver. Esto incluye un análisis profundo del proceso para comprender su funcionamiento, evaluar los resultados actuales y detectar áreas de mejora de forma precisa.

• Establecer objetivos claros y medibles: En colaboración con los responsables de las áreas involucradas, establecer los objetivos específicos y definir los indicadores para medir los resultados.

• Estimar recursos, beneficios y costos: Estimar los recursos humanos y financieros necesarios, así como los beneficios esperados, impacto en la eficiencia y costos asociados. Para respaldar las estimaciones, puede investigar casos de estudio y ejemplos de empresas con desafíos similares y aunque no se haya seleccionado aún la solución tecnológica, puede considerar un rango de costos basado en precios de soluciones comparables como referencia, tomando en cuenta que el monto final puede variar según la elección.

• Destacar la necesidad de apoyo de la alta dirección: Es fundamental subrayar la necesidad de contar con el respaldo de la alta dirección para asegurar el éxito de la iniciativa, asignar un presupuesto adecuado y priorizar el proyecto en la agenda de la empresa.

• Designar un stakeholder clave: La designación de un stakeholder o responsable del proyecto es recomendable, para que esta persona actúe como punto de contacto principal, coordine la implementación, gestione la comunicación, asegure el alineamiento entre las partes interesadas y sortee obstáculos.

• Definir un plan de acción: Incluir en el caso de negocio un plan general que describa los próximos pasos previo a la estructuración formal del proyecto.

• Promover la gestión del cambio cultural: Destacar la importancia de gestionar el cambio cultural para facilitar la adopción efectiva de nuevas tecnologías en la organización.

• Preparar una presentación para la alta dirección: Elaborar una presentación clara y concisa que exponga el caso de negocio, considerando como mínimo los elementos anteriores y destacando las razones fundamentales para la iniciativa y los beneficios esperados.

Si bien las recomendaciones anteriores son valiosas, su implementación contribuirá a maximizar las posibilidades de éxito. Es altamente recomendable considerar la contratación de asesoría externa especializada, para garantizar el logro de los objetivos.

3. Ante tanta diversidad de tecnología, sistemas y herramientas y un acelerado ritmo de avance tecnológico, ¿cómo evaluar y seleccionar la solución adecuada?

La amplia gama de tecnologías, sistemas, herramientas, proveedores e implementadores disponibles en el mercado, si bien representa un abanico de opciones para elegir, también se convierte en uno de los principales desafíos en la gestión integral de proyectos tecnológicos, pues resulta crucial seleccionar la solución idónea, establecer una relación proveedor satisfactoria y duradera con el proveedor y elegir un implementador que facilite el logro de los objetivos definidos.

Se recomienda enfocarse en la definición precisa de los requerimientos, identificación y análisis exhaustivo de las alternativas viables, manteniendo una perspectiva integral y objetiva durante todo el proceso, libre de conflictos de interés y analizar cada alternativa en profundidad para garantizar que se ajuste a las necesidades específicas.

A su vez, es muy importante que los responsables de esta tarea crucial posean un dominio amplio de las tecnologías, sistemas, herramientas, proveedores e implementadores disponibles, a fin de evitar que sus opciones se vean limitadas por un conocimiento acotado.

Considere la asesoría de un experto independiente para una selección objetiva de soluciones, proveedores e implementadores y optimizar los resultados en la negociación y contratación.

4. ¿Consideran que el equipo de Tecnologías de la Información sería el más adecuado para liderar el análisis, evaluación e implementación de proyectos tecnológicos en la empresa?

Si bien el equipo de Tecnologías de la Información (TI) es un aliado fundamental en este tipo de proyectos, la responsabilidad principal recae en las áreas de negocio involucradas. Entre otras razones, esto se debe a que TI, por la naturaleza de sus funciones, no posee el conocimiento profundo de los procesos de las áreas donde se implementan las soluciones tecnológicas y, por lo tanto, tampoco conocen de manera precisa las necesidades reales de los usuarios finales.

Los roles, responsables y responsabilidades deben definirse y comunicarse de manera clara desde el inicio del proyecto. La cantidad de roles específicos dependerá del tamaño y la complejidad de la iniciativa. Sin embargo, como referencia, para proyectos de alto impacto, se recomienda contar con un gerente dedicado con sólidas habilidades de liderazgo y un equipo exclusivo que le dedique toda su atención. Esto permitirá una gestión eficiente y enfocada, que resulta indispensable para el éxito de este tipo de proyectos.

Por último, el control del proyecto debe recaer en la empresa y no en un tercero, para garantizar que las decisiones se alineen con los objetivos de la organización y mantener un control adecuado de los recursos y el desarrollo del proyecto.

5. ¿Es indispensable un cambio cultural en la organización como parte del proceso de transformación digital?

El cambio cultural es indispensable para que la transformación digital prospere y tenga un impacto positivo y duradero. La gestión del cambio ocurre mediante un proceso continuo.

Los líderes son el pilar fundamental para el éxito de la transformación digital. Deben estar convencidos de la necesidad de contar con una estrategia de transformación digital que esté alineada con la estrategia corporativa y comprometerse de manera genuina y constante con su implementación efectiva a lo largo del tiempo.

Crear un entorno propicio para el cambio cultural requiere varias acciones, como fomentar una comunicación transparente y constante para que todos comprendan los motivos y beneficios del cambio, involucrar activamente al personal, prepararlos para futuros desafíos y desarrollar sus capacidades para maximizar los beneficios.