Registro en libros legales de Aportes Extraordinarios de Capital y Devolución de Aportes Extraordinarios de Capital

El ritmo y la dinámica del día a día de los negocios, o bien el desconocimiento y la gestión rudimentaria de algunas compañías, hacen que en ocasiones no se preste la debida atención a aspectos de cumplimiento legal que, aunque puedan parecer irrelevantes, constituyen un escudo de protección frente a eventuales cuestionamientos o contingencias legales.

La situación descrita suele ser más evidente en pequeñas y medianas empresas que no cuentan con una estructura ni procesos consolidados, en las cuales aspectos como el ingreso y la salida de dinero se manejan informalmente, sin la debida justificación o respaldo documental.

¿Qué conlleva lo anterior? Entre otras consecuencias, que, ante una eventual fiscalización por parte de la Administración Tributaria no exista respaldo alguno de las transacciones realizadas y que, por defecto, la Administración presuma la obligación de la compañía de pagar determinados impuestos.

Por ello, además de mantener el debido respaldo contable, las compañías deben llevar al día sus libros legales, en los cuales deben registrar movimientos tales como los Aportes Extraordinarios de Capital y las devoluciones de dichos Aportes Extraordinarios de Capital, transacciones sobre las que se centra este artículo.

Tratándose de Aportes Extraordinarios de Capital, son todos aquellos aportes que -de forma extraordinaria- realizan los socios de una sociedad y que -en caso de no ser capitalizados- se registran en una cuenta contable que normalmente lleva el nombre de “Aportes Extraordinarios de Socios”, sin que ello implique la inscripción de un aumento del capital social ante el Registro Nacional.

Dichos Aportes posteriormente pueden ser vueltos a los socios, en cuyo caso, actualmente tales devoluciones no se encuentran sujetas a ningún impuesto.

Con respecto a los Aportes Extraordinarios, ¿cuál es el procedimiento que se debe seguir para realizarlos? Lo recomendado es que se celebre una Asamblea Extraordinaria de Socios en la que se ponga en conocimiento de los demás accionistas la propuesta de realizar el Aporte Extraordinario de Capital.

Una vez aprobada la propuesta, el socio deberá efectuar la respectiva transferencia y el aporte deberá registrarse contablemente. En el supuesto de que el socio realice el aporte sin que previamente sea conocido por la Asamblea de Socios, lo que se recomienda es realizar una Asamblea de Socios en la que se ratifiquen los Aportes Extraordinarios de Capital realizados a la fecha.

En este sentido, los aportes que constan en los libros legales de la Compañía -mediante las Actas de las Asambleas de Socios-, deben coincidir con los Aportes registrados en la contabilidad.

Por otra parte, tal y como se indicó previamente, los socios pueden acordar la devolución de los Aportes Extraordinarios de Capital, para lo cual es indispensables que: i) los Aportes a devolver consten registrados en la contabilidad de la compañía; y, ii) los Aportes consten registrados en los libros legales de la compañía. Una vez verificado lo anterior, el acuerdo de devolución de los Aportes Extraordinarios de Capital debe adoptarse mediante una Asamblea de Socios y de la misma se debe realizar un acta, a efectos de que el acuerdo quede plasmado en los libros legales, con los respectivos respaldos de transferencia y registro contable, para evitar la presunción de un crecimiento injustificado de patrimonio. En caso de que se realice la devolución de los Aportes, pero no exista constancia de ello en los libros legales de la compañía, la empresa corre el riesgo de que la Administración Tributaria asuma que el pago realizado al socio corresponde a dividendos, cuyo tratamiento fiscal dependerá del accionista.

Finalmente, si los aportes a devolver se encuentran capitalizados, se debe seguir un trámite ante el Registra Nacional, pues la devolución de dichos aportes implicará la disminución del capital social de la compañía.

En conclusión, con el fin de mitigar riesgos y evitar contingencias futuras, se recomienda que, previo a realizar cualquier movimiento de esta naturaleza, la empresa cuente con asesoría contable y legal adecuada, garantizando así el cumplimiento de la normativa aplicable y la correcta documentación de sus operaciones.