Reembolsos de gastos: implicaciones fiscales para sociedades costarricenses con operaciones internacionales

En el actual entorno de mercado, muchas empresas costarricenses mantienen operaciones con empresas extranjeras. Es común que estas empresas asuman pagos en nombre de las sociedades locales y luego recuperen esos fondos. Este proceso, conocido como "reembolso", tiene implicaciones fiscales importantes para las sociedades establecidas en el país, que deben considerarse ahora que estamos en la mitad del periodo fiscal.

Inicialmente, según el artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, en general, los gastos serán considerados como gastos deducibles si son esenciales para generar ingresos gravables y si se cumplen otros requisitos clave, como la retención y el pago de los impuestos correspondientes, además de contar con la documentación respaldatoria adecuada según las normativas tributarias vigentes.

Para que una sociedad pueda considerar deducibles los pagos realizados por concepto de reembolso, debe tener en cuenta una serie de consideraciones adicionales al artículo 8. Independientemente de si se adquieren bienes o servicios, la sociedad debe considerar lo siguiente: (i) la sociedad extranjera que realiza el pago debe solicitar la factura formal a nombre del usuario final del bien o servicio que será reembolsado; (ii) la sociedad extranjera debe emitir una factura formal a la sociedad costarricense por el total de la factura pagada, por lo que contablemente se refleja en resultados para la sociedad costarricense y en balance para la sociedad extranjera; y (iii) la sociedad costarricense, como usuario final, debe efectuar el pago correspondiente.

Para ilustrar lo anterior, imagine que una sociedad costarricense opera también en Guatemala, donde contrata servicios profesionales a nombre de su matriz en Costa Rica. La sociedad guatemalteca solicita la facturación a nombre de la costarricense y registra la correspondiente cuenta por cobrar. Posteriormente, emite la factura conforme a la normativa local para recuperar los gastos incurridos, y la sociedad costarricense realiza el pago.

Ahora bien, recordemos que en Costa Rica, toda renta o beneficio de fuente costarricense destinada al exterior se encuentra gravada con el impuesto sobre remesas al exterior (IRE) bajo el Capítulo XXII de la Ley de Impuesto sobre la Renta.

Por tanto, tomando en consideración lo expuesto, cuando los pagos realizados fuera de Costa Rica correspondan a reembolsos de gastos debidamente documentados, es necesario retener ep impuesto sobre remesas al exterior, conforme al artículo 59 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, siendo deducibles en la medida en que cumplan con las disposiciones del artículo 8. Lo anterior está respaldado por la consulta DGT-1577-2020, en la cual la Dirección General de Tributación concluye que cualquier renta de fuente costarricense pagada a un proveedor en el exterior está sujeta al IRE, siempre y cuando sus efectos se utilicen o desplieguen en Costa Rica.

En este contexto, los pagos de servicios en el extranjero pueden beneficiarse de convenios para evitar doble imposición (CDI) con países como España, Alemania, México y Emiratos Árabes Unidos, aplicando una tarifa reducida. Para esto, es necesario seguir los pasos de la Guía de la Dirección General de Tributación, ya que estos convenios no se aplican automáticamente.

Por otro lado, cuando un contribuyente en Costa Rica adquiere bienes, además de las consideraciones previas para considerarlo como un reembolso, deberá seguir rigurosamente el proceso de importación conforme a las directrices de la Dirección General de Aduanas (DGA) y abonar los impuestos correspondientes para poder considerar dicha compra como deducible.

Mantener una adecuada documentación y cumplimiento normativo es esencial para optimizar la situación fiscal. Las sociedades costarricenses que operan con empresas extranjeras deben considerar lo anteriormente expuesto para aplicar la retención correspondiente y asegurar que los reembolsos sean deducibles, evitando así cuestionamientos de la Administración Tributaria. Es crucial seguir los procedimientos de facturación y pago, así como aprovechar los Convenios para Evitar la Doble Imposición cuando sea posible.

Stephanie Araica

Consultora de Impuestos de Grant Thornton