Recomendaciones previo a aceptar un nombramiento en la Junta Directiva de una sociedad

La Junta Directiva es el órgano encargado de la administración de las Sociedades Anónimas y los miembros que la componen deben actuar como representantes del interés administrativo y operativo de la compañía, teniendo la obligación de dirigir y supervisar la operación empresarial, ajustándose en todo momento a la legislación vigente y a los estatus que rigen a la sociedad. Además, todas las decisiones o planes que elaboren o propongan deben estar orientados a proteger el patrimonio de la compañía y la continuidad del negocio. Por ello, debe tenerse en cuenta que aceptar un puesto dentro de la Junta Directiva de una Sociedad Anónima no constituye un acto de mera formalidad, si no que conlleva una serie de obligaciones y deberes legales que -de no ejecutarse de la forma correcta- podría desencadenar en responsabilidad para quien asume el cargo.

Pese a lo anterior, aceptar cargos dentro de órganos administradores suele ser visto únicamente como una necesidad para completar el requerimiento legal establecido en el artículo 181 del Código de Comercio, el cual establece que los negocios sociales de toda Sociedad Anónima deberán ser administrados por un consejo de administración o junta directiva, la cual -como mínimo- estará conformada por 3 miembros: Presidente, Secretario y Tesorero. La cantidad de miembros que conformen el órgano de administración dependerá de las necesidades, requerimientos y operación del negocio.

Estos cargos son de carácter personal y no pueden delegarse, por lo que cada miembro debe ejercer sus funciones directamente. Dicha disposición refuerza la importancia de los cargos, ya que sus funciones y tareas no pueden ser ejecutadas por un tercero (representante/apoderado). Asimismo, aun cuando el plazo del nombramiento haya vencido, éste se mantiene vigente hasta que los sucesores puedan ejercer legalmente el cargo, debiendo los miembros salientes continuar con sus obligaciones hasta entonces.

Algunas de las funciones de la Junta Directiva, según lo dispone el ordenamiento jurídico, corresponden a: i) Nombrar gerentes, apoderados, representantes; ii) Dictar los estatutos y reglamentos que regirán a la sociedad; iii) Custodia y manejo de los libros legales y contables de la compañía; iv) Formular y proponer propuestas de negocios; v) Velar por el control de recursos financieros; vi) Definir objetivos y planes de acción; entre otros.

Adicionalmente, es posible que algunos miembros además del Presidente, quien posee dicha condición por ley- reciban facultades de representación legal. En ese caso, además de las funciones propias del cargo dentro de la Junta Directiva, deberán asumir también las aquellas facultades, deberes y obligaciones del representante legal, tales como lo podrían ser la suscripción de contratos, trámites administrativos ante entidades gubernamentales, representación judicial o extrajudicial de la compañía, compraventa de bienes, y gestión de asuntos laborales o fiscales, lo cual implica una responsabilidad aún mayor para la persona designada, ya que además de la responsabilidad de su cargo, deberá asumir la responsabilidad de los actos que ejecute en representación legal de la compañía.

Por todo lo anterior, antes de aceptar un nombramiento de este tipo, es fundamental comprender el alcance del cargo y las obligaciones que acarrea. Independientemente de la función específica, quienes integren la Junta Directiva tienen el deber moral y legal de actuar con lealtad, diligencia y buena fe, procurando siempre el interés de la compañía por encima de intereses personales, familiares o de cualquier otra naturaleza. En ese sentido, se recomienda considerar lo siguiente:

• Revisar los estatutos de la sociedad, movimientos registrados en libros y cualquier otra información financiera y/o legal de la compañía, lo cual dará una premisa del estado actual de la misma y de los requerimientos que eventualmente le serán exigidos a la Junta Directiva.
• Solicitar las facultades, responsabilidades y deberes propios del cargo que aceptará, así como el plazo de vigencia del nombramiento, procedimiento para renuncia al puesto, entre otros.
• Confirmar la existencia de pólizas de Responsabilidad Civil de Directores, que puedan utilizarse eventualmente en caso de ser necesario.

En síntesis, aceptar el cargo o nombramiento dentro de una Junta Directiva implica mucho más que ocupar un espacio en el órgano de administración de una sociedad; ya que dicha aceptación conlleva un compromiso que va más allá del aspecto jurídico o técnico, puesto que también envuelve aspectos de índole ético con la empresa. Las personas designadas a ocupar estos puestos deben comprender plenamente el alcance de sus deberes y las posibles responsabilidades derivadas de su gestión, las cuales incluso pueden llegar a ser del tipo penal según el incumplimiento o negligencia que se dé. Una decisión informada, basada en la evaluación de la situación de la compañía y del contenido del cargo, no solo protege a quien acepta el puesto, sino que fortalece a la compañía desde el aspecto corporativo/administrativo y contribuye a la sostenibilidad de un negocio.

Yoselin Casasola, Consultora Legal de Grant Thornton