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Jose González
Consultor de Grant Thornton
El levantamiento y plaqueo de activos fijos es un proceso clave en las compañías que se utiliza para registrar, identificar, verificar y etiquetar todos los bienes de una empresa y consta de 3 pasos muy importantes: 1) Levantamiento de información mediante la verificación física y registro en el auxiliar, 2) Plaqueo físico de cada activo, colocando una etiqueta o número de referencia a cada bien; y 3) Conciliación respectiva con los documentos soporte de cada uno de ellos.
Para realizar un buen levantamiento físico y plaqueo de activos es importante la planificación previa. Esto permitirá definir el alcance y la metodología por utilizar, inventariar todos los activos existentes, asignar un ID único a cada activo en el auxiliar y cargar los datos en el sistema.
Levantamiento
El levantamiento consiste en hacer un inventario físico de todos los activos de la empresa con el objetivo de identificar todos los bienes existentes (mobiliario, equipos, maquinaria, tecnología, etc.), registrar su ubicación y verificar su estado para que la administración de la compañía determine si se debe dar de baja el activo en los auxiliares de la empresa.
Para llevar a cabo este proceso, es recomendable realizar las siguientes actividades:
- Recorrido físico por todas las áreas.
- Registro de los siguientes elementos de cada activo:
- Descripción.
- Marca, modelo y serie.
- Ubicación.
- Responsable.
- Creación del auxiliar.
Algunas buenas prácticas para el levantamiento son:
- Usar formatos estándar de registro.
- Tomar fotografías de los activos.
- Definir responsables por ubicación.
- Realizar inventarios periódicos.
- Integrar datos con sistemas ERP o contables.
Plaqueo de activos fijos
El plaqueo es el proceso de colocar una etiqueta física (placa o código) a cada activo para su identificación. Este proceso tiene como objetivo mejorar el control y trazabilidad de los activos, evitar pérdidas o robos y facilitar auditorias o inventarios futuros.
Existen diferentes tipos de placas que las empresas pueden utilizar dependiendo de sus necesidades o del grado de control que deseen implementar. Por ejemplo, existen placas estilo código de barras o código QR que al escanearlas con un lector brindan la información del activo, pero también se pueden utilizar placas de un estilo más sencillo, como placas adhesivas o metálicas.
Información en la placa
Con respecto a las placas se recomienda lo siguiente:
- Que la información de la placa sea un numero único para cada activo.
- Es opcional agregar, antes del número, el tipo de activo al cual corresponda o una letra o letras, por ejemplo: si es mobiliario, una mesa con la letra M y después el número.
- De igual manera es opcional colocar el nombre de la empresa.
Conciliación
La conciliación consiste en cruzar la información del inventario físico con el inventario registrado contablemente. Durante esta etapa, se revisa la documentación soporte de cada bien para que, una vez finalizado el proceso, se puedan depurar las diferencias identificadas. También es importante registrar o actualizar la información en el software o ERP que utilice la compañía para mantener la consistencia de los datos. Una vez terminado este proceso, se suele realizar un reporte final donde se comunican las diferencias, ajustes y recomendaciones.
Parte de los beneficios que este proceso les brinda a las empresas es tener un mejor control patrimonial, contar con información confiable para los Estados Financieros, cumplir con las auditorías, reducir las pérdidas que se puedan generar por el extravío o robo de activos; y contar con una buena base para la depreciación de sus activos.
Es importante recordar que, para empresas del régimen de Zona Franca, este proceso además de ser una recomendación general se vuelve una obligación con respecto a lo que indica PROCOMER y la ley del régimen de Zona Franca, ya que estas empresas se comprometen a alcanzar un nivel de inversión con base en los activos fijos, por lo que resulta imprescindible para las empresas reguladas bajo este régimen.
