Obligación Anual: Asamblea Ordinaria de Socios

Si usted tiene un negocio o empresa constituida bajo la figura legal de una sociedad anónima, debe tomar en consideración que -de conformidad con el artículo 155 del Código de Comercio- existe la obligación de celebrar una Asamblea Ordinaria de Socios dentro de los tres meses siguientes a la clausura del ejercicio económico.

Pero ¿qué es una asamblea ordinaria de socios?, ¿qué asuntos deben conocerse en ella?, ¿cómo debe convocarse?, ¿quiénes deben estar presentes? Estas son algunas de las interrogantes que se contestan a continuación.

En primer término, tratándose de sociedades anónimas, su órgano supremo es la Asamblea de Socios, el cual se encuentra integrado por el cien por ciento de los Accionistas. Existen tres tipos de Asambleas de Socios:

• Ordinarias. 
• Extraordinarias.
• Especiales.

El presente artículo se enfoca únicamente en las Asambleas Ordinarias de Socios, en las cuales, entre otros asuntos, se conoce sobre:

• Informe de resultados del ejercicio anual.
• Distribución de utilidades.
• Nombramiento de administradores y fiscales.
• Los asuntos de carácter ordinario que determine la escritura social.
• Cualquier otro asunto que no se incluya en el artículo 156 del Código de Comercio.

Para celebrar una Asamblea Ordinaria de Socios, el primer paso consiste en realizar la convocatoria correspondiente. Para ello, es necesario acudir a los estatutos sociales de la compañía a fin de determinar quién es el órgano encargado de realizar la convocatoria, la forma en la que se debe convocar -ya sea mediante carta enviada a los socios, a través de la publicación de un edicto, etc.-; y, el plazo de anticipación con el que se debe realizar la convocatoria. En caso de que la escritura social no regule estos aspectos, deberá aplicarse lo dispuesto en el Código de Comercio.

La convocatoria debe indicar la fecha de celebración de la Asamblea, la hora de celebración en primera y segunda convocatoria, el lugar en el que se celebrará o si será virtual; y, el orden del día, así como cualquier otro asunto que se establezca en los estatutos sociales; o bien, que sea relevante para la Asamblea en particular.

En lo que respecta al quorum, se entenderá legalmente constituida la Asamblea Ordinaria cuando estén presentes la mitad de las acciones con derecho a voto. Optativamente y en caso de que se encuentren reunidos el cien por ciento de los socios, se podrá prescindir del trámite de convocatoria previa.

En cuanto a las personas que deben participar en la Asamblea, además de los accionistas - quienes conforman el quorum y ejercen el derecho a voto-, el artículo 173 del Código de Comercio dispone que también debe asistir al menos un consejero o administrador y un fiscal. De lo contrario, la Asamblea se podrá aplazar por una sola vez.

En cuanto al inicio de la Asamblea, además de verificar el quórum e indicar el orden del día, se debe nombrar a un Presidente y un Secretario para la Asamblea, quienes pueden ser el Presidente y Secretario de la Junta Directiva; o bien, cualesquiera otras personas que sean designadas en la Asamblea. El Presidente será la persona encargada de presidir la Asamblea, mientras que el Secretario deberá tomar nota de los asuntos y acuerdos adoptados.

Una vez cumplidos los anteriores requisitos, se procederá a conocer y votar sobre los asuntos indicados en la convocatoria. Cada acción conferirá derecho a un voto y las decisiones se tomarán de conformidad con la naturaleza del asunto y la cantidad de votos que se requieran según los estatutos sociales y/o el Código de Comercio.

De cada Asamblea deberá levantarse un acta en la que se asentarán las decisiones adoptadas, misma que deberá estar firmar por el Presidente y el Secretario de la Asamblea -esto en caso de que haya existido convocatoria previa y una lista firmada por todos los asistentes de la Asamblea-; o, por el Presidente, Secretario y todos los miembros presentes en la Asamblea, en caso de que no haya mediado convocatoria previa.

Finalmente, los anteriores son algunos de los aspectos generales que deben tomarse en cuenta para la celebración de la Asamblea Ordinaria de Socios. No obstante, ante cualquier duda específica, se recomienda acudir a un asesor legal, a fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios y evitar eventuales cuestionamientos sobre la validez de la Asamblea y de los acuerdos adoptados.

Nathalia Meléndez, Consultora Legal de Grant Thornton