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Otorgar poderes para distintos actos es cada vez más común por la facilidad que representa. Con solo otorgar un poder a otra persona, podemos evitar realizar personalmente ciertos trámites cuando por cualquier razón, no podemos o no queremos hacerlos, y delegar así su ejecución en alguien más.
Por medio de un poder pueden otorgarse muchas facultades, ya sean generales o específicas; las cuales pueden comprender actos de administración, como firmar contratos del giro ordinario de un negocio, gestionar trámites ante bancos o instituciones públicas, entre otros; así como actos de disposición de bienes, por ejemplo, comprar o vender activos en nombre del poderdante, constituir hipotecas, solicitar préstamos, entre otros.
Nuestra legislación permite una amplia libertad para definir el contenido de un poder; pues puede establecerse, por ejemplo, que el apoderado solo pueda actuar hasta determinado monto, y que, superada esa suma, requiera autorización previa de la asamblea de accionistas en el caso de sociedades o la actuación conjunta con otra persona; o bien limitar sus facultades a ciertos bienes y excluir otros. En otras palabras, el poder puede adaptarse a las necesidades particulares de cada caso, siempre dentro de los límites de la ley. Por esto, cuando se desea otorgar un poder, es importante acudir a un notario para determinar cuál es el instrumento adecuado, y dependiendo de la finalidad, podría requerirse un poder generalísimo, un poder general, un poder especial o incluso un poder especialísimo. Asimismo, el notario orientará sobre si el poder debe otorgarse en escritura pública y si requiere o no inscripción en el Registro Nacional.
Ahora bien, me parece especialmente importante hacer hincapié en que no necesariamente el poder más amplio es el más conveniente, por lo que el alcance de un poder no debe tomarse a la ligera; siendo que lo recomendable es otorgar únicamente las facultades que realmente sean necesarias.
En el caso de las sociedades, es frecuente exigir que determinadas facultades solo puedan ejercerse con autorización previa de la asamblea de socios. Desde el punto de vista jurídico, esta es una limitación válida y ampliamente utilizada. Sin embargo, en la práctica puede existir un riesgo cuando el apoderado tiene acceso a los libros legales o a la documentación societaria. Aunque no es una situación frecuente, sí han existido casos de falsificación de documentos o de utilización indebida de documentación societaria para aparentar la existencia de autorizaciones y ejercer facultades que en realidad, no habían sido válidamente concedidas.
Este riesgo merece especial atención cuando los socios, sean costarricenses o extranjeros, residen fuera del país, y que por comodidad, dejan otorgados poderes muy amplios; siendo que al no encontrarse presentes, su capacidad de supervisar el uso del poder disminuye considerablemente. Por ello, resulta recomendable elegir siempre un apoderado de absoluta confianza, limitar las facultades a las estrictamente necesarias, evitar incluir facultades de venta o disposición de bienes cuando no sean indispensables, revisar periódicamente los poderes otorgados y revocarlos cuando hayan dejado de ser necesarios, procurar que los libros legales y la documentación societaria permanezcan bajo una adecuada custodia, y siempre asesoría legal en la cual se reciba la orientación necesaria para poder realizar un poder que proteja realmente al poderdante.
Por lo anterior, es importante que el otorgamiento de un poder no se vea como un simple trámite, sino como un instrumento que puede producir importantes efectos patrimoniales; siendo que entre más amplias sean las facultades otorgadas, mayor debe ser el nivel de confianza depositada en el apoderado.
Sofía Ruiz, Consultora Legal de Grant Thornton
