Generalidades sobre el uso de la factura electrónica de compra

La implementación de la factura electrónica de compra como comprobante electrónico ha generado dudas entre los contribuyentes, especialmente en cuanto a su correcta aplicación y los casos en los que procede su emisión.

Conforme lo dispone el Decreto N°44739-H que regula el uso de los Comprobantes Electrónicos, la factura electrónica de compra es un documento que debe ser emitido por el adquirente de un bien o servicio siempre y cuando el proveedor no esté obligado a emitir comprobantes electrónicos, lo cual incluye proveedores del exterior (importación de servicios y bienes intangibles), contribuyentes del régimen especial agropecuario, régimen simplificado o personas físicas no inscritas como obligados tributarios.

Ahora bien, no en todos los casos de compras a proveedores se debe utilizar la factura electrónica de compra, pues la normativa también establece con claridad cuando no se deben emitir a pesar que se cumplan las condiciones anteriores, por ejemplo cuando se adquieran bienes o servicios de los contribuyentes del régimen de tributación simplificada, ciertos emisores-receptores no confirmantes, para respaldo del transporte público y los pagos realizados a entidades del Estado por las actividades propias para las cuales fueron creadas (se puede incluir pagos por patentes, personerías, timbres, etc).

Uno de los puntos que ha generado duda es el tratamiento de gastos en el exterior, por lo que se debe considerar que según criterio de la Administración Tributaria (MH-DGT-CONS-119-0042-2025), no es necesario emitir una factura electrónica de compra cuando los servicios son adquiridos y consumidos fuera del país. En estos casos, para efectos de deducibilidad del gasto, basta con conservar los comprobantes emitidos en el extranjero, siempre que dichos gastos sean útiles, necesarios y pertinentes para la generación de renta.

Esta disposición aplica a viáticos como hospedaje, alimentación o transporte durante viajes internacionales. Sin embargo, se debe tener en consideración que, en la compra de tiquetes aéreos si estos se adquieren de aerolíneas domiciliadas en Costa Rica, corresponde a la aerolínea emitir la factura electrónica ordinaria, por otro lado, si la compra se realiza en el exterior a aerolíneas extranjeras para servicios consumidos fuera del país, no procede tampoco la factura de compra.

Además, no resulta correcto emitir facturas electrónicas de compra para servicios como hospedajes contratados mediante plataformas internacionales, cuando el servicio no se consume en territorio nacional, pues la naturaleza de la factura de compra es para respaldo de los gastos en Costa Rica.

La factura electrónica de compra debe limitarse a supuestos específicos, siendo que los pagos realizados a instituciones del Estado no deben respaldarse con este tipo de comprobante, ya que dichas entidades están exentas de emitir facturas electrónicas. No obstante, es indispensable conservar los documentos emitidos por estas instituciones para garantizar la trazabilidad y sustento del gasto.

De tal manera, el uso adecuado de la factura electrónica de compra requiere que los contribuyentes realicen un análisis puntual de cada gasto que se pretende respaldar con este comprobante, considerando la naturaleza del proveedor, el lugar de consumo del servicio y las disposiciones específicas de la normativa vigente.