Feliz año nuevo y prósperas interacciones con las entidades públicas

¡Feliz año! Espero que usted, sus colaboradores y sus familiares y allegados hayan pasado unas bonitas fiestas y disfrutado de algunos días de descanso o, al menos, de días mucho menos ajetreados.

Aunque algunos quieren que siga siendo 40 de diciembre, lo cierto es que ya casi nos comemos la primera mitad del primer mes del año y no queda de otra más que retomar labores, enfocarnos, encomendarnos a la deidad de nuestra preferencia y trabajar duro porque este 2024 sea mejor que el año anterior.

Dejamos atrás un año un poco inerte para muchos negocios. Un 2023 que pasará a la historia sin mucho aspaviento… sin pandemia, ¿sin crisis? – según las métricas económicas que nos plantean, sin claridad sobre el futuro del país, y con un ¿colón fortalecido?

Un año complejo que hizo a más de uno sudar para sacar adelante su negocio.

Está en nosotros que este 2024 pinte bien, pinte bonito y prometedor. Por eso, mis mejores deseos para cada día, pero, sobre todo, para cada día en que deba interactuar con las entidades públicas de nuestra querida Costa Rica.

A continuación, algunos consejos para que esas interacciones sean prósperas y no frustrantes.

1. Adelántese a la situación:

Las entidades públicas – y muchos de los funcionarios que las habitan – llevaron el mismo programa educativo que las impresoras. Huelen la urgencia.

Si algo urge, no es su problema y tomarán el tiempo que consideren prudente – aún más que el otorgado por Ley, para dar respuesta a su solicitud. Si usted sabe que requerirá X, Y o Z trámite o documento realice la solicitud con mucho tiempo de antelación.

Casi siempre habrá un motivo o razón para darle largas a resolverle.

2. Tenga su propia documentación:

Mantenga copia en archivo de toda interacción con las instituciones públicas. Me refiero a intercambios de correos y entrega de documentación. En ese archivo anote las fechas de entrega de cada trámite o declaración, la fecha máxima de validez para aquellos documentos con fecha de vencimiento, la respuesta – o no respuesta – de las entidades públicas para cada trámite.

¿De que trámites hablo? Literalmente de todos, pero doy una lista no taxativa al respecto:

- Patentes municipales

- Permisos de salud

- Declaraciones y pagos de impuestos nacionales y municipales

- Estados de cuenta integral ante Hacienda

- Contratos con instituciones públicas, ya sea por servicios públicos o porque su empresa ganó alguna licitación

- Pagos hechos a instituciones públicas por motivo de garantías de cumplimiento o similares.

- Etc…

Cuando menos lo espere tendrá necesidad de echar mano de su archivo.

3. Conozca sus derechos y vele por ellos:

En sus interacciones con instituciones públicas se topará con muchas puertas cerrándose.

Le dirán que no le pueden dar respuesta a algo o que no le pueden recibir algún documento.

Le indicarán que para recibir X o Y documentación para el trámite usted debe dirigirse a la sucursal de algún lugar recóndito donde algún día había interactuado con la institución, a pesar de ser una misma organización a nivel nacional.

Conocer sus derechos y hacerlos valer acompañándose de un experto, en el tema que esté tratando, le puede ahorrar largos días de espera y ser la diferencia en el desenlace del trámite.

Ahora, ¿cómo se ven esos consejos puestos en práctica?

Un par de ejemplos para ilustrar…

Su empresa recién fue adjudicada en una licitación, sin embargo le piden que aclare dos asuntos:

1. Según registros de la entidad que le va a contratar, usted tiene deudas pendientes con Hacienda. No pueden firmar el contrato si no se encuentra al día con sus impuestos.

2. Su patente municipal está vencida.

Vamos por partes:

1. Lo de las deudas con Hacienda es falso, usted lo sabe y es fácil de probar. Echa mano de su archivo donde tiene:

a. El estado de cuenta integral más reciente, solicitado a inicios de mes.

b. Las declaraciones mensuales y comprobantes de pago respectivos.

Un trámite vía TRAVI le permite resolver la situación, Hacienda enmienda y la entidad correspondiente le contrata. Aún mejor, al ver las diferencias entre lo pagado y el estado de cuenta integral usted pudo haber gestionado de previo con la Administración Tributaria para dejar en claro su situación de no moroso.

2. El vencimiento de su patente municipal: Usted estaba al tanto de esto, y estaba en proceso de trámite, pero el encargado de la Municipalidad se encontraba fuera de oficina por unos días. A su regreso, le notificó que no puede renovar su patente porque su permiso de salud se encuentra vencido.

¡Extraño! ¡Usted tiene uno vigente en sus manos!

Sin embargo, acude al Ministerio de Salud y le indican que efectivamente ellos tienen un registro sobre su permiso de salud vencido… ¡No importa que usted tenga uno vigente! Es decir, aquí ni su archivo le salva…

¿Qué sucedió? Hace unos – ya muchos – meses, el Ministerio de Salud visitó su oficina y planteó una serie de recomendaciones o ajustes: incluir alguna rotulación en salas de reunión y rutas de salida y otros… Luego de esa visita ellos debían haber hecho una re-inspección a no más de 4 meses de la primera cita. La re-inspección nunca sucedió. Ante la falta de inspección, según le explican, el permiso se encuentra no vigente.

¿Pero y el que usted tiene en su mano y que está al día?

Bueno es que por algún motivo ahora tenemos dos permisos de salud para el mismo local… le responden… No se preocupe, realizaremos la visita – ahora sí, cuanto antes, y realizaremos este trámite adicional para unificar los permisos de salud.

En este caso toca esperar la nueva inspección y explicar la situación a la entidad contratante. ¡Con suerte y le permiten seguir el proceso de contratación mientras el trámite avanza!

Estos ejemplos de terror no son más que anécdotas, como cientos de otras que le podría compartir, como cuando la Administración Tributaria se negó a recibir documentación en una sede porque debe ir a entregarla a la jurisdicción donde usted inscribió su negocio… a pesar de ser la misma Administración Tributaria. Pero mejor lo dejamos así, porque no alcanzarían las líneas del periódico.

Solo para no dejarle con la duda, en ese caso, el de la Administración Tributaria, tenga en cuenta que el funcionario público no puede negarse a recibir su documentación y si así lo hace, usted puede exigir que le entregue la negativa por escrito. Lo correcto es que el funcionario reciba su documentación y proceda a dar trámite de traslado a la sede que el considere que corresponde si, por algún motivo, es un asunto que él y su oficina no pueden resolver.

Una buena interacción con instituciones públicas puede sonar como algo en lo que implica hasta un poco de suerte, pero más allá de eso, es una cuestión de preparación y tener claro lo que se debe lograr, así como los derechos que usted puede hacer valer.

Por el contrario, una interacción complicada puede echar al traste muchísimo para su negocio, desde la no adjudicación de una licitación o la retención de pago de facturas porque su entidad sale morosa de impuestos, hasta consecuencias significativas para el funcionamiento de su operación.

De ahí que mis mejores deseos para este 2024 son que tenga prósperas interacciones con las entidades públicas y en Grupo Camacho Internacional podemos acompañarle. ¡Feliz año!