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Daniel Pulido Castagno
Consultor de Grant Thornton
Actualmente, en muchas organizaciones los correos electrónicos funcionan como procesos; es común que Excel opere como un sistema crítico del que dependen numerosos procesos y reportes. Existe la tarea tediosa de copiar y pegar información entre sistemas para habilitar el acceso a los datos, y con frecuencia se incurre en doble digitación “para estar seguros”. ¿Cuántas horas se pierden en tareas que no forman parte del “trabajo real”?
Se utiliza la nube, pero se sigue trabajando como en papel; existen múltiples versiones de un mismo archivo y constantemente deben revisarse porque la información no es confiable. Hay sistemas, pero no están integrados; es necesario digitar manualmente la información de un sistema en otro para que sean homólogos. Se generan datos, pero no se utilizan para tomar decisiones; generar dashboards o reportes conlleva procesos manuales, y no se tiene acceso a la información cuando realmente se necesita. Se cambió la máquina de escribir por una laptop, pero se sigue trabajando de la misma manera.
Muchas empresas confunden digitalizar con transformar. Ante la aparición de tecnologías disruptivas, es necesario restablecer la forma de pensar. El miedo al cambio organizacional suele generar resistencia que impide la adaptación. La falta de tiempo para pensar realmente en los procesos, junto con una cultura de apagar incendios, hace que nunca se transformen de fondo; simplemente se pasa del papel al Excel.
Como consecuencia, los errores de digitación son cada vez más comunes; las personas están cada vez más ocupadas, pero siendo menos productivas. Poco a poco ocurre un desgaste y los equipos se encuentran cada vez más frustrados.
Para ser más eficientes no es necesario automatizar todo, sino repensar la forma de trabajo. Automatizar procesos mal diseñados no resuelve el problema; lo acelera. La tecnología debe seguir al proceso y no al revés. El verdadero punto de partida está en la calidad de los datos, en la claridad de los flujos de trabajo y en la capacidad de las personas para confiar en la información que utilizan. La inteligencia artificial debe ser un apoyo, no quien dirija ni tampoco reemplaza la responsabilidad de decidir.
Un camino más realista consiste en empezar por lo crítico: identificar los procesos que más tiempo consumen o más errores generan, eliminar pasos innecesarios antes de automatizar, conectar los sistemas que ya existen y aprovechar los datos que hoy están dispersos. Medir de forma consistente y tener trazabilidad permite no solo trabajar más rápido, sino decidir mejor y a tiempo.
En la mayoría de las empresas, la tecnología ya está disponible. Lo que suele faltar no es software, sino la disposición a cambiar la forma de trabajar. La verdadera transformación digital no se ve en las herramientas, se nota en la agilidad para responder, en la reducción de fricción interna y en equipos que pueden enfocarse en aportar valor, no en copiar y pegar información.
La pregunta no es si su empresa necesita más tecnología. La pregunta es si está preparada para dejar de trabajar como en los años 90 y empezar a operar como el negocio lo exige hoy.
