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Uno de los temas que frecuentemente genera dudas en los contribuyentes es el tratamiento de los gastos por viáticos realizados en el extranjero. ¿Es necesario respaldarlos con una factura electrónica de compra? Recordemos el concepto de Factura electrónica de compra es un “Documento electrónico para respaldar la operación realizada, en el caso que el contribuyente que venda o preste el servicio no esté obligado a la emisión de comprobantes electrónicos” de acuerdo con el Reglamento comprobantes electrónicos para efectos tributarios.
La Dirección General de Tributación ha aclarado este punto mediante el oficio MH-DGT-CONS-119-0042-2025, y la respuesta es clara:no es necesario emitir una factura electrónica de compra para respaldar los viáticos en el exterior, siempre que se cumplan ciertas condiciones:
- Que los servicios adquiridos hayan sido efectivamente prestados, utilizados y consumidos fuera del país. De acuerdo con el oficio, podemos considerar gastos de viáticos por ejemplo servicios de hospedaje, alimentación, transporte, entre otros.
- Sin embargo, aunque no se debe emitir una factura electrónica de compra sí se requiere contar con un comprobante válido emitido en el país donde se realizó el gasto, ya sea una factura, recibo o documento oficial aceptado por la legislación local del país donde se consumió. Así mismo, este documento oficial, debe venir a nombre de la sociedad o persona física que desea registrar dicho gasto como deducible en el periodo fiscal.
- Además, es fundamental demostrar que el gasto está directamente relacionado con la generación de renta gravable, esto implica que el gasto debe ser útil, necesario y pertinente para la generación de renta gravable costarricense.
Se debe recordar que la carga de la prueba recae sobre el contribuyente, por lo que debe estar en capacidad de presentar una justificación adecuada, lo anterior conforme a los artículos 7, 8 y 9 de la Ley del Impuesto sobre la Renta lo cual nos indica que la renta neta se obtiene restando de la renta bruta todos aquellos costos y gastos que sean útiles, necesarios y pertinentes para generar ingresos, siempre que estén debidamente respaldados y registrados en la contabilidad. Por el contrario, no son deducibles aquellos gastos que no estén vinculados con la generación de renta gravada o que no cuenten con la documentación de respaldo correspondiente.
Tratándose de gastos en el exterior, será indispensable demostrar de forma contundente el nexo entre dicho gasto y el ingreso gravable. Por eso, es recomendable respaldar los gastos con la documentación adecuada, liquidación de gastos, así como correos de coordinación de reuniones o visitas, bitácoras o informes de las labores realizadas en el país visitado.
En el caso de viajes para capacitación, estos también pueden ser deducibles siempre que el contenido y objetivo de la capacitación estén directamente relacionados con la actividad económica de la empresa y generen rentabilidad. Al igual que con otros viáticos en el exterior, se debe contar con comprobantes válidos emitidos en el país donde se prestó el servicio y así como toda la documentación requerida para que el gasto sea deducible.
El mismo oficio señala también que la exigencia de emitir facturas electrónicas de compra por cada uno de estos consumos generaría una carga operativa excesiva, considerando el volumen de viajes, la cantidad de colaboradores involucrados y la diversidad de servicios contratados.
Este tema es de gran relevancia porque los gastos por viáticos pueden ser objeto de revisión por parte de un auditor fiscal, quien podría cuestionar su deducibilidad si no se cuenta con el respaldo adecuado. En conclusión, aunque ahora no es necesario el requisito de la factura electrónica de compra para viáticos en el exterior lo que representa un alivio operativo para los contribuyentes, pero persiste la responsabilidad de documentar adecuadamente cada gasto y justificar su necesidad y pertinencia. Por ello, se recomienda mantener una política interna de viáticos, establecer procesos claros para la liquidación y conservar archivos organizados, ya que estos serán clave para garantizar la deducibilidad de dichos gastos ante una eventual fiscalización.
Jennifer Rodríguez, Consultora de Impuestos y Legal de Grant Thornton
