Empresarios, aspiremos al mundo ideal

¡Casi en los 20’s de marzo!

Se fue el primer trimestre del año entre las carreras de cierres contables, análisis financieros del 2023 y, por supuesto, liquidación, presentación y pago del Impuesto sobre la renta. ¡Al fin pasó el 15 de marzo!

Aún más de un empresario o gerente financiero sigue sufriendo, porque sabe que sus cálculos están errados, o por las consecuencias que el tipo de cambio anómalo trajo a sus resultados financieros y, por ende, a su pago de impuestos.

¡Otros tuvieron un fin de semana de algarabía! Al fin, se acabaron esos estresantes meses de correr y correr para declarar algo medianamente cierto, con la información poco certera con la que cuentan.

Unos muy pocos, poquísimos, están llegando esta semana con sus mentes frescas, luego del esfuerzo para el 15 de marzo, a poner al día lo ya retrasado del primer trimestre, a prospectar el año y definir acciones adicionales para este 2024.

Hoy yo, y mis socias, les traemos una propuesta. ¿Qué tal si, por una vez, aspiramos al mundo ideal?

Venimos del caos de un primer trimestre. Entre todos los casos que debimos revisar en GCI, nos encontramos situaciones con múltiples falencias.

Problemas tan serios como contabilidades que no responden a la realidad del negocio, si es que existen.

Softwares contables o de facturación mal parametrizados que llevan a realizar facturas a un porcentaje de IVA inexistente en la normativa. Dudas y malas prácticas que, por costumbre o desconocimiento, contaminan los asientos diarios de una contabilidad que pierde fe de base cierta para el cálculo de impuestos.

Sufriendo, desde nuestra posición de consultores, nos dimos a la tarea de pensar. ¿Y qué tal si aspiramos a ese mundo ideal?

Un mundo ideal en el que cada empresa tiene unos mínimos que le permita contar con información fidedigna y utilizarla, no solo para declarar sus impuestos, sino para tomar decisiones informadas que le permita mejorar su rendimiento.

¿Cómo sería ese mundo ideal?

A continuación, algunas ideas o elementos que debería contener ese mundo.

Decía mi socio Carlos Camacho en su última columna en La República un par de asuntos que aportan al escenario ideal:

1. Sentido de urgencia y responsabilidad por parte del dueño o encargado: Con frecuencia la empresa tiene ciertas falencias que no son otra cosa más que la procrastinación de sus mandos altos, quienes, porque les queda cómodo o por exceso de obligaciones dejan pasar asuntos que saben que podrían estar mejor.

Usted como gerente general o gerente financiero sabe que su empresa tiene asuntos pendientes en calidad contable y tributaria, ¿qué ha hecho para arreglarlo?

¿Ha exigido cambios a su equipo de trabajo? ¿Ha valorado cambiar de proveedor contable? ¿Va a esperar hasta que le visite la Administración Tributaria?

2. Información contable adecuada: Ya sean un proveedor externo o un equipo contable interno, en nuestro mundo ideal cada empresa debe tener una contabilidad que vaya al día, que cumpla con las NIIF y NIC que le corresponda, que tome los cuidados necesarios desde una perspectiva tributaria, por ejemplo, que cuente con los registros adecuados para poder aprovechar pérdidas fiscales de períodos anteriores.

Estos dos puntos que destacaba Carlos Camacho son fundamentales para lograr nuestro mundo ideal. Es lo que nos topamos a diario, pero más allá de ellos, hay otros asuntos necesarios previos o posteriores a la información contable y a la auto-percepción de responsabilidad del líder que debe tomar decisiones.

3. Sinergia y sincronización entre procesos y sistemas informáticos: Nuestro mundo ideal pasa por saber qué hacer, cuándo hacerlo, cómo hacerlo y; sobre todo, el poder actuar con la certeza de que las herramientas tecnológicas que su equipo utiliza son las adecuadas. Que están bien parametrizadas, son sencillas de utilizar y dan los resultados esperados.

Nos hemos topado empresas que creen tener todo en orden, porque en sus palabras “compraron un avión de ERP,” pero cuando indagamos sobre su cumplimiento tributario, la parametrización de su software se ejecutó mal y la información contable, desde el momento de la implementación del sistema, ha arrastrado errores gravísimos. En sus procesos nunca establecieron una revisión constante que les asegurara identificar esos posibles errores de parametrización.

Caso contrario, otras empresas cuentan con un software de primera calidad, con una parametrización adecuada pero que, al conversar con ellas, descubrimos que sus procesos internos son los que les impiden tener un verdadero control sobre sus datos contables y financieros.

Sea por falta de capacitación del equipo o por sobre carga de trabajo, de poco sirve un buen sistema si no se utiliza adecuadamente.

4. Una rutina y práctica de revisión: Ligado al punto anterior, en todo proceso empresarial, y en lo contable tributario, sobre todo, es fundamental considerar acciones de monitoreo y revisión.

La identificación temprana de errores contables o de posibles riesgos tributarios permite un ahorro en tiempo y dinero. Siempre es más caro volver a atrás, tener que reconstruir o peor aún, que enfrentar las consecuencias de una falla.

Un proceso interno de control y revisión, acompañado de un proceso externo de diagnóstico debe ser, sin duda, obligatorio en nuestro mundo ideal.

5. Una planeación o calendarización adecuada: Como punto resumen, que podría ser el único de este artículo, en realidad, todo el mundo ideal se basa en una planeación y calendarización de su operación, desde la perspectiva contable y financiera.

Distribuya sus tareas y funciones a lo largo del año y apéguese al plan. No permita que el estar en fechas de cierre fiscal impacte en el incumplimiento de su plan. Permítase el tiempo necesario para siempre, siempre, ejecutar lo fundamental como la toma de decisiones estratégicas (ejemplo, planear un cambio de proveedor contable) o las acciones de revisión y control del trabajo.

De el paso a una operación ordenada… en lugar de estar en los 20’s de marzo y ya con un trimestre de trabajo retrasado.

Recuerde que, aunque hoy esté cansado, extenuado o relajado porque al fin logró sacar el cierre fiscal, el mundo no paró mientras usted y su equipo se abocaron a resolver la declaración de renta.

Desde Grupo Camacho Internacional, queremos apoyarle para salir de ese bucle y que se acerque poco a poco a un mundo de cumplimiento tributario ideal. Confiamos en que haya declarado su renta a tiempo y de manera adecuada y le tenemos una bonita noticia: ¡Hay que seguir!

Tome un respiro y siga adelante que el 2024 no va a esperar por usted.

Acompáñenos en nuestras redes sociales; tendremos un conversatorio para recapitular el cierre 2023 y la manera de enfrentar el 2024. Más información aquí.