El primer paso hacia la automatización: conocer, levantar y documentar los procesos como camino hacia la eficiencia operativa

Hoy, la transformación digital dejó ser una promesa del futuro para materializarse en una realidad. Las compañías avanzan rápidamente en la incorporación de tecnología en sus operaciones, con el objetivo de reducir tiempos, errores y costos mediante la automatización de procesos. Pero surge una pregunta clave: ¿cómo se inicia la aplicación de sistemas inteligentes en una organización?

La respuesta comienza con una premisa fundamental: no se puede automatizar lo que no se entiende. Por ello, el primer paso hacia la automatización es conocer el proceso, levantarlo y documentarlo correctamente. Esto implica comprender cómo fluye la información, cómo se toman decisiones y cuáles son las dependencias dentro del proceso.

El levantamiento de procesos consiste en identificar y analizar, con nivel de detalle, cómo se ejecutan las actividades interrelacionadas en una organización. Este ejercicio incluye identificar entradas y salidas, responsables, reglas, controles establecidos y sistemas involucrados.

Para lograrlo, es esencial comprender la estructura organizativa de la compañía. Un organigrama puede servir como punto de partida para visualizar los departamentos existentes y las relaciones jerárquicas. A partir de ahí, se procede a identificar los procesos clave de cada área.

Existen diversas técnicas para llevar a cabo el levantamiento de procesos. Sin embargo, la metodología más común consiste en realizar entrevistas con los dueños del proceso, ya sea de forma presencial o virtual, mediante sesiones de trabajo. A partir de esta información, se procede a la documentación formal, que incluye:

• La descripción narrativa del proceso.
• El diseño de flujogramas o diagramas de flujo.
• El desarrollo de matrices RACI, que permiten identificar roles y responsabilidades a través de los responsables (Responsible), aprobadores (Accountable), consultados (Consulted) e informados (Informed) para cada actividad.

Ahora bien, no todos los procesos son candidatos para automatización. Los más adecuados son aquellos que presentan las siguientes características:

• Son repetitivos y se ejecutan con frecuencia.
• Tienen reglas estructuradas y estandarizadas.
• Utilizan datos digitales o que pueden digitalizarse fácilmente.

Una vez documentado, un proceso revela oportunidades de mejora. Entre los principales beneficios del levantamiento y documentación de procesos destacan:

• Permite evaluar si los controles existentes son adecuados, o si deben establecerse nuevos controles para mitigar riesgos.
• Identifica cuellos de botella, tareas duplicadas o pasos innecesarios.
• Facilita la capacitación de nuevos colaboradores.
• Favorece la supervisión del cumplimiento y la mejora continua.
• Fortalece el control interno y la gobernanza operativa.

En conclusión, documentar los procesos antes de automatizarlos evita errores estructurales en la arquitectura de los sistemas y garantiza que lo automatizado responda a una lógica operativa. La eficiencia no se logra solo con tecnología, sino con procesos bien definidos, porque solo se puede automatizar aquello que se entiende, se repite y se controla. Y para eso, el primer paso siempre será mapear.

Lexy Alfaro, Consultora de Grant Thornton