Deducibilidad de retención de datáfonos

Los datáfonos se han convertido en una herramienta indispensable para los comercios hoy en día, ya que el pago por métodos alternativos al efectivo es cada vez más utilizado. Este medio se ha convertido en un estándar, y las implicaciones fiscales también deben ser conocidas.

¿Saben los dueños de los negocios el impacto fiscal que conlleva manejar datáfonos? ¿Saben que por medio de los datáfonos se retienen impuestos que pueden ser utilizados como créditos fiscales o saldos a favor de impuesto de valor agregado e impuesto sobre la renta?

Para efectos fiscales el débito y el crédito son palabras claves. Ayudan a entender cómo opera el pago del impuesto al Valor Agregado, conocido como IVA. El Ministerio de Hacienda lo define de la siguiente manera:

“El crédito fiscal, es el monto del impuesto sobre el valor agregado, que un contribuyente paga a sus proveedores de bienes y servicios. Dicho monto se podrá restar al impuesto sobre el valor agregado cobrado (débito fiscal) y la diferencia se deberá enterar al fisco en los períodos fiscales correspondientes. Cuando el crédito fiscal sea mayor al débito fiscal, la diferencia constituye un saldo a favor del contribuyente.”

El entendimiento del Crédito según la Ley de impuesto del IVA y Renta, se ejecuta a través de una autorización de un porcentaje de retención que son emitidas por la Dirección de Tributación y comunicados a los administradores de las tarjetas de crédito, conocidos como “adquiriente”.

Esta retención se observa cuando el cliente del comerciante paga su compra por medio de tarjeta de crédito o débito y el Banco emisor del datáfono en el momento que procesa la compra retiene al comercio un porcentaje bajo el concepto de Impuesto al Valor Agregado e Impuesto sobre la Renta y lo entera a la Administración Tributaria.

Cabe destacar que por cada transacción con tarjetas la entidad bancaria deberá realizar retenciones cuando se transfiere los fondos según el control de los datáfonos. La Ley N° 9831 “Comisiones máximas del sistema de tarjetas” es la que establece que el Banco Central de Costa Rica debe fijar las comisiones y los cargos máximos que se deben retener para efectos de cargos bancarios por el uso de la herramienta.

En cuanto a las retenciones de impuestos como tal, son las respectivas leyes y sus reglamentos las que rigen.

Las comisiones comerciales que cobra la entidad bancaria por su servicio pueden ser una deducción alrededor de un 2.5% sobre el monto de la transacción, el cual corresponde a un gasto para el comerciante, mientras que las retenciones de impuesto al valor agregado serán de un máximo de 5.31% sobre el monto de la transacción y para las retenciones de impuesto sobre la renta un máximo de 2% sobre el monto de la transacción, que son los créditos a cuenta que se analizan.

Como se mencionó anteriormente, el crédito es el IVA pagado en la compra, es la deducción retenida por la entidad financiera a los clientes que venden bienes o servicios y reciben pagos con tarjeta de crédito o débito. Esta tiene la condición de saldo a favor o de crédito de IVA.

¿Como funciona esto?

La base de referencia de las retenciones es el reporte mensual que envía la entidad que provee los datáfonos. Dicha entidad financiera, emite este reporte de manera mensual una vez que termina el mes calendario. El documento es enviado al correo de notificaciones que provee el dueño del comercio (vendedor).

Esta información de retenciones la tienen tanto los usuarios de los datáfonos, en los registros contables de sus negocios, así como el Ministerio de Hacienda. De manera que es indispensable llevar un control de estas retenciones y conciliar los saldos anotados en la contabilidad.

El orden de los registros contables es fundamental para este proceso, así como también asumir que se ejecute un cierre mensual adecuado. Una vez que los saldos contables están debidamente conciliados y se tiene a disposición el reporte de retenciones enviado por la entidad financiera, se puede proceder realizar el borrador de la declaración de IVA.

Si al final de la determinación del impuesto por pagar se tiene un saldo por pagar, la entidad podrá aprovechar como crédito a favor el saldo que indique el reporte de retenciones.

Uno de los puntos que siempre recordamos es que por requisito de la administración tributaria se debe llevar un auxiliar de créditos fiscales en el estado de cuenta de cada contribuyente.

En este se deben incluir los saldos a favor que generen los datáfonos, de manera que, si en las diferentes declaraciones de IVA no fueron utilizados, estos pueden ser acumulados y aprovechados en periodos posteriores.

Este tema está sujeto a los cambios que las nuevas declaraciones del sistema a implementar por Hacienda en los próximos meses, conocido como Hacienda Digital, vayan a generar.

Por otro lado, está el Impuesto sobre la Renta. Tal y como se mencionó anteriormente este también genera créditos fiscales por medio de las retenciones de los datáfonos. A diferencia del IVA al ser un impuesto que se calcula de manera anual (en el caso de Impuesto sobre las utilidades), con más razón se recomienda llevar un control de los créditos disponibles generados mensualmente en un auxiliar en la contabilidad.

Al final del año, cuando se hace el cierre el periodo fiscal, y se proceda a confeccionar el borrador de la declaración del Impuesto sobre la renta D 101 junto con la conciliación fiscal va a ser de gran apoyo tener a disposición un auxiliar con los saldos a favor generados por las retenciones de los datáfonos. Además, para efectos de deducibilidad si el crédito fiscal disponible de IVA no fue utilizado en dicho impuesto puede ser aprovechado como saldo a favor en el impuesto de renta o este saldo a favor utilizado en el pago del IVA.

Jose Morales, Consultor de BPS de Grant Thornton