Ahorro vuelca oficinas a lo digital
Integrar a los empleados es el éxito para que el proyecto funcione, pues el compromiso debe ser de la gerencia y del recurso humano. Marco Monge/La Republica
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Consumo se reduce hasta un 20%

Ahorro vuelca oficinas a lo digital

Uso del papel es sustituido por digitalización para ahorrar dinero y recursos

La tendencia en el sector empresarial es reducir el consumo de papel, lo que aumenta la eficiencia y permite reducir costos.
Quienes han logrado superar este proceso, bajaron el consumo de papel en un 20%, y los ahorros van en proporción al gasto que tenían en este rubro.

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Usted puede hacerlo, pues la inversión para lograrlo es baja, en muchos casos es simple cuestión de eficiencia, y en otros una inversión digital que es posible recuperar en no más de cinco años según el caso.
Cambiar los boletines impresos por electrónicos, implementar el uso de computadoras de escritorio y portátiles, así como pizarras informativas, intranet, programas de comunicación interna y equipo audiovisual son alternativas de mejores prácticas en la oficina.
Una empresa que ya pasó por este proceso es Bridgestone Costa Rica, que tomó por referencia esos pasos para superar la era del papel e ingresar a la digital.
“La reducción en el consumo de papel fue uno de los aspectos más positivos junto con la capacitación del personal a todos los niveles en las herramientas de procesadores de texto. Los buenos resultados fueron el mejor de los argumentos para seguir con el plan de mejora continua hasta hoy”, expresó Ronald Álvarez, gerente de sistemas de calidad Bridgestone de Costa Rica.
Con quioscos informativos sobre el uso racional del papel, la empresa reafirma entre sus colaboradores las estrategias para evitar las impresiones de documentos que podrían enviarse por correo.
El ahorro derivado de estas acciones es de ¢757,5 mil anuales, y el retorno sobre inversión será percibido al cuarto año.
En el caso de Bac | Credomatic, tras casi tres años de haber certificado su gestión, redujo el consumo de papel un 20%, siendo uno de sus principales insumos, explicó Elena Galante, encargada de RSE Bac | Credomatic, quien asegura que buscan nuevas estrategias para aumentar el beneficio.
Leyendas como “Imprima este correo si es estrictamente necesario, si lo hace reutilice y recicle el papel” reafirman el compromiso de empresas como la Compañía de Fuerza y Luz como señal de que es una institución defensora del ambiente.
El 55% de la empresa está dentro de la Certificación ISO 14001 y para los años 2013 y 2014 se incluirán las áreas de distribución de energía de la empresa como principal actividad productiva.
“Inició como parte de un esfuerzo de la empresa por reducir el consumo de papel en los trámites internos, al obtenerse los resultados de los procesos de recolección, con el fin de evitar el desperdicio”, explicó José Pablo Cob, director ambiental de la CFL.
El uso del papel también quedó en el pasado para Laboratorios Zepol, que en 2004 inició con sus políticas de ahorro y conservación, hecho que le mereció el ISO 14001 en 2008.
Recicla desde 2008 generando 325 kg de papel reutilizable al año, traducible en un ahorro cercano a ¢257 mil anuales en compra de suministros.
Además, implementó la adquisición de papel hecho a base de bagazo de la caña de azúcar.
“De manera conjunta, se identifican los aspectos ambientales significativos y a partir de ahí se desarrollan programas ambientales”, aseveró María Alejandra López, vocera de Laboratorios Zepol.
Mientras que para Bac | Credomatic los cambios en la estructura web de la compañía y la capacitación de sus empleados le hicieron ganar la certificación ISO 14001 por establecer el Sistema de Gestión Ambiental en 2010.
Adquirió máquinas multifuncionales con código para aprobar impresiones y así llevar un registro por persona, área y departamento.
Establece políticas internas como imprimir dúplex, usar carpetas de respaldo en las computadoras para evitar imprimir correos o documentos son parte de las medidas que utiliza desde 2010.
Comunicar a sus empleados la importancia del uso racional del papel y la protección del medio ambiente es vital.
Quienes han pasado por esta transición insisten en que el compromiso de los empleadores y trabajadores es la herramienta principal para pasar con éxito del papel a lo digital.

Angie Calvo
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