Tendencias en los procesos de compras operativas de las empresas

Justo López

Consultor de Grant Thornton

Los procesos de compras operativas son vitales para el funcionamiento de las empresas, ya que estas inciden en la eficiencia de la producción de los bienes y servicios. El efecto directo de la actividad de compra en las organizaciones incide en la capacidad productiva, precisamente por la dependencia en la disponibilidad de las materias primas para realizar las labores.

Por otra parte, los efectos indirectos se refieren a intangibles más relacionados al aumento de la eficiencia de los procesos y por ende costos de la empresa, lo que se traduce en el posicionamiento de la empresa en el mercado. Es por lo anterior, que resulta de gran importancia contar con una gestión eficiente en las compras empresariales, considerando los aspectos esenciales y vitales como los costos asociados, y la calidad del bien producido.

Para poder lograr esto, es necesaria una constante evaluación de los procesos de procuraduría empezando con procesos básicos de planificación, utilización de índices de eficiencia y la organización del departamento de compras/proveeduría, siempre en la búsqueda de la reducción del costo e incremento del margen de ganancia.

La eficiencia dentro de un departamento de compras es un objetivo de cualquier organización que depende no solamente de la evaluación continua, también es necesario definir una estrategia definida por la empresa.

A la hora de realizar la estrategia de compras, la comunicación existente entre la gerencia y el departamento de compras/procuraduría es necesaria para alinearla con los objetivos de la compañía. Sin embargo, esto no resulta tan sencillo, ya que los departamentos de compras enfrentan ciertos retos, entre ellos se pueden mencionar:

• La falta de información por parte de los proveedores, por lo que los proveedores no saben que deben hacer específicamente provocando que existan errores en órdenes de compra de bienes o de prestación de servicios.

• En su contraparte los sesgos de información en los departamentos de procuraduría respecto a los proveedores cuando no existe ninguna referencia, ni conocimiento del nuevo proveedor, puede propiciar una mala elección de los proveedores, esto si el producto o los precios que ofrezcan no satisfagan los objetivos de la empresa.

• Las negociaciones casi inexistentes entre clientes y proveedores debido a la poca visibilidad de la competencia.

Estos retos mencionados anteriormente son causantes de ineficiencias en la estructura de costos de la empresa afectando directamente los márgenes de ganancia en una manera negativa. Cabe mencionar que los mismos son mucho más comunes cuando los departamentos de compras siguen realizando sus procesos manualmente y en especial si la empresa ya es mediana o grande debido al tráfico de clientes y proveedores.

En la actualidad para eliminar la mayor cantidad posible de los errores y asimetrías, las organizaciones y sus departamentos de mejoramiento continuo realizan gestiones perpetuas de búsqueda de la eficiencia en la gestión de sus procesos, mediante opciones de automatización de las actividades de compras.

Definitivamente, el uso de herramientas de software como servicio o como sus siglas en inglés ”Software as a Service” (SaaS) mediante softwares de procuraduría electrónica(e-Procurement) o de procesos de adquisición a pago (Procure to Pay) los cuales permiten realizar las funciones de órdenes de compra, reconciliación de facturas, cuentas por pagar, gestión de inventario entre otros beneficios.

Por ende, estos softwares traen consigo un ahorro, además de mayor transparencia en los procesos. La automatización del proceso de compras es un proceso que tiene gran cantidad de beneficios para las empresas compradoras, así como para sus proveedores.

Entre estos beneficios se puede mencionar un ahorro de tiempo, agilización y optimización de los procesos de compras. ya que se pueden automatizar pedidos cada cierto tiempo; que se compren lapiceros cada 6 meses y si se desea realizar algún cambio en la mayoría de las plataformas de e-Procurement es fácil de hacer.

También se tiene un mejor registro del gasto ya que existe un registro de facturación y órdenes de compra además de normalmente ser integrables con los sistemas de contabilidad, lo que permite analizar en tiempo real la evolución del gasto y como se alinea con el plan de gastos que se tiene; así como llevar la contabilidad de las tributaciones a hacienda en cada factura a tiempo real.

Por último, se puede mencionar como estos softwares Procure to Pay (P2P) ayudan a tener una mejor visibilidad en las opciones de proveedores; dónde en la plataforma se pueden observar no solo los precios, sino que también calificaciones y cometarios proporcionados por experiencias de otros compradores de la comunidad, lo que permite a la empresa eliminar las asimetrías en la información de los proveedores y así poder tomar una mejor decisión de una manera más completa.