¡Atención contribuyentes! Estos son los 10 principales cambios para la factura electrónica

Si usted es un trabajador independiente o un comerciante que emite recibos, debe tener en cuenta que, a partir de abril, se lanzará la nueva versión 4.4 de la factura electrónica.

Durante este mes, no será obligatoria y funcionará de forma paralela con el sistema 4.3 mientras se completa el período de transición.

Sin embargo, a partir del 1 de junio deberá utilizarse en la totalidad de las transacciones comerciales.

Para evitar inconvenientes o sanciones, se recomienda a las empresas y a los profesionales independientes buscar asesoría contable y adaptar sus sistemas a tiempo.

Se implementará un Recibo Electrónico de Pago que será obligatorio para facturar a instituciones del Estado o cuando se facture a crédito en un plazo de 90 días y servirá para respaldar las declaraciones del IVA.

Para dejar más claro este punto, se dará un ejemplo: un contador público realiza un servicio de asesoría al gobierno. En ese servicio factura ȼ10 millones, incluyendo un IVA de ȼ1,3 millones. Emite la factura con una venta a crédito, establece un plazo no mayor a 90 días y la envía al cliente. Una vez que el cliente realiza un abono o la cancelación total, en ese mes deberá emitir un Recibo Electrónico de Pago para notificar a la Administración Tributaria que ha recibido el dinero. Al recibir el pago, se genera la obligación de trasladar los ȼ1,3 millones del impuesto, explicó Germán Morales, socio de Grant Thornton.

Otro cambio es que se incorporará el SINPE Móvil como medio de pago, junto con el efectivo y la tarjeta y también, plataformas digitales como PayPal, esto deberá incluirse en el sistema de facturación.

Los comprobantes electrónicos tendrán un gran número de cambios, como por ejemplo, cambiará el encabezado, el detalle de la mercancía o del servicio prestado e incorporarán nuevos tipos de identificación del emisor, como las cédulas y el documento de identidad migratorio para extranjeros.

Esto abarca identificaciones para “extranjeros no domiciliados” y “no contribuyentes”, lo que amplía las opciones para facturar a diferentes tipos de clientes.

Además, será obligatorio incluir el proveedor del sistema y el código CAByS (Catálogo de Bienes y Servicios) de la actividad económica del receptor en el comprobante, aseguró Dunia Zamora, presidenta del Colegio de Contadores Públicos.

Tributación también añadió campos para transacciones que incluyan exoneraciones, como las aplicables a zonas francas, servicios complementarios para la exportación u órganos de corporaciones municipales y los comités de deportes.

Asimismo, en las transacciones que involucren vehículos, será necesario registrar el número VIN del bien.

Las facturas electrónicas también deberán detallar los descuentos aplicados en las transacciones, con opciones como “combo”, “descuento por regalía” y “descuento por volumen”.

Si las empresas tienen contratado un facturador en línea, no deberían incurrir en gastos adicionales, ya que el proveedor del servicio se encargará de actualizar el facturador, y el contribuyente solo deberá completar las opciones requeridas.

“Sin embargo, los contribuyentes medianos y grandes sí podrían incurrir en un gasto mayor de tiempo y recursos, ya que deberán gestionar los cambios a nivel interno en sus sistemas de gestión empresarial y contabilidad, coordinar con distintas áreas del negocio y conectar con el proveedor del sistema de comprobantes electrónicos”, agregó Morales.

Para cumplir con todas estas obligaciones, se habilitarán quioscos tributarios en el Colegio de Contadores Públicos en febrero y marzo de 2025, donde se ofrecerán capacitaciones.

Los detalles de estos cursos se anunciarán próximamente.

Los principales errores en los que podría incurrir el contribuyente son: emitir facturas días después de la transacción, no enviar los archivos XML de forma inmediata (lo que podría derivar en sanciones), o cometer errores al llenar la información de las facturas, explicó Kevin Monge, especialista senior de impuestos en RSM Costa Rica.

Si el contribuyente no cumple con estas obligaciones, deberá enfrentar sanciones que incluso podrían llegar hasta el cierre del negocio.