Reforma exige incluir un correo electrónico de notificaciones desde la constitución de sociedades mercantiles

El cinco de noviembre del dos mil veinticuatro, salió publicado el Decreto Legislativo N.0 10597-Ley para establecer el correo electrónico como medio de notificación para las sociedades mercantiles, mediante la cual se reforma el inciso diez del artículo dieciocho del Código de Comercio. Lo anterior con la finalidad de modificar lo que debe de contener la escritura constitutiva de toda sociedad mercantil, específicamente el inciso diez se refiere al domicilio de la sociedad, el cual nos indica que debemos consignar una dirección actual y cierta que se encuentre dentro de Costa Rica, donde se puedan recibir notificaciones, aquí la novedad es que se hace la inclusión de la obligatoriedad de brindar un correo electrónico, cito textualmente: “Adicionalmente, se deberá consignar una dirección electrónica a través de una cuenta de correo que garantice el recibido de la notificación en curso para recibir las notificaciones de las autoridades administrativas y jurisdiccionales.”.

Lo anterior es de suma importancia, ya que debe de cumplirse para todo tipo de sociedad mercantil, cuando algún usuario requiera la constitución de una sociedad anónima o sociedad de responsabilidad limitada-por citar las más comunes, deben contemplar la inclusión de un correo electrónico válido y al cual tengan fácil acceso, esto con la finalidad de poder consignarlo en la escritura de constitución-cláusula del domicilio y hacerle saber que dicho correo será el medio oficial de notificaciones administrativas y judiciales, junto con el domicilio físico.

El Decreto mencionado, también realiza la reforma del artículo veinte de la Ley de Notificaciones Judiciales, el cual nos indica el medio por el cual serán notificadas las personas jurídicas y se realiza la inclusión del siguiente párrafo: “Además, podrán notificarse en el domicilio contractual, en el domicilio social, real registrado, en caso de sociedades mercantiles, en la dirección electrónica que conste en el Registro Mercantil.”. Con lo mencionado, visualizamos la importancia de consignar un correo electrónico real, ya que en caso de que la sociedad mercantil se vea involucrada en un proceso judicial, realizarán las notificaciones al correo electrónico que se encuentre registrado en el Registro Mercantil. La reforma del artículo veinte de la Ley de Notificaciones Judiciales, también nos señala el caso de las personas jurídicas que poseen representación legal conjunta y para dicho caso mencionan que se dará por notificada con la comunicación dirigida a uno solo de los representantes, no es necesario notificar a ambos representantes legales y se realizará a la cuenta de correo electrónico señalada, siendo esta el correo de alguno de ellos.

El Registro Nacional cuenta con un plazo de seis meses, desde la entrada en vigencia, para poder implementar un proceso sencillo y sin costo, que permita a las sociedades mercantiles registrar su correo electrónico válido, para notificaciones administrativas y judiciales.

Pero ¿qué pasa con las sociedades constituidas anteriormente de esta reforma?, cuando finalicen los seis meses que tiene el Registro Nacional para la implementación, van a contar con un año de plazo, para solicitar la inscripción del correo electrónico válido. Dicha solicitud se encontrará exenta de pago de timbres y derechos registrales, impuestos o cargas.

Respecto a las sociedades que se constituyan posteriormente a la entrada en vigencia de esta ley, deben de incluir en su pacto constitutivo-cláusula del domicilio, el correo electrónico.

Cabe recalcar, que cuando el proceso de implementación y solicitudes de inscripción finalicen, el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional se encuentra facultado a no inscribir ningún documento relativo a la sociedad, si la misma no cuenta con una dirección de correo electrónico registrado, le asignarán el defecto respectivo.

Ana Elena Morales, Consultora Legal de Grant Thornton