Nombramientos de Junta Directiva, implicaciones y responsabilidad

De conformidad con el artículo ciento ochenta y siete del Código de Comercio de la República de Costa Rica, los negocios sociales de las sociedades anónimas, serán administrados y dirigidos por un Consejo de Administración o Junta Directiva, la legislación nos indica que deberá de ser conformada por un mínimo de tres miembros, los cuales pueden ser socios o no de dicha sociedad, los cargos que son imprescindibles son Presidente, Secretario y Tesorero, sin embargo, si nuestro giro de negocio lo requiere podemos nombrar más cargos y designarles distintas responsabilidades a cada uno.

Al momento de tomar la decisión de que personas nombrar en dichos cargos, es importante tomar en cuenta qué funciones y responsabilidades tiene cada uno de ellos, ya que la misma legislación me indica ciertas obligaciones que tendrán, durante esta lectura vamos a ir mencionando algunas de las responsabilidades que tiene cada cargo.

En el artículo ciento ochenta y dos de nuestro Código de Comercio, podemos ver como la legislación de forma expresa indica que el Presidente de la Junta Directiva ostentará la representación judicial y extrajudicial de la sociedad, sin embargo, si así lo dispone los estatutos sociales, pueden otorgarle dicha representación a otros miembros de la Junta Directiva. Asimismo, el Presidente deberá de tener total disponibilidad para presidir las asambleas ordinarias y extraordinarias de la Junta Directiva y en caso de su ausencia lo hará el Secretario, o bien será sustituido por quien designen los socios, utilizando la conocida figura del “Presidente ad-hoc” o “Secretario ad-hoc”.

En cuanto a la figura del Secretario, podemos ver como la legislación costarricense lo nombra como el depositario de los libros legales de la sociedad anónima, siendo la única excepción a esta norma, que en los estatutos sociales se designe de forma clara y expresa a otro personero para dicha función. Es recomendable, nombrar en dicho cargo a una persona sumamente responsable y ordenada, que cuente con toda la confianza de los miembros de la Junta Directiva y socios, ya que muchas veces no cumplimos con lo estipulado en la norma y caemos en la negligencia de no conocer donde se encuentran los libros legales de la sociedad, siendo lo correcto que se encuentren bajo la custodia del Secretario o del personero designado en los estatutos.

Respecto al Tesorero, podemos mencionar que el Código de Comercio, lo designa como el depositario de los libros contables y de registro de obligaciones de la sociedad. Importante recalcar que todas las sociedades deben de tener los libros contables, con la finalidad de llevar el orden requerido y con ello poder tener registro de todos los movimientos contables que tenga la sociedad, esto sin importar que sea una sociedad activa o inactiva.

Podemos llegar a la conclusión, de que es de suma importancia evaluar a que personas voy a nombrar como miembros de la Junta Directiva, ya que cada uno deberá de cumplir un rol importante dentro de la sociedad y conllevará una responsabilidad frente a la misma, responsabilidad que se extinguirá solo en los casos indicados en el artículo ciento noventa y uno del Código de Comercio, los cuales aquí se detallan: “a) Por la aprobación del balance respecto de las operaciones explícitamente contenidas en el mismo o en sus anexos, salvo que esa aprobación se hubiere dado en virtud de datos no verídicos o con reservas expresas sobre el particular o se hubiere acordado ejercer la acción de responsabilidad; b) Por la aprobación de la gestión, o por renuncia expresa acordada por la asamblea general; yc) Cuando los consejeros hubieren procedido en cumplimiento de acuerdos de la asamblea general, que no fueren notoriamente ilegales.”.

Importante no caer en malas prácticas, no se trata solamente de nombrar a personas en la Junta Directiva solo para cumplir con los cargos mínimos, si no que estamos en la obligación de realizar un análisis previo, con la finalidad de poder concluir cual persona es la más indicada para cada cargo.

Elena Morales

Consultora Legal de Grant Thornton