Controles principales en los procesos de consolidación y combinación de estados financieros

Ante el crecimiento económico de los últimos años, los negocios han tendido a convertirse en grupos que constantemente toman decisiones en función de nuevas inversiones y un crecimiento que garantice mantenerse en el mercado generando fuertes ganancias. Sin embargo, lo rápido de estas decisiones pueden dejar atrás temas clave de controles que, en adelante, le ofrezcan a los accionistas y otros usuarios de estados financieros, la información financiera oportuna que les permita una toma de decisiones basada en esta información.

En un entorno cada vez más regulado y con mercados que exigen transparencia, los controles internos se convierten en un pilar fundamental para prevenir errores, fraudes y riesgos de información financiera incorrecta. Si bien los controles permiten presentar una visión clara, transparente y unificada de la situación financiera y los resultados del grupo, dependen de una correcta ejecución y para ellos estos controles deben ser sólidos.

Al consolidar o combinar información financiera, es primordial controlar los saldos y transacciones que ocurren entre las entidades que componen ese consolidado o combinado, ya que se debe mitigar cualquier riesgo de duplicar cifras que ocurrieron a nivel del grupo. Es muy posible que existan altos volúmenes de datos, ajustes contables complejos y criterios de normativa específicos que generen ciertas dificultades en el proceso y que se requiera tener un conocimiento contable apropiado para realizar estas eliminaciones.

A lo anterior, podemos aunarle los requerimientos fiscales de cumplimiento obligatorio en los diferentes países, en función de los precios de transferencia, lo que llevaría a realizar el diseño de los controles internos para la consolidación y combinación de información financiera con los especialistas adecuados en el campo fiscal.

Las ideas generales permiten visualizar los controles clave del proceso de consolidación y combinación financiera, enlistados a continuación:

• Políticas contables homogéneas: Lo cual conlleva a convertir la información financiera separada de los componentes que difieran de las políticas contables de la matriz y/o grupo a consolidar y combinar. Un ejemplo de políticas contables que difieren es cuando el grupo posee una entidad que arrienda los terrenos y edificios al resto de las entidades del grupo para que operen. La arrendadora reconoce como propiedades de inversión estos terrenos y edificios, mientras que las arrendatarias lo registrarían como gastos o derechos de uso, según lo que les aplique la normativa. Al consolidar y/o combinar la información financiera, el grupo como un ente, estaría utilizando los activos en la producción y suministro de bienes y servicios, por lo que debería tratarlo contablemente como propiedad, planta y equipo.

• Calendario y cierre contable coordinado: A nivel administrativo deben establecerse canales de comunicación que especifiquen estas fechas con suficiente anticipación. Debe haber controles asociados al monitoreo del cumplimiento de estas fechas, sin mencionar controles a nivel general del computador que impidan nuevos registros de transacciones ocurridas después de las fechas pactadas.

• Revisión de saldos y transacciones entre entidades del mismo grupo: esto es vital en los procesos de consolidación y combinación, pues es el control clave por excelencia que permite depurar la información financiera neta del grupo. Se recomienda al menos una vez al mes, realizar conciliaciones de estos saldos y transacciones entre las partes involucradas, permitiendo dar un seguimiento con la frecuencia suficiente para identificar cualquier incorrección con prontitud. Se debe ser muy crítico en la determinación de estos saldos y transacciones. Los saldos serían fácilmente identificables en el balance de comprobación si se mantienen adecuadamente separados, sin embargo, las transacciones podrían ser olvidadas en el proceso. Ejemplos de transacciones serían: los intereses generados en documentos por cobrar o por pagar entre las entidades, ventas y compras de activos, utilidades generadas en la venta de productos, entre otros.

• Controles de sistemas de información automatizados y tecnología: siempre es recomendable en grupos económicos, debido a que en su mayoría reflejan grandes volúmenes de transacciones y negocios, que se invierta en sistemas de información automatizados que al menos, les permitan agrupar adecuadamente la información financiera de las transacciones ocurridas entre entidades del grupo a consolidar. Con ello, el personal contable competente realizaría los registros de eliminaciones de una forma más sencilla. Ahora bien, no se descarta que existan sistemas automatizados que realicen el proceso de consolidación y combinación completamente, reduciendo así los riesgos de manipulación de la información o errores humanos, siempre recomendando que generen un detalle apropiado para ser revisado por el usuario interno que lo necesite.

• Revisión y supervisión independiente: Nunca está de más contar con equipos de auditoría interna o externa que pueda validar y verificar que la información financiera consolidada o combinada cumpla razonablemente con los marcos normativos requeridos, así como brindar retroalimentación en los procesos de control que actualmente maneja el grupo para la producción de la información financiera.

• Capacitación continua del personal: Como todo proceso es importante, mantener al día en normativas y mejoras prácticas, al personal involucrado en el proceso de consolidación o combinación de información financiera del grupo. Un equipo capacitado es la mejor garantía de control.

Son incontables los beneficios de contar con controles apropiados en la determinación de la información financiera consolidada o combinada. Entre ellos, una mayor confiabilidad y transparencia en los reportes, facilitar la toma de decisiones estratégicas con información precisa, reforzar la confianza de los accionistas y acreedores, reducir la probabilidad de sanciones legales o conflictos regulatorios y contribuir a una cultura de control interno dentro del grupo empresarial.

En tiempos donde la confianza es uno de los activos más valiosos para cualquier empresa, los controles en la consolidación y combinación de información financiera se convierten en un elemento estratégico y diferenciador frente al mercado. La consolidación y combinación de estados financieros van más allá de una obligación contable, pues son un ejercicio de responsabilidad y transparencia corporativa. La confianza en las empresas se construye con información financiera clara y transparente. Los controles apropiados en la consolidación y combinación de estados financieros son la clave para lograrlo.

Dafne Ramírez, Gerente de Auditoría de Grant Thornton