ACE: un paso correcto hacia una gestión societaria más simple y digital

La nueva plataforma del Registro Nacional, denominada Autogestión de Correos Electrónicos, por sus siglas “ACE”, reduce costos y tramitología, sin embargo, su éxito estará en la accesibilidad, la seguridad y por supuesto una adecuada cultura de cumplimiento.

La puesta en funcionamiento del Sistema de Autogestión de Correos Electrónicos, representa un avance en la simplicidad de trámites para los representantes legales de las sociedades mercantiles, dicha plataforma entró en funcionamiento desde el día 20 de setiembre de 2026. Los representantes legales de sociedades mercantiles, que cuenten con firma digital, pueden registrar, modificar o bien rectificar el correo electrónico oficial de la sociedad, mediante la plataforma mencionada. Lo anterior, tratándose de una reforma práctica que acerca al Registro Nacional a una administración más ágil, accesible y coherente con la realidad digital nacional.

La obligación de contar con una dirección electrónica para recibir notificaciones administrativas y judiciales persigue un fin legítimo: facilitar la comunicación oficial y dar mayor certeza a las relaciones jurídicas. Sin embargo, el mecanismo inicialmente previsto exigía a las sociedades recurrir a escritura pública o protocolización de acta para añadir el correo electrónico. Esa carga formal generó costos, presión sobre los servicios notariales y una fuerte acumulación de documentos en el Registro de Personas Jurídicas.

ACE corrige buena parte dicha problemática, ya que el sistema permite que directamente el representante legal seleccione la sociedad, indique el correo y firme una declaración jurada electrónica. La actualización se incorpora a la publicidad registral y el servicio está disponible las veinticuatro horas, todos los días del año. Además, las gestiones realizadas por esta vía están exentas de timbres, tasas, impuestos, derechos registrales y publicación de edicto hasta el 3 de diciembre de 2027. En términos de eficiencia, la mejora es evidente: menos desplazamientos, menos intermediación y menor costo de cumplimiento.

Sin embargo, el acceso a ACE exige que la gestión sea realizada por una persona que conste como representante legal inscrito y vigente y que el mismo cuente con firma digital certificada. Para muchas sociedades mercantiles será sencillo cumplir con los requisitos indicado, pero sociedades inactivas, pequeñas empresas, representantes en el extranjero o estructuras con datos desactualizados, puede convertirse en una barrera real. Por ello la posibilidad de acudir a la vía notarial tradicional debe mantenerse como alternativa, no como castigo para quien no pueda utilizar el canal digital.

Es importante recordar que el correo electrónico inscrito no es un dato meramente administrativo. Será un canal oficial para comunicaciones que pueden producir consecuencias jurídicas. Por ello, cada sociedad debería utilizar una cuenta institucional, y no una dirección personal o temporal, es recomendable definir responsables de revisión, activar autenticación multifactor, conservar respaldos y establecer un protocolo para actualizarla cuando cambie la administración. La simplificación del trámite debe ir acompañada de una gestión responsable del buzón.

Las sociedades mercantiles que aún no hayan registrado su correo disponen, según la regulación vigente, cuentan con plazo hasta el 3 de diciembre de 2027 para cumplir. A partir del día siguiente, el Registro de Personas Jurídicas no inscribirá documentos relacionados con las sociedades incumplidoras. Este período no debería verse como una invitación a esperar, sino como una oportunidad para ordenar la representación legal, obtener la firma digital cuando corresponda y elegir cuidadosamente el correo electrónico que quedará expuesto en la publicidad registral.

Cabe recalcar que para las personas que figuran en múltiples sociedades como representantes legales, la plataforma desplegará el listado total en los que se encuentra nombrado y el representante elegirá cuál de ellas desea actualizar e incorporar el correo electrónico.

Uno de los mecanismos de seguridad más sobresalientes es que no hay personas de por medio, ya que la gestión la realiza directamente el representante legal en el sistema ACE y directamente queda el registro, no hay intervención calificadora por parte de los registradores. En consecuencia, el representante legal deberá de verificar que el correo electrónico que esté registrando sea el correcto y se encuentre escrito como corresponde.

Asimismo, veo importante aclarar que solo se puede registrar una dirección electrónica por sociedad, ya que lo que se busca es unificar las notificaciones por lo que una misma sociedad no puede tener varias direcciones. Sin embargo, si se tienen varias sociedades mercantiles por actualizar y en todas se quiere una dirección electrónica distinta se puede realizar, pero es importante tener acceso directo e implementar un manejo de los buzones para no perder ninguna notificación.

Podemos ver el sistema ACE como una implementación con un objetivo claro: un cumplimiento obligatorio, accesible y demuestra que la seguridad jurídica no tiene por qué confundirse con tramitología extensa y engorrosa. El siguiente paso debe ser asegurar una plataforma estable, asistencia clara para las personas usuarias y campañas de información que alcancen a quienes todavía desconocen la obligación.

La verdadera medida del éxito no será cuántos trámites migren al entorno digital, sino si las sociedades reciben oportunamente sus notificaciones y pueden cumplir sin cargas innecesarias. Si ACE logra combinar facilidad de uso, seguridad y acompañamiento, Costa Rica habrá dado un paso concreto hacia un Registro más moderno y un entorno empresarial más confiable.