Reduzca sus gastos corporativos
Redacción La República redaccion@larepublica.net | Viernes 25 junio, 2010
Reduzca sus gastos corporativos
Signature ofrece la opción de generar facturas electrónicas y así reducir los egresos de las empresas
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?
Acceso a la información y reducción de costos, se puede hacer llegar a los clientes su factura segundos después de haber sido generada. También se puede almacenar, consultar y reenviar con facilidad pues es un portal electrónico con múltiples alternativas de acceso, distribución y búsqueda, a la vez que genera ahorro de dinero.
¿Cómo cambiar la cultura acostumbrada a acumular facturas?
Simplemente mostrando los beneficios de un modelo electrónico. Años atrás las empresas estaban acostumbradas a acumular cartas, memos, faxes, y se percibía como algo normal y difícil de cambiar. Ahora nadie puede imaginar cómo sería su trabajo sin el uso del correo electrónico, las computadoras e Internet.
¿Cómo se entregan las facturas electrónicas?
Puede ser por un medio tan sencillo y popular como el correo electrónico, a partir de ahí podemos pensar en cualquier otra forma para el intercambio electrónico de documentos como EDI, FTP, Web Services, o un portal web. Inclusive si fuese necesario puede ser impresa para entregársela a un cliente que no tiene acceso a un medio tecnológico.
¿Cómo asegurarse de que a todos los clientes les llegará la factura electrónica?
Hay múltiples mecanismos para garantizar su recibo. Además mediante el sistema los clientes podrán aceptar o rechazar la factura que reciben de acuerdo con su contenido. Los principios de la dinámica son los mismos, solo que electrónicos en lugar de manuales.
¿Se puede tener archivo de todas las facturas sin saturar el sistema?
Sí. Las facturas son generadas en un formato muy liviano llamado XML. Esto permite tener millones de facturas electrónicas almacenadas sin peligro de saturar algún sistema. La empresa ofrece la solución completa, incluyendo la infraestructura, respaldos y el almacenamiento de los documentos. Esto garantizando el acceso a la información y despreocupando a nuestros clientes de una posible saturación del sistema o pérdida de información.
¿Por qué debería una empresa optar por este servicio?
Para poder realizar sus labores diarias de una forma más eficiente, antes se debía generar una factura, imprimir original y varias copias, enviar una con un mensajero, que las otras tres pasen por varias personas de la organización, clasificarlas, almacenarlas varios años y en muchos casos cuando ocupamos buscarlas nunca las encontramos. Esto comparado con generarlas electrónicamente, enviarlas por dicho medio, que queden almacenadas en un portal electrónico los años necesarios y buscarlas directo desde su computadora.
¿Qué pasa si un cliente pierde su factura digital? ¿Puede hacer algún reclamo en base al archivo que tiene la empresa?
Sí. Es la ventaja de la facturación electrónica. Si yo como cliente la pierdo le puedo solicitar a mi proveedor que me la envíe de nuevo. Inclusive en muchos casos las empresas les permiten a los clientes bajar de un sitio web sus facturas las veces que sea necesario.
Sofía Ramírez
sramirez@larepublica.net
Signature ofrece la opción de generar facturas electrónicas y así reducir los egresos de las empresas
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?Acceso a la información y reducción de costos, se puede hacer llegar a los clientes su factura segundos después de haber sido generada. También se puede almacenar, consultar y reenviar con facilidad pues es un portal electrónico con múltiples alternativas de acceso, distribución y búsqueda, a la vez que genera ahorro de dinero.
¿Cómo cambiar la cultura acostumbrada a acumular facturas?
Simplemente mostrando los beneficios de un modelo electrónico. Años atrás las empresas estaban acostumbradas a acumular cartas, memos, faxes, y se percibía como algo normal y difícil de cambiar. Ahora nadie puede imaginar cómo sería su trabajo sin el uso del correo electrónico, las computadoras e Internet.
¿Cómo se entregan las facturas electrónicas?
Puede ser por un medio tan sencillo y popular como el correo electrónico, a partir de ahí podemos pensar en cualquier otra forma para el intercambio electrónico de documentos como EDI, FTP, Web Services, o un portal web. Inclusive si fuese necesario puede ser impresa para entregársela a un cliente que no tiene acceso a un medio tecnológico.
¿Cómo asegurarse de que a todos los clientes les llegará la factura electrónica?
Hay múltiples mecanismos para garantizar su recibo. Además mediante el sistema los clientes podrán aceptar o rechazar la factura que reciben de acuerdo con su contenido. Los principios de la dinámica son los mismos, solo que electrónicos en lugar de manuales.
¿Se puede tener archivo de todas las facturas sin saturar el sistema?Sí. Las facturas son generadas en un formato muy liviano llamado XML. Esto permite tener millones de facturas electrónicas almacenadas sin peligro de saturar algún sistema. La empresa ofrece la solución completa, incluyendo la infraestructura, respaldos y el almacenamiento de los documentos. Esto garantizando el acceso a la información y despreocupando a nuestros clientes de una posible saturación del sistema o pérdida de información.
¿Por qué debería una empresa optar por este servicio?
Para poder realizar sus labores diarias de una forma más eficiente, antes se debía generar una factura, imprimir original y varias copias, enviar una con un mensajero, que las otras tres pasen por varias personas de la organización, clasificarlas, almacenarlas varios años y en muchos casos cuando ocupamos buscarlas nunca las encontramos. Esto comparado con generarlas electrónicamente, enviarlas por dicho medio, que queden almacenadas en un portal electrónico los años necesarios y buscarlas directo desde su computadora.
¿Qué pasa si un cliente pierde su factura digital? ¿Puede hacer algún reclamo en base al archivo que tiene la empresa?
Sí. Es la ventaja de la facturación electrónica. Si yo como cliente la pierdo le puedo solicitar a mi proveedor que me la envíe de nuevo. Inclusive en muchos casos las empresas les permiten a los clientes bajar de un sitio web sus facturas las veces que sea necesario.
Sofía Ramírez
sramirez@larepublica.net