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Oficinas virtuales

Si le faltan herramientas para trabajar desde casa o aún no ha invertido en instalaciones para su empresa, las oficinas virtuales pueden ser la solución

Melissa González
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Los profesionales que han decidido lanzarse al agua con un negocio propio, pero no cuentan con los recursos para invertir en alquiler o compra de instalaciones, contratar personal y otros servicios necesarios, tienen un nuevo aliado: las oficinas virtuales.
Este término tiene como principal ventaja proveer múltiples servicios a una pequeña o mediana empresa para desempeñar apropiadamente el negocio.
Por medio de herramientas tecnológicas y personal calificado, los empresarios pueden confiar desde detalles mínimos hasta aspectos más amplios.
Este servicio ha crecido en Costa Rica, por los múltiples servicios que ofrece para mantener a una compañía conectada con sus clientes.
Con una oficina virtual los empresarios pueden elegir planes que van desde los más simples, como el manejo de llamadas, hasta planes más complejos que abarcan incluso el desarrollo del sitio web.
Esta modalidad es utilizada por personas que se desempeñan en diferentes áreas como abogados, arquitectos, médicos, gente que viaja mucho y no quiere desatender el negocio.
En Costa Rica la empresa TopOffice cuenta con varios planes, desde proveer una línea de teléfono exclusiva o una dirección para recibir el correo, hasta prestación de instalaciones para reuniones.
“Una oficina virtual le permite a cualquier individuo o compañía tener una presencia física en casi cualquier país del mundo, pero sin los altos costos de organización, uno solamente paga por los servicios que utiliza”, expresó Martin Eggeling, propietario de TopOffice.
Los recursos con que esta compañía cuenta para brindar este servicio son instalaciones equipadas, software para manejar centenas de llamadas y personal bilingüe, entre otros.
La inversión de un cliente puede ser de aproximadamente $50 mensuales para el manejo de llamadas o llegar a los $200 para obtener un paquete corporativo completo, comentó Eggeling.
“Los beneficios para los clientes son reducir los gastos administrativos considerablemente, sin pago de alquiler, de recepcionista, de planilla ni de servicios públicos, agua, luz, entre otros”, comentó.
Otra empresa que ha decidido incursionar en este negocio es B&B Diseños S.A. que ofrece desde diseño web y gráfico hasta retransmisión de mensajes por correo electrónico, entre otros.


Opciones

Las oficinas virtuales son oficinas integrales que prestan servicios secretariales, asistenciales y de comunicación a empresarios, profesionales, teletrabajadores y prestadores de servicios, pero de forma externa.

Los paquetes que se ofrecen para contar con una oficina virtual van desde los más básicos hasta otros más complejos:

• Dirección física y para recepción de correo en Costa Rica, para sus tarjetas de presentación, brochures, anuncios, reuniones, correspondencia, su dirección, entre otros.

• Línea telefónica exclusiva
• Línea de fax exclusiva
• Secretarias multilingües
• Manejo de agenda
• Oficinas ejecutivas, equipadas con computadoras, teléfono e Internet están a su disposición para reuniones con sus clientes.
• Sala de conferencia
• Servicio de mensajería


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