Manejando de forma efectiva los procesos de implementación de sistemas informáticos

Un reto actual para las administraciones de las compañías es contar con sistemas informáticos ágiles que brinden información oportuna para la toma de decisiones tanto en el área operativa como financiera. El mercado ofrece a las compañías una serie de sistemas contables que deben ser analizados de forma minuciosa para elegir el que se adapte mejor a las necesidades del negocio, tanto en complejidad, módulos que ofrece, automatización, costos de licenciamiento, entre otros. Por esta razón es que observamos constantes cambios en los sistemas o bien procesos de actualización de versiones que de no ser tratados de forma adecuada generan a las organizaciones más problemas que beneficios.

Entendiendo lo anterior, es necesario tener claro cuáles son las razones por las que requerimos realizar un cambio de sistema, por ejemplo, se requiere contar con mejores herramientas de reportes, o bien se quiere tener un sistema que ofrezca mayor cantidad de módulos contables que sean integrados entre sí y con la contabilidad, entre otros. Con este entendimiento empieza la búsqueda de proveedores y tomando en cuenta temas de presupuesto y otros aspectos se hace la elección respectiva. Sin embargo, acá no termina la tarea, más bien inicia el proceso de la implementación, en donde es importante entre otras cosas:

- Definición de fechas de inicio – Si bien el cambio puede realizarse en cualquier momento del año, se recomienda hacerlo al comienzo de un nuevo año, o a mitad de este

- Definición de personal a cargo del proceso – En función de la complejidad del cambio, es recomendable tener un equipo de “implementación” que se encargue de ser el “puente” entre el sistema y las diferentes áreas dentro de la organización. Este equipo estará dedicado al proceso de levantamiento de saldos, requerimientos de las áreas y comunicación de problemas y seguimiento de resolución con el proveedor del sistema

- Evaluación de proceso “piloto” – Se puede implementar un sistema parcial en forma de estudio piloto, eso garantizaría que en caso de algún problema en el nuevo sistema las operaciones sigan su curso normal y la información financiera no presente ningún contratiempo. Además, contar con un proceso piloto, ayuda a verificar que la información generada del nuevo sistema esté alineada con las regulaciones y normas vigentes, así como garantizar que los cambios sean controlados, rastreables, efectivos y no comprometan la integridad de la información financiera

- Documentación de implementación– Es muy importante que las compañías dejen como parte del proceso de implementación, información financiera del sistema saliente que sirva de base para revisión de levantamiento de saldos, por ejemplo, que se genere un auxiliar de cuentas por cobrar por factura de clientes que sirva para validar la información que se carga al nuevo módulo, o en caso de cambio de catálogo contable, que se documente de forma adecuada la homologación o mapeo de cuentas de sistema saliente y el nuevo sistema.

El realizar el proceso de forma adecuada, oportuna y contar con el soporte documental apropiado ayudará a las compañías a no retrasar procesos claves como elaboración de estados financieros, procesos de cobro, pago a proveedores, entre otros; así como no perder información histórica de sus transacciones y poder dar trazabilidad de estas.

Si bien el cambio de sistemas contables o actualización de estos puede ser un proceso un poco largo y complejo, el realizarlo de forma adecuada y con el tiempo suficiente garantizará a las organizaciones cumplir con el objetivo inicial planteado de tener información oportuna, clara y adecuada para la toma de decisiones.

Raquel Blanco, Socia de Auditoría de Grant Thornton