Gestión de uso de vehículos empresariales: Documentación y justificación para deducción de gastos

Durante el transcurso del ejercicio fiscal, es esencial considerar varios aspectos relacionados con los gastos vinculantes para efectos del impuesto sobre la renta derivados de los vehículos, su mantenimiento y el consumo de combustible; esto es especialmente relevante en el contexto de vehículos que se utilizan tanto para actividades empresariales como para el uso discrecional de los empleados. Al finalizar el período fiscal, dichos gastos podrían clasificarse como deducibles o no deducibles en la declaración del Impuesto sobre la Renta, conforme a la normativa vigente y el respaldo documental que se posea de estos gastos.

Inicialmente, se debe considerar que, según el artículo 8 de la LISR, para que un gasto sea considerado deducible a efectos fiscales, debe cumplir con ciertos requisitos; es necesario que los gastos sean útiles, necesarios y pertinentes para la generación de ingresos, que se hayan cumplido las obligaciones de retención y pago de impuestos asociados, y que se cuente con los comprobantes de respaldo debidamente autorizados por la Administración Tributaria; adicionalmente a estos requisitos se deben considerar otras implicaciones específicas de acuerdo con la naturaleza del gasto y las operaciones de la entidad.

Entonces ¿qué consideraciones aplican a los vehículos utilizados exclusivamente en las operaciones de la entidad?

Para que los gastos asociados a los vehículos utilizados en las operaciones de la empresa, que incluye, pero no se limita a, gastos como el pago del marchamo, reparaciones, mantenimiento, y consumo de combustible; sean considerados gastos deducibles, es indispensable que su uso este directamente vinculado con la generación de ingresos para la empresa; por lo tanto, la conexión con las operaciones de la entidad es un factor determinante para la deducibilidad de los gastos asociados con los vehículos.

Se recomienda mantener registros detallados del uso de los vehículos y sus gastos, asegurando que estos sean proporcionales a los ingresos y estén alineados con la naturaleza de las operaciones de la sociedad, esto implica que los desembolsos deben corresponder y ser justificados por las actividades que la organización realiza para cumplir con sus objetivos.

¿Pero qué pasa con los gastos de los vehículos utilizados tanto en las operaciones de la entidad, como de forma discrecional por los colaboradores?

Cuando el uso de los vehículos se extiende más allá de las operaciones regulares de la empresa, entran en el ámbito del uso discrecional; el RLISR indica que los beneficios otorgados por el empleador al colaborador, como la asignación de un vehículo para uso particular, cuotas para combustible y otros beneficios similares, constituyen salario en especie; por lo tanto, están sujetos a retención en la fuente del impuesto al salario.

En el caso de que la entidad no reporte estos beneficios como parte del salario y no cumpla con las obligaciones fiscales correspondientes, solo podrá deducir la parte proporcional del gasto que esté estrictamente relacionada con la generación de rentas gravables; de manera que, debe contar con una documentación precisa que demuestre la cuantía del gasto correspondiente al uso de los vehículos para fines empresariales mediante una bitácora que incluya el vehículo utilizado, detalles de viaje como fecha y hora de inicio y fin del viaje, kilometraje al inicio y al final del viaje y distancia total recorrida, descripción del motivo del viaje y su relación con las actividades empresariales; así como, los gastos relacionados de combustible, peajes y estacionamiento, permitiendo segmentar el gasto en deducible y no deducible según las actividades detalladas en este registro.

La importancia de estos registros detallados radica en su capacidad para demostrar que parte del gasto asociado a los vehículos está destinado a actividades empresariales; por lo que, ante falta de documentación adecuada puede resultar en el rechazo de la deducción del gasto en su totalidad.

En conclusión, para los vehículos utilizados exclusivamente en actividades de la entidad, se recomienda mantener registros de control precisos, así como pruebas documentales de la necesidad y utilidad del vehículo en actividades empresariales.

Por otro lado, cuando el uso se extiende a diligencias personales de los colaboradores, se debe considerar como un beneficio al empleado que forma parte de su salario y cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes. En caso de que, la entidad no reporte como parte del salario el uso discrecional del vehículo, este se considera un gasto no deducible.

Es importante tener en cuenta que los aspectos mencionados anteriormente no eximen a la sociedad de otros requisitos fundamentales, como contar con las respectivas facturas electrónicas conforme a las normativas vigentes. Además, en el caso de la adquisición de vehículos mediante contratos de arrendamiento es imprescindible que la sociedad aplique el tratamiento fiscal y contable adecuado.

Reychell Rojas

Consultora de Impuestos de Grant Thornton