Evite Incumplimientos con PROCOMER - Aspectos Relevantes del Informe Anual de Operaciones

Nazaret Romero

Consultora de Impuestos

Grant Thornton

Las Zonas Francas se han convertido en un modelo productivo rentable para Costa Rica y cada año son más las empresas que se acogen a este régimen especial. De acuerdo con el análisis más reciente del balance de Zonas Francas realizado por la Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER) para el año 2020, en el periodo 2016-2020 el crecimiento de empresas en el régimen fue de un 5% y a la fecha existen más de 600 empresas.

Por los beneficios y exoneraciones que tienen las empresas incorporadas al Régimen de Zonas Francas (RFZ), sumado a los compromisos adquiridos por estas compañías con el Gobierno de Costa Rica, se vuelve fundamental la implementación de mecanismos de control. Este rol de control recae sobre PROCOMER en primera instancia, así como en el Ministerio de Hacienda a través de sus diferentes Direcciones. Uno de esos elementos clave de control es el Informe Anual de Operaciones (IAO), el cual es una obligación formal requerida por PROCOMER y que toda empresa que opere bajo el RZF debe cumplir.

El Reglamento de la Ley del Régimen de Zonas Francas establece que el IAO se debe presentar dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación del periodo fiscal ordinario o del especial que hubiese autorizado el Ministerio de Hacienda, mediante la plataforma SIAN (Sistema de Informes Anuales) de PROCOMER, la cual fue creada específicamente para este fin. En este informe se recopila información contable y financiera que permite un mejor control de las obligaciones básicas de las empresas para poder seguir operando en el régimen, como puede ser el cumplimiento con el nivel de empleo y con el nivel de inversión acordado.

La información contenida en el Informe Anual de Operaciones debe ajustarse a lo dispuesto en los Acuerdos Ejecutivos de Otorgamiento de cada una de las empresas de Zona Franca, y en caso de que no se cumplan, las beneficiarias se exponen a procedimientos administrativos que podría generar la aplicación de sanciones, así como la revocatoria parcial o total de los beneficios del régimen.

La preparación adecuada de las operaciones, así como apegarse a las buenas prácticas en materia contable, permite mayor agilidad en la elaboración de los Informes Anuales de Operaciones. Por ejemplo, resulta importante en el Estados de Resultados la diferenciación de los ingresos que se generan dentro y fuera del régimen, ya que es uno de los puntos necesarios para completar el IAO. En el caso de los activos fijos, deben darse los atributos correspondientes para determinar si los mismos están dentro o fuera de la inversión, contar con el respaldo documental correspondiente y con auxiliares contables cumplan con lo dispuesto en el Manual de Auditorías elaborado por PROCOMER.

Otro punto importante que debe tomarse en cuenta es que la información de los Informes Anuales se enlaza con el ejercicio de las auditorías que realiza PROCOMER periódicamente, donde se valida el cumplimiento idóneo de la información reportada en estos informes incluyendo la documentación soporte correspondiente, la cual podría ser solicitada en estos procesos de control.

La elaboración de los Informes Anuales de Operaciones implica el uso de recursos por parte de las empresas, debido a que la información reportada tiene que conciliar estrictamente con su información financiera, e incluso con la información tributaria reportada en la Declaración Jurada del Impuesto sobre la Renta. Es por ello que se recomienda la aplicación de medidas de control preventivas durante todo el periodo, de forma que se facilite la generación de la reportería necesaria para la elaboración del informe, al igual que la preparación de la documentación soporte. En este ejercicio resulta clave un adecuado cierre del periodo fiscal, procurando que la información suministrada sea la definitiva y de esa forma mitigar futuros inconvenientes frente a auditorías o revisiones de cumplimiento.