Deficiencias de control asociadas con “Registros auxiliares”

Cuando se realiza una auditoria financiera se suele acompañar el informe de estados financieros con una carta dirigida a la gerencia donde se mencionan las deficiencias que fueron identificadas a través del trabajo realizado, si bien no se emite una opinión alguna sobre el diseño, implementación o efectividad operativa del control interno de las compañías, la auditoria si es responsables de comunicar a la administración y a la junta directiva de cualquier deficiencia de control identificada durante el proceso de revisión, de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA ) por ejemplo NIA 260 Comunicación con los responsables del gobierno de la entidad y la NIA 265 Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables del gobierno y a la dirección de la entidad.

Según la NIA 265 se puede estar ante una deficiencia de control cuando:

(i) un control está diseñado, se implementa u opera de forma que no sirve para prevenir, o detectar y corregir incorrecciones en los estados financieros oportunamente; o

(ii) no existe un control necesario para prevenir, o detectar y corregir, oportunamente, incorrecciones en los estados financieros.

Existen prácticas de control que pueden ayudar a prevenir o bien corregir deficiencias, no solo para efectos de una auditoria, sino con el fin de mejorar el sistema control interno., Para ello, a continuación, se mencionarán algunas deficiencias comúnmente identificadas en los procesos de auditoría y que están asociadas a registros auxiliares inadecuados, se indicará su impacto contable y posibles recomendaciones para subsanar las deficiencias.

• Falta de auxiliares contables -

Un registro auxiliar es un conjunto de datos que debe proporcionar información como: saldo por cliente o proveedor, naturaleza del saldo, documento soporte, moneda de origen, moneda de registro, entre otros. Este no es un detalle de registros de asientos de diario, con el comportamiento histórico de débitos y créditos en las cuentas.

Mantener un registro auxiliar con la información básica necesaria y que este actualizada puede beneficiar a la compañía a tener mayor control y, por ejemplo, poder dar seguimiento oportuno a los saldos con mayor antigüedad o próximos a vencer en cuentas por cobrar o en cuenta por pagar. En el caso de inventarios le permitiría identificar comportamiento del disponible, así como su rotación y antigüedad, otras cuentas de balance en las que pueden contar con un auxiliar son los depósitos en garantía, anticipos recibidos de clientes, anticipos dados a proveedores, gastos acumulados entre otros.

Contar con auxiliares contables podrá reducir la posibilidad de errores en el registro, así como trazabilidad oportuna y más fiel de los saldos e incluso que se puedan mitigar la posibilidad de que se generen incobrables, intereses en obligaciones pendientes de pago o la omisión de posibles deterioros en cuentas, entre otros beneficios.

• Auxiliares contables que incluyen saldos contrarios a su naturaleza

En ocasiones se suele identificar que dentro del auxiliar existen saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta contable, algunos ejemplos son; saldos acreedores en las cuentas por cobrar los cuales suelen corresponder a pagos anticipados de clientes por servicios o bienes que no han sido entregados ni facturados, por tanto, estos deberían formar parte de los pasivos de la compañía y no estar como saldo acreedor en las cuentas por cobrar. Por otro lado, en cuentas por pagar se suelen identificar saldos deudores que en realidad pueden tratarse de anticipos a proveedores los cuales deberían ser catalogados y presentados como activos, hasta que exista un pasivo con el cual se deba compensar.

Es recomendable realizar validaciones de la composición de los auxiliares contables de los saldos, de tal forma que se realicen las aplicaciones correspondientes para mantener un control de conciliación adecuado que soporte eficientemente los saldos registrados contablemente y de ser necesario realizar reclasificaciones a nivel contable.

• Auxiliares con una incorrecta valuación (saldos en moneda extranjera)

Las partidas de los estados financieros que se componen por saldos monetarios tales como efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y obligaciones bancarias, que se originan en moneda distinta a la funcional, deben ser valuadas al tipo de cambio de cierre del período, sin embargo, hay ocasiones en las cueles se identifica que esto no se realiza, generando así una sub o sobrevaluación por tipo de cambio, un registro auxiliar detallado donde se especifique si la partida monetaria se originó en una moneda distinta a la moneda funcional permitiría que al cierre de cada periodo su valuación sea más fácil de realizar.

Según la norma internacional de contabilidad (NIC) 21 Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera, en su párrafo 23 indica que al final de cada periodo sobre el que se informa las partidas monetarias en moneda extranjera se convertirán utilizando la tasa de cambio de cierre.

Es recomendable que las compañías realicen una evaluación de sus partidas monetarias en moneda extranjera al momento de realizar la revisión de los estados financieros, ya sea por un medio automatizado o manual, asegurarse de valuar dichas partidas al tipo de cambio de cierre, preferiblemente cada cierre de mes, cierre contable o fiscal, para asegurarse de que cualquier corrección del diferencial cambiario corresponde al periodo de revisión, de ahí la importancia de contar con auxiliares detallados que especifiquen datos como la moneda de origen del activo o pasivo de tal forma que la persona a cargo del control de auxiliar pueda calcular el gusto por diferencial cambio que le corresponda de acuerdo al cierre de cada periodo.

• Auxiliares contables no segregados adecuadamente entre corto y largo plazo

En muchas ocasiones, el auxiliar contable no presenta información suficiente y adecuada para separar las transacciones en corto y largo plazo, esto se puede observar principalmente en auxiliares de deuda bancarias, arrendamientos e inversiones.

Se recomienda a las compañías mantener reportes con información completa y útil que tenga claramente identificada la porción correspondiente a corto y largo plazo, de acuerdo con lo establecido con la Norma Internacional de Contabilidad No.1 y como resultado de lo anterior tener información más oportuna para lograr una presentación adecuada de estados financieros.

Si bien estos son algunos ejemplos de deficiencias de control relacionados con auxiliares contables, se insta a las administraciones fortalecer sus sistemas de control interno. Subsanar dichas deficiencias permitiría a los usuarios realizar búsquedas más eficientes de la información que soporta los registros contables, así como mejorar temas de revelación en estados financieros, verificabilidad de datos, oportunidad y comprensibilidad de transacciones; todas estas características necesarias para que la información financiera sea de utilidad para la toma de decisiones.

María Martínez

Senior de Auditoría Financiera

Grant Thornton