Control de activos fijos en el entorno de Zonas Francas: regulaciones y buenas prácticas

El modelo de Zonas Francas en Costa Rica ha contribuido en la economía atrayendo inversiones extranjeras y generando arraigo de empresas en el país, lo que se traduce en empleo y diversificación de la economía.

Claro ejemplo de ello es que en la reciente publicación del documento Balance de Zona Franca Costa Rica realizado por la (Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica) PROCOMER se indica que la inversión extranjera directa para el 2022 fue de 3.164 millones de dólares, siendo invertido un 81% de este monto en operaciones de Zona Franca.

Cuando una empresa opta por pertenecer al Régimen de Zona Franca debe cumplir con ciertos requisitos, siendo uno de ellos el adquirir un compromiso de inversión en el país. La norma establece que por inversión se entiende la adquisición de activos fijos sujetos a depreciación, que estén a nombre de la beneficiaria, para lo cual se tiene un plazo máximo de tres años contados a partir de la solicitud de ingreso al régimen y que excepcionalmente se puede prorrogar. El incumplimiento de esta obligación podría acarrear sanciones administrativas para la beneficiaria.

El compromiso mínimo de inversión inicial gira fundamentalmente sobre la ubicación de la empresa, dado que estas pueden localizarse dentro o fuera de la Gran Área Metropolitana o bien encontrarse fuera o dentro de un parque industrial; esta ubicación condiciona los montos mínimos de inversión que deben realizar las empresas, los cuales se encuentran en un rango de $150.000 hasta los $2.000.000.

Por ello la planificación de la adquisición de activos fijos resulta importante al iniciar operaciones, y con ello el control en el Auxiliar de Activos Fijos de cada compañía, pues este contiene toda la información relacionada con montos, ubicaciones y demás atributos que las autoridades requieren para su control, incluida la validación del monto de inversión y el uso de exoneraciones.

Para que los activos fijos sean considerados dentro de la inversión deben cumplir con algunas condiciones; entre ellas: i) que se adquieran en función de las operaciones para la generación de ingresos; ii) que sean propiedad de la compañía y iii) que hayan sido adquiridos a partir de la fecha de presentación de solicitud de ingreso al régimen. Debe considerarse además la normativa del Impuesto sobre la Renta para determinar si el bien adquirido se considera activo o no, o bien solicitar autorización a la Administración Tributaria en caso de que se apliquen políticas especiales de capitalización.

Una de las principales recomendaciones es realizar un levamiento físico de todos los activos adquiridos por la compañía, asegurándose de que estén debidamente identificados y se cuente con la documentación soporte, para que así se pueda llevar el control correspondiente y dicha información se plasme en el auxiliar de activos fijos.

Durante las auditorías de la PROCOMER, el control de activos es esencial y muchos de los hallazgos están relacionados con debilidades en la documentación e información mínima que establece el Manual de Auditorías de PROCOMER para el control de los activos, tales como descripción, número de serie, modelo marca, localización, documentos soportes, además de algunos atributos que facilitan su control, por ejemplo, indicar si los activos fueron exonerados de impuestos durante su compra, si son comprados localmente o importados, o bien si se encuentran fuera o dentro de la inversión inicial para ser parte del Régimen de Zonas Francas. También es importante contar con auxiliares de activos menores, activos arrendados y activos en teletrabajo, de forma tal que se demuestre el control de estos en la operación de la empresa beneficiaria.

La gestión adecuada de los activos fijos no solo reduce reprocesos y el riesgo de sanciones administrativas, sino que debe verse como una herramienta para optimizar la gestión financiera y operativa de la empresa.