Actas y contratos: importancia tributaria

El artículo 155 del Código de Comercio establece que una sociedad anónima debe reunirse al menos una vez al año durante los tres meses siguientes al cierre fiscal para:

1. Aprobar o improbar los estados financieros y tomar decisiones estratégicas para el nuevo año.

2. Acordar la distribución de dividendos (si los hay), según la escritura social.

3. Revocar y nombrar nuevos miembros de la Junta Directiva.

Muchas veces se pasa por alto la formalidad de esta Asamblea de Accionistas, pero un socio con al menos el 25% del capital social puede solicitar su convocatoria.

Debido a la trascendencia de lo que se conozca en la Asamblea y las posibles repercusiones a nivel tributario, es importante ser preciso y específico en el planteamiento sobre los resultados de los estados financieros. El reporte que presente el gerente financiero será esencial para los accionistas, entre otros temas, para la definición de la distribución de dividendos, que se pueda asociar al año que corresponden éstos, la fecha y mecanismo que se utilizará para realizar esa distribución y la mención sobre el impuesto de rentas de capital (si aplica).

En el plano de la Junta Directiva, también se elaboran Actas que resumen los tópicos abordados más en el plano de administración de la Empresa.

El Acta es información de trascendencia tributaria, por lo que resulta imprescindible darle la importancia que tiene y que esta refleje con detalle los proyectos que se plantean, las posiciones de los miembros y la decisión tomada para que permita, con claridad, mostrar la intrínseca relación con la generación de renta gravable.

Un caso analizado por el Tribunal Fiscal Administrativo mostró que la Administración Tributaria esperaba un informe de trabajo para validar la deducibilidad de un gasto. En este sentido no debe confundirse la naturaleza del Acta de Junta.

El Acta es un documento legal corporativo mediante el cual quedan plasmados todos los acuerdos adoptados a partir de los tópicos que fueron incluidos en la Agenda de convocatoria y que le permitirán a cualquier tercero tener la información de lo que fue analizado, votado y resuelto. No debe contener una transcripción literal de todo lo que se discute. La extensión en los comentarios será la que se necesite según el tópico.

La agenda será el punto de partida que variará en cada sesión, pero podría tener un efecto diferente tributario según el caso. Si a los miembros de Junta se les debe reconocer el pago de una dieta, debe poder demostrarse contundentemente que dichos gastos tienen una relación directa con la generación de utilidades gravables. Máxime si las sumas tienden a ser altas. No bastará únicamente que se reúnan mensualmente.

En términos de gastos deducibles, aunque el contenido del acta sea breve, debe reflejar la razonabilidad y necesidad de los gastos incurridos para la sesión y de los gastos aprobados en dicha sesión. De lo contrario, la Administración Tributaria podría desconocerlo y aplicar ajustes.

El acompañamiento en los requerimientos de información y en el proceso de fiscalización puede ser determinante para evitar ajustes tributarios.

En otro orden de temas siempre relacionado con la carga de la prueba como responsabilidad del contribuyente, ha sido costumbre en Costa Rica la constitución de sociedades para que se presten servicios entre sí.

Tenga cuidado con el uso “excesivo” de este tipo de negocios, y no me refiero solo al asunto de Precios de Transferencia. La Administración ha participado en un sin número de procesos de fiscalización a los que arriba a un ajuste tributario por este concepto ya que el contribuyente no tiene cómo mostrar y demostrar la necesidad de haber firmado contratos por servicios profesionales con partes vinculadas.

Nuevamente, lo primero para tener en cuenta es la conexidad entre el gasto y el ingreso.

En estos casos, debe poder acreditarse cuál fue el servicio prestado, el resultado obtenido, si fue para un proyecto concreto o no. Prestar atención cuando se trate de asesorías con un alcance muy amplio.

Sobre este tema ya el Tribunal Contencioso Administrativo mediante la sentencia No. 001-2023-II de las diez horas del treinta y uno de enero de dos mil veintitrés, declaró sin lugar la demanda planteada ratificando la actuación de la Administración destacando, en lo que interesa:

“Este Tribunal comparte la posición esbozada por ambos órganos de la Administración Pública, en tanto se estima que los documentos aportados por la actora en el procedimiento fiscalizador y determinativo no permiten establecer que el gasto por concepto de pago de servicios profesionales a la empresa [...]S.A., fuera indispensable para poder alcanzar otros ingresos gravables. (…) ese contrato en sí mismo es insuficiente para acreditar la verdadera generación de gastos oponibles al Fisco, pues como ya se advirtió, las formas jurídicas del derecho privado no bastan para sustentar la existencia de desembolsos deducibles, ya que lo relevante de acuerdo con el ordenamiento jurídico tributario es que éstos hayan existido en la materialidad (debidamente respaldadas con comprobantes autorizados) y que sean gastos "necesarios" para poder obtener otros ingresos actuales o potenciales gravables, correspondientes al período fiscal que se liquida (artículos 7 y 8 de la Ley N°7092). Por lo que la mera invocación del contrato privado de servicios profesionales es insuficiente para determinar, en términos sustanciales, la necesidad del gasto. Ahora bien, más allá del cuestionamiento que hizo la Auditora sobre el plazo del contrato, que no se estima aquí que ello sea relevante, este Tribunal sí comparte con la Administración, que el contrato no establece cuál es en concreto el servicio contratado, pues si bien hace alusión genérica a las áreas administrativas, financieras y de capacitación, lo que dice es que "la contratista se compromete a dar los servicios profesionales que el contratante le solicite", con lo cual hay una ausencia de delimitación del insumo prestacional acordado que permita verificar su utilidad e idoneidad al propósito de generar eventuales nuevas rentas. En el mismo sentido, la presentación de una declaración jurada del apoderado generalísimo sin límite de suma de [...], S.A. en la que declara bajo fe de juramento que su representada prestó servicios a [...], S.A. y la presentación de la copia del Curriculum Vitae de ese apoderado generalísimo sin límite de suma, también son documentos insuficientes para determinar la necesidad del gasto, porque al igual que el contrato invocado, son formas jurídicas y no insumos sustanciales que acrediten el aporte de un servicio concreto al propósito de generar rentas gravables” (el subrayado no forma parte del texto original).

Nadie quiere que la Administración le desconozca gastos deducibles, pero ésta ostenta las facultades legales suficientes para desconocer todas aquellas formas jurídicas adoptadas por los sujetos pasivos de la obligación tributaria que puedan perjudicar al Fisco.

En Grupo Camacho Internacional, podemos ayudarle a revisar su estructura corporativa para optimizar su eficiencia y evitar ajustes tributarios. Contáctenos.