Rediseño de los procesos financieros-contables para la competitividad de las compañías

Camilo Ulloa Calderón

Consultor Financiero

Grant Thornton Costa Rica

Si hay algo indiscutible, es la velocidad con la que el mercado cada vez demanda mayor adaptabilidad y agilidad en el área financiero-contable de las compañías. Esto es debido a que según el crecimiento que experimenten a lo largo de los años, así se verán en la necesidad de establecer un nuevo modelo que logre solventar las obligaciones relacionadas a la gestión de las nuevas circunstancias. Y es que, no diseñar un plan director para la adecuación de la organización ante una estrategia de expansión, causará entre otras dificultades, exceso de personal, sistemas de gestión obsoletos y no integrados, además de un sistema de información poco confiable debido a la cantidad de orígenes; sin mencionar que, a razón de la gran cantidad de procesos manuales, existe mayor margen para error. Por lo tanto, emprender un proyecto de rediseño de los procesos financieros será sin duda, una puerta abierta a mejoras continuas y competitividad sustentable.

Existen diversas formas para desarrollar esta transformación dependiendo de la naturaleza del negocio y su realidad, sin embargo, todas las compañías comparten los mismos tres aspectos a considerar: los procesos, los sistemas de información y la organización. Al todos estar claramente ligados al departamento financiero (contabilidad, cuentas a pagar y a cobrar, tesorería y bancos, presupuesto, consolidación, compras de gastos generales, gastos de viaje, entre otros) es necesario establecer objetivos realistas para el procedimiento del proyecto, ya que esta área será la principal determinante para las mejoras en los demás departamentos. Para un mejor entendimiento de esto, algunos ejemplos de objetivos que se pueden decretar son:

• Establecer un nuevo enfoque de organización y procesos para disminuir la carga laboral administrativa.

• Adaptar la estructura del departamento financiero-contable al nuevo modelo de gestión y que este a su vez, se convierta en un sistema con una escalabilidad de operación proporcional al crecimiento de la compañía.

• Modernizar el modelo de gestión para mejorar la calidad de la información. Esto a la vez, permitirá dedicar más tiempo al análisis de datos y no a la obtención de estos.

Ahora bien, para lograr estos objetivos y cumplir con éxito el rediseño de los procesos, se deben analizar tres ámbitos dentro del departamento financiero:

1. Análisis de los procesos actuales:

Antes de cualquier cambio en el área, resulta importante desarrollar un mapeo, a alto nivel, de los procesos que actualmente se realizan en las diferentes divisiones del departamento. Esto se puede realizar mediante reuniones con los mismos colaboradores que administran cada operación. Además, como recurso complementario se recomienda establecer una modelización general de los procesos (destacar los que se operan manualmente), los principales softwares o programas utilizados, el origen de los datos necesarios diariamente y la identificación de oportunidades de mejora en estos procedimientos.

2. Desarrollo de modelo futuro:

Durante esta fase se deberán realizar entrevistas detalladas con los colaboradores encargados de los procesos del departamento. Estas conversaciones se utilizarán como insumo para generar una priorización de las oportunidades de mejora encontradas en el análisis de procesos actuales. Aunado a esto, el desarrollo de estudios de la situación actual del mercado permitirá extraer información relevante para determinar las mejoras más demandadas para su negocio según la industria.

Una vez priorizadas las oportunidades de mejora, se puede iniciar el análisis del impacto que estas mejoras pueden significar para la operación y además, entablar un comparativo de las herramientas disponibles en el mercado que permitan cubrir el mayor porcentaje de estas. Esto último dará paso a completar de la mejor manera un reporte descriptivo de los procesos, los puestos, la organización y el potencial de los colaboradores que se desempeñan en estas funciones; insumos indispensables para el rediseño del departamento.

3. Planificación del proyecto

En cuanto a esta fase, se espera que ya se dispongan de ciertos requerimientos para iniciar con la planificación general del rediseño de procesos financieros. Es decir, ya para este ámbito deben analizarse con detalle las aplicaciones de gestión, las funcionalidades que ofrecen y sus requisitos. Además, se debe establecer tanto una definición de “Quick win” como una lista relacionada al plan de proyecto, es decir, priorización y eventos secundarios a atender, así como definir fechas de resultados. Esto permitirá desarrollar una línea de tiempo realista con respecto a las expectativas del rediseño y tener claridad a la hora de administrar y darle seguimiento a las acciones realizadas.

En términos generales, hay que entender que el éxito de estos proyectos depende en gran medida de la organización, comprender muy bien el proyecto y tener claridad con respecto a lo que se quiere lograr. Actualmente existen varias maneras de llevar a cabo este tipo de rediseños en los departamentos, siempre buscando una automatización de los procesos que permita un aumento de la rentabilidad en la compañía.

Digno de mención, el RPA o mejor conocido como el servicio para la automatización de procesos inteligente, resulta sin duda, una de las mejores alternativas. Los motivos pueden ser, mas no limitarse a 1) la disminución en tiempos por proceso ofreciendo la misma o mejor calidad, 2) la versatilidad de la automatización inteligente permite la creación de “bots” que funcionen 24 horas y desempeñen las mismas funciones sin corromper el software ya empleado por la compañía y 3) los costos de implementar esta tecnología son por mucho, más bajos que comprar otro tipo de softwares. Todo esto, sin mencionar que el tiempo esperado para la implementación es de alrededor de tan solo 4 semanas. A pesar de eso, es altamente recomendable contratar servicios de terceros para desarrollar este tipo de transformaciones sin necesariamente descuidar la operación o sobrecargar laboralmente a los colaboradores.

En un mundo altamente competitivo, lo ideal es siempre estar preparados para el cambio y es que, sin mencionar el hecho de que el constante desarrollo del departamento financiero-contable de la compañía resulta ser uno de los principales incentivos para la excelencia y la sustentabilidad, generará mejores practicas por parte de los colaboradores y decisiones mejor fundamentadas por sus directivos.