Fiestas navideñas en el centro de trabajo: recomendaciones legales para su realización

Licda. Mery Quirós

Abogada especialista en derecho laboral

BDS Asesores

En los centros de trabajo suele percibirse un cambio en el ambiente hacia el final del año laboral, pues para nadie es un secreto que al acercase su cierre, también se acerca el pago de los aguinaldos; las celebraciones de las fiestas o convivios navideños; la participación en el amigo secreto de la empresa; en muchos casos, el disfrute de las vacaciones; y, para algunos, el reconocimiento de bonificaciones salariales, por las que tanto se esforzaron durante el transcurso del año.

En virtud de lo anterior, para la mayoría de las personas, esta es la época más feliz del año; no obstante, el cierre de año también podría significar y traer momentos de caos en un centro de trabajo, ante el cumplimiento de metas, objetivos o métricas; asegurarnos de que el trabajo o tareas asignadas queden debidamente ejecutadas; finalización o pausa de proyectos, etc. Sin embargo, no todos los centros de trabajo se encaminan al cierre de sus operaciones por algunos días, pues, para quienes laboren en el área de comercio, esta es la época con mayor flujo de trabajo, lo que significa prestar sus servicios de manera ininterrumpida, laborando hasta altas horas de la noche para aprovechar que los consumidores se “tiran a la calle” para realizar las famosas compras navideñas, con el objetivo de compartir con su familia y seres queridos.

Ahora bien, otro aspecto importante dentro de esta dinámica empresarial de fin de año es cuando los patronos optan por organizar un convivio o fiesta navideña para las personas trabajadoras, con la finalidad de agradecer las labores prestadas durante el año laboral, y, al mismo tiempo, aprovechar de compartir un momento ameno fuera de las labores diarias. Parte de esa preparación de estos festejos, conlleva en la mayoría de los casos todo un trabajo previo y esfuerzo de organización por parte de la empresa, esperando por supuesto la participación de todo el personal que integra la empresa.

A pesar de tratarse de una actividad recreativa y dispersión para las personas trabajadoras de la organización, desde el punto de vista legal, es importante tomar en cuenta ciertas recomendaciones para evitar caer en potenciales riesgos o malas prácticas, antes y durante la actividad; por lo tanto, con la intención de preparar y asegurar el éxito de esta actividad en la organización, a continuación, le brindamos algunas recomendaciones:

• Comunicar al personal sobre la actividad con la debida antelación, esto con el objetivo de que la persona trabajadora reserve el día, se prepare y conozca de antemano el tipo de actividad que la empresa pretende realizar, así como los detalles del festejo: lugar, horario, posibles medios de transporte, alimentación, etc.

• Es recomendable que el patrono comunique al personal los lineamientos a seguir antes y durante la actividad. Recordemos que, a pesar de tratarse de una actividad distinta a la prestación de labores diarias, se trata de una actividad convocada y organizada por la empresa; por lo tanto, la persona trabajadora debe ajustarse a las condiciones y requisitos que indique el patrono.

• En caso de tratarse de un festejo organizado en un día laboral, informarles a las personas trabajadores que no asistan a la actividad si deben o no presentarse a laborar ese día de forma habitual.

• Tanto la empresa como el personal deberán comprender que, si la actividad se lleva a cabo fuera de las instalaciones de la empresa y en tiempo no laboral, la asistencia a la actividad será de forma voluntaria, sin que exista la obligación de asistir para los trabajadores.

• Es importante tomar en cuenta que, en principio y salvo excepción médica establecida, las personas trabajadoras que se encuentren incapacitados o gozando de algún tipo de licencia, no podría asistir a la actividad organizada por la empresa.

• Este tipo de actividades recreativas se encuentran cubiertas por la póliza de riesgos de trabajo del INS; sin embargo, existen excepciones a la norma que excluirían un determinado incidente o accidente sufrido por una persona trabajadora asistente a la actividad.

• Si la empresa decide realizar rifas, entregar regalos y/o reconocimientos a las personas trabajadoras, es importante tomar en consideración la regla fiscal que aplicaría para este tipo de casos, para lo cual la recomendación es que esto se encuentre previamente regulado en una política interna de la compañía.

• A pesar de tratarse de una actividad de dispersión, las personas trabajadoras, así como los representantes patronales, deben mantener una actitud de cordura y respeto en todo momento, alineándose a las mismas reglas de comportamiento, obligaciones morales y valores que se aplican durante la prestación de servicios dentro de la jornada habitual de trabajo; en caso de que la persona trabajadora con su comportamiento violente estos lineamientos, podría verse expuesta a un proceso disciplinario.

Estas recomendaciones aplican aun y cuando se trate de un convivio pequeño organizado por la empresa para compartir entre compañeros y comerse un tamal o así también se trate de una actividad donde la empresa desee “tirar la casa por la ventana”, pues recordemos que, a pesar de tratarse de un agasajo para el disfrute del personal, aun así nos encontramos en actividades que involucran al personal en su condición de trabajador de una empresa; por ende, continua existiendo la relación de obligación, contraprestación y responsabilidad que reviste precisamente esta figura.

Así que, con el objetivo de evitar confusiones o situaciones que conlleven un riesgo para la empresa o para el trabajador mismo, es importante comunicar de forma clara y transparente las condiciones bajo las cuales se efectuará cualquier actividad de festejo que desee otorgar la empresa para este fin y cierre de año.