Cinco beneficios de la factura electrónica en las pymes

Ahorro en papel que se deja de imprimir, la cadena logística, gasolina y salario de los mensajeros, se encuentran entre los beneficios de implementar la factura electrónica, aunque existen más.

El uso escalonado de este recurso es obligatorio este año, luego de cinco periodos de estar hablando de la necesidad de su implementación en beneficio de las empresas, como de Hacienda.

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Se estima que al implementar la factura electrónica, los costos operativos se pueden reducir hasta en un 90%, sin contar los beneficios para el medio ambiente.

Existen también otras ventajas de negocio que, sobre todo las pequeñas y medianas empresas pueden obtener de su implementación.

Uno de ellos es la protección contra el fraude, ya que acorta los plazos de tramitación y cobro, además de que permite seguir el rastro digital de la operación.

“Los sistemas de facturación electrónica cuentan con un sistema de seguridad digital, que requieren acceso con autenticación de credenciales digitales. Solo quien posea los accesos podrá entrar a sus archivos. Esto garantiza seguridad tanto para quien emite la factura como para quien la recibe”, comentó Sergio Chaverri, socio fundador de Gosocket.

Otra es la facilidad de almacenamiento. Hoy las empresas cuentan incluso con bodegas llenas con cajas de facturas antiguas.

La facturación digital le permite tener copia de seguridad de todos sus archivos, ya sea en su disco duro, en un disco externo, un servidor físico o hasta en la nube, incrementando el nivel de protección de activos de su empresa.

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Incluso, los archivos digitales le brindan la posibilidad de ordenarlos por el criterio que usted escoja: fecha, categoría de servicio, precio, esto en el caso de una auditoría o fiscalización de Hacienda agiliza mucho el trámite.

“Sabemos que las pequeñas y medianas empresas muchas veces tienen mayores dificultades de asumir costos de software o hardware. Por eso, hemos diseñado y lanzado una aplicación completamente gratuita sin necesidad de equipo Lo único que se requiere es acceso a Internet. La idea es que más pequeñas y medianas empresas se sumen a esta ola digital,” concluyó Chaverri.

Beneficios para empresas

La factura electrónica es algo que ayudará mucho a la contabilidad, seguridad y transparencia del manejo en las empresas

1. Protección contra el fraude Se acortan los plazos de tramitación y cobro, también se puede seguir el rastro digital de una operación, por lo que es menos probable que un tercero cometa fraude
2. Facilidad de almacenamiento La facturación digital le permite tener copia de seguridad de todos sus archivos, ya sea en su disco duro, en un disco externo, un servidor físico o hasta en la nube
3. Aumenta productividad y disminuye riesgos En términos de que es menos probable que haya un error humano, como desde el punto de vista de que la factura electrónica no corre el riesgo de extraviarse
4. Mejora la satisfacción del cliente Al reducir los tiempos de cobro y facturación, el primer beneficiado es el cliente, por lo que tendrá la percepción de que el servicio es mejor, expedito y con una alta dosis de modernidad
5. Transparencia en el sistema La autoridad fiscal tendrá un mayor control sobre la transparencia de los contribuyentes, ya que es más difícil burlar el sistema. El contribuyente también gana, porque los comprobantes fiscales digitales son la garantía de que la empresa tiene su operación en orden y el cálculo de pago de sus obligaciones se hace de forma automática